---
title: We testen orderimport met AI vanuit documenten
slug: ai-order-import-from-documents
locale: nl
description: LiteTMS leest transportopdrachten uit, koppelt gegevens en toont wat correctie vereist voordat de expediteur de order definitief aanmaakt.
date: 2026-08-12
updated: 2026-08-21
category: product-updates
tags: ai, order-import, freight-forwarding, dispatch
cover: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/08/tmpq0b9t-a-cover.jpg
cover_web: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/08/tmpq0b9t-a-web.webp
cover_thumb: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/08/tmpq0b9t-a-thumb.webp
cover_alt: LiteTMS-scherm voor het aanmaken van orders met opties voor Matchcode en AI-documentimport
author: LiteTMS Team
draft: false
---

We testen in LiteTMS een AI-orderimportfunctie die een transportdocument uitleest, een gestructureerd concept van de transportopdracht opstelt, dit koppelt aan bestaande gegevens in de werkomgeving en de expediteur precies laat zien wat nog aandacht vraagt voordat de opdracht wordt aangemaakt.

Het doel is simpel: voorkom dat een expediteur gegevens moet overtypen die al in een pdf, scan, Office-document of e-mail staan.

## Twee manieren om zonder leeg formulier te starten

Matchcodes vangen repeterend werk al op. Een expediteur kan een beproefd orderpatroon opslaan, het terugvinden op code of naam en het gebruiken als uitgangspunt voor een vergelijkbare volgende rit. De route, bemanning, documenten, geofencing en financiële gegevens kunnen allemaal in het opgeslagen patroon worden meegenomen.

De AI-importfunctie richt zich op een andere situatie. De opdracht komt van buiten het systeem binnen en de lay-out is van de klant, niet van LiteTMS. In plaats van voor elke afzender een sjabloon te maken, uploadt de expediteur het document en leest LiteTMS het uit.

Zo krijgt het scherm voor orderinvoer twee praktische snelkoppelingen: gebruik een Matchcode bij repeterend werk, en gebruik AI wanneer de bron een document is dat anders veld voor veld moet worden overgetypt.

## Wat LiteTMS uitleest en voorbereidt

Het huidige testproces ondersteunt pdf's, gangbare afbeeldingsindelingen, DOC- en DOCX-bestanden en EML-e-mailbestanden. Het systeem leest de volledige bron uit in plaats van te vragen om losse fragmenten te kopiëren en plakken.

Op basis van dat materiaal stelt het één gestructureerde transportopdracht samen. Afhankelijk van de inhoud van het document kan het concept het volgende bevatten:

1. De opdrachtgever en eventueel een afwijkende betaler.
2. Laad- en losadressen, datums, tijdvensters, referenties en contactgegevens.
3. Goederenomschrijving, gewicht, aantal, verpakking, pallets, laadmeters, volume, ADR-klasse en temperatuur.
4. Kentekens van trekkend voertuig en oplegger, chauffeurgegevens, tarief, valuta, btw en betalingsvoorwaarden.

Ontbrekende gegevens blijven ontbreken. De extractieregels dragen het model expliciet op om geen btw-nummers, kentekens, prijzen of andere ontbrekende waarden te gokken.

## Het overzichtsscherm: waar het echte werk gebeurt

Het bestand uitlezen is pas de helft van het werk. LiteTMS vergelijkt de geëxtraheerde gegevens vervolgens met de records die al in uw systeem aanwezig zijn.

Relaties kunnen worden gekoppeld op basis van btw-nummer of bedrijfsnaam. Stops worden gekoppeld aan werkelijke locaties. Kentekens worden gecontroleerd in het wagenparkbeheer. Het overzichtsscherm maakt een duidelijk onderscheid tussen een definitieve match, een suggestie en een gegeven dat niet gekoppeld kon worden.

Dit onderscheid is cruciaal. Een systeem dat elk invoerveld blind invult, kan kostbare fouten maskeren. LiteTMS levert daarentegen een helder werkozicht: welke documenten zijn uitgelezen, wat is er geëxtraheerd, wat is gekoppeld, wat is slechts een suggestie en waarvoor is nog een handmatige beslissing nodig.

De expediteur kan een andere voorgestelde relatie kiezen, de juiste locatie opzoeken, geëxtraheerde vracht- of financiële waarden corrigeren en beslissen of een herkend voertuig wordt toegewezen. Pas na deze controle bevestigt de gebruiker het concept en wordt de order via de standaard orderinvoer van LiteTMS definitief aangemaakt.

## Wat we nu testen

Het verwerkingsproces werkt in LiteTMS en ondergaat de laatste tests voordat het een vast onderdeel van de orderinvoer wordt. Documenten van transportbedrijven verschillen enorm: een nette digitale pdf, een foto van een document, een e-mailwisseling of een scan met handgeschreven notities leveren allemaal andere uitdagingen op.

We kijken naar meer dan alleen de nauwkeurigheid van de gegevensextractie. We testen of het koppeloverzicht betrouwbaar genoeg is, of twijfelachtige suggesties duidelijk worden gemarkeerd en of een expediteur uitzonderingen sneller kan corrigeren dan wanneer hij de order handmatig vanaf nul zou invoeren.

We introduceren de functie stapsgewijs en testen deze met steeds meer documentindelingen. Zo hebben we de tijd om het koppeloverzicht en de handmatige correctiestappen verder te verfijnen voor de definitieve lancering.

## Waarom dit de werkdag van een expediteur verandert

Handmatige invoer eist twee keer uw aandacht op. Eerst leest de expediteur het document. Vervolgens leest hij het opnieuw tijdens het overtypen van namen, adressen, datums, referenties, vrachtgegevens en tarieven in het TMS. Het echte denkwerk begint pas als het typwerk achter de rug is.

De AI-orderimport verlegt die aandacht naar de uitzonderingen. Het document vormt direct een concept, bedrijfsgegevens worden waar mogelijk automatisch gekoppeld en de expediteur hoeft slechts enkele beslissingen te controleren. Matchcodes doen hetzelfde voor terugkerend werk vanuit een andere invalshoek: direct starten met een vertrouwd intern stramien in plaats van een leeg formulier.

Dat is de efficiëntiewinst waar het om draait: minder overtypen en meer tijd voor de aspecten van expeditie die vakkennis en inzicht vragen.

De AI-importfunctie bevindt zich in de laatste testfase en wordt binnenkort toegevoegd aan het standaardproces voor orderinvoer. U kunt [een LiteTMS-werkomgeving aanmaken](/en/register) en de voortgang volgen op onze blog.

## Veelgestelde vragen

### Kan LiteTMS een transportopdracht aanmaken op basis van een pdf of e-mail?

De AI-importfunctie die we momenteel testen kan pdf's, afbeeldingen, Office-documenten en EML-e-mailbestanden uitlezen en een gestructureerd orderconcept opstellen. De gebruiker controleert en bevestigt dat concept voordat LiteTMS de opdracht definitief aanmaakt.

### Maakt de AI de transportopdracht aan zonder dat een expediteur deze controleert?

Nee. LiteTMS toont eerst de geëxtraheerde gegevens, matches, suggesties en niet-gekoppelde onderdelen. De expediteur past aan wat nodig is en bevestigt de opdracht expliciet.

### Wat gebeurt er als LiteTMS een relatie of adres niet kan koppelen?

Het controlescherm markeert het item als suggestie of als niet-gekoppeld, in plaats van te doen alsof het resultaat zeker is. De gebruiker kan een andere optie kiezen, het juiste record zoeken of de ontbrekende gegevens handmatig invoeren.

### Wat is het verschil tussen AI-orderimport en een Matchcode?

Een Matchcode vertrekt vanuit een opgeslagen LiteTMS-orderpatroon en is ideaal voor repeterend werk. AI-orderimport vertrekt vanuit een extern document en stelt een concept op aan de hand van de informatie die daarin staat.