--- title: Udgifter i LiteTMS: kvitteringer fra chauffører og kontor uden manuel indtastning description: Chaufføren fotograferer kvitteringen i LiteTMS Mobile, AI aflæser beløb, moms og dato, og kontoret godkender. Få overblik pr. kategori, køretøj og person. slug: expenses-receipts-drivers-office locale: da date: 2026-11-09 updated: 2026-11-09 category: product-updates tags: expenses, receipts, driver-expenses, ai, accounting, litetms-mobile, modules cover: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/11/expenses-receipts-blog-cover.jpg cover_web: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/11/expenses-receipts-blog-web.webp cover_thumb: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/11/expenses-receipts-blog-thumb.webp cover_alt: Illustrativ LiteTMS-grafik: en tankstationskvittering på 1328,37 PLN med beløb, moms, dato og sælger indrammet af AI, ved siden af den polske godkendelsesformular for udgift nr. 58 med AI-markerede felter og knappen "godkend og næste", under den polske tekst "Hver kvittering på sin plads." Eksempeldata. author: LiteTMS Team draft: false --- Modulet Expenses i LiteTMS samler kvitteringer og fakturaer fra chauffører og fra kontoret ét sted. Chaufføren tager et billede af en kvittering i LiteTMS Mobile og sender den ind, AI aflæser beløb, moms, dato og sælger, og kontoret kontrollerer værdierne ved siden af billedet og godkender dem. Resultatet er en samlet oversigt fordelt på kategori, køretøj, person og land, en opgørelse over udlæg, der skal refunderes, samt en eksport til bogholderen med virksomhedens egne kontokoder. Filmen er indtalt på polsk med polske undertekster. ## Konvolutten med kvitteringer sidst på måneden Undervejs betaler chaufføren for brændstof, AdBlue, parkering, motorvejsafgifter og vask af lastbilen. Kvitteringerne ender i handskerummet, i en jakkelomme eller i en konvolut, der afleveres på kontoret efter turen. Nogle er krøllede, en termisk kvittering kan falme, og der mangler altid en. Bagefter skal nogen på kontoret taste beløbene ind i et regneark, finde ud af, hvem der har lagt ud af egen lomme, og svare på bogholderens spørgsmål om, hvilken konto hver enkelt post hører til. Expenses-modulet forvandler konvolutten til en liste, som kontoret har adgang til med det samme, ikke først sidst på måneden. ## Chaufføren tager et billede og indsender Når modulet er slået til, viser LiteTMS Mobile **Expenses** i menuen. Chaufføren tilføjer en kvittering ved at tage et foto (med dokumentscanneren eller det almindelige kamera) eller ved at vælge et billede eller en pdf fra telefonen. En lang eller tosidig kvittering bliver til flere sider under én og samme udgift. Derefter stilles der ét spørgsmål, **Hvem betalte?**: firmakort, brændstofkort, firmakontanter, egne udlæg eller en anden betalingsform fra virksomhedens liste. Beløb, dato og en bemærkning er valgfri. **Indsend** sender kvitteringen direkte til kontoret. Hvis der ikke er dækning på rastepladsen, bliver kvitteringen liggende på telefonen under **På denne telefon** og sendes automatisk, så snart der er signal igen. Chaufføren kan se i appen, hvad der sker med hver enkelt kvittering: afventer godkendelse, godkendt eller afvist af kontoret og hvorfor. ## AI aflæser tallene, et menneske godkender Når en kvittering er indsendt, aflæser AI bruttobeløb, netto og moms, dato, sælger og momsnummer, bilagsnummer samt land ud fra billedet og foreslår en kategori. Den udfylder udelukkende tomme felter, ændrer aldrig betalingsformen og rører aldrig ved en udgift, der allerede er godkendt. Hvert felt, som AI har udfyldt, bærer et **AI**-mærke, indtil nogen retter det. AI advarer også. Hvis et indtastet beløb eller en dato afviger fra kvitteringen, hvis netto og moms ikke stemmer overens med totalen, hvis billedet er svært at læse, eller hvis det slet ikke ligner en kvittering, vises en advarsel over formularen. Aflæsningen slås til eller fra i modulindstillingerne. Hver aflæsning tæller med i virksomhedens AI-forbrug, og hvis AI er slået fra, udfyldes værdierne manuelt under gennemgangen. ## Gennemgang ved siden af billedet Kontoret ser oversigten over udgifter med en vælger for **Til godkendelse**, **Godkendt**, **Afvist** og **Alle**. På selve udgiftssiden vises billedet til venstre med mulighed for zoom og rotation, og formularen **Tjek oplysningerne** til højre. **Godkend og næste** godkender udgiften og åbner straks den næste i køen. Flere færdige udgifter kan også godkendes samlet direkte fra oversigten. En afvisning kræver en begrundelse, f.eks. "Billedet er uskarpt, tag et nyt" eller "Vi skal bruge fakturaen, ikke kassebonen". Den person, der tilføjede kvitteringen, kan læse beskeden i LiteTMS Mobile. En godkendt udgift er skrivebeskyttet; hvis noget skal rettes, sendes den tilbage til fornyet gennemgang. ## Den samme kvittering to gange Hvis den samme kvittering havner i systemet igen, markerer LiteTMS den som en mulig dublet og viser, hvilken udgift den ligner. Systemet tjekker selve billedet samt beløb, valuta og dato sammenholdt med bilagsnummer, momsnummer eller sælger. Viser det sig at være en anden udgift, fjerner et enkelt klik markeringen som dublet. ## Ikke kun chauffører Enhver udgift er knyttet til en person: en medarbejder, som for eksempel en chauffør eller en mekaniker, eller en systembruger, som for eksempel en speditør eller en sælger. På kontoret tilføjes kvitteringer via **Tilføj kvitteringer**: træk og slip billeder eller PDF-filer, og markér et felt, hvis de udgør flere sider af samme kvittering. En kontrollant kan også oprette en udgift på en andens vegne. Når modulet aktiveres første gang, får alle roller undtagen administratoren tilladelse til at oprette udgifter, så medarbejderne kan indsende kvitteringer fra dag ét. Personer, der ikke har tilladelse til at se alle udgifter, ser udelukkende deres egne. ## Hvor pengene bliver af Fanen **Oversigt** viser udgifterne for en valgt periode, grupperet efter kategori og konto, person, køretøj, land, betalingsmetode eller måned. Beløbene opgøres pr. valuta med en omtrentlig total i virksomhedens egen valuta, omregnet efter de månedlige NBP- og ECB-valutakurser. Filtrene fungerer på samme måde som i listen, og med en enkelt kontakt kan du medtage udgifter, der stadig afventer kontrol. Under oversigten finder du kortet **Til tilbagebetaling**: godkendte udlæg, som medarbejdere har lagt ud for af egen lomme og endnu ikke har fået refunderet. Her fremgår det præcist, hvad den enkelte person har til gode, og når beløbet er overført, markerer du udgiften som tilbagebetalt. ## Til din bogholder: dine egne kategorier og kontokoder Du bestemmer selv kategorierne. Du starter med ti faste, lige fra brændstof, AdBlue og vejafgifter til overnatning og forplejning, og hver kategori kan tilknyttes en kontokode fra din egen kontoplan, for eksempel 402 eller 409 i den polske kontoplan eller det kontonummer, din bogholder anvender i et andet land. Koden vises i oversigten og i alle eksporterede filer. Eksport kan hentes i tre formater: **Excel (til regnskab)**, CSV og **Dokumenter (ZIP)** med billederne af kvitteringerne. Excel-filen indeholder dato, dokumenttype og -nummer, sælger og CVR-/momsnummer, kategori med tilhørende kontokode, netto, moms, brutto, valuta, beløbet i virksomhedens valuta, betalingsmetode, person, køretøj samt oplysning om, hvorvidt udlægget er refunderet. Eksporterede kvitteringer markeres automatisk, og filteret **Ikke eksporteret endnu** viser, hvad bogholderiet mangler at modtage. En godkendt udgift bliver ikke automatisk til en ordreomkostning. Modulet fungerer som virksomhedens samlede udgiftsbog, uanset om en udgift vedrører en specifik transportordre eller ej, så du undgår dobbeltregistrering af omkostninger på dine ordrer. ## Sådan aktiverer du modulet Udgifter er et tilkøbsmodul i [LiteTMS' markedsplads for moduler](/en/blog/module-marketplace-built-from-company-feedback) med 7 dages gratis prøveperiode. Du ser den månedlige pris direkte dér, før du slår det til. I modulindstillingerne vælger du, om AI skal aflæse kvitteringer, og om chaufførerne må registrere udlæg i LiteTMS Mobile, ligesom du opretter dine egne kategorier med kontokoder. Modulet findes også på [funktionslisten](/en/features#expenses). Er du ny hos LiteTMS? [Opret din virksomhed](/en/register), og test appen med dine chauffører på en enkelt tur. Vil du hellere gennemgå systemet sammen med os? [Kontakt os](/en/contact), og hav gerne sidste måneds kuvert med kvitteringer klar. ## Ofte stillede spørgsmål ### Skal chaufføren selv indtaste beløbene fra kvitteringen? Nej. Chaufføren tager et billede, vælger hvem der har betalt, og indsender kvitteringen. Når AI-aflæsning er aktiveret, aflæser systemet automatisk beløb, moms, dato og sælger, så kontoret blot skal verificere oplysningerne. ### Hvad sker der, hvis chaufføren mangler mobildækning? Kvitteringen lægger sig på telefonen under På denne telefon og overføres automatisk, så snart der er signal igen. Kontoret modtager den først, når den er sendt. ### Godkender AI udgifterne automatisk? Nej. AI udfylder de tomme felter og forsyner dem med et AI-mærke, hvorefter en medarbejder godkender udgiften. Hver scanning tæller med i virksomhedens AI-forbrug. ### Kan andre medarbejdere end chauffører oprette udgifter? Ja. Personen på en udgift kan være enhver medarbejder eller systembruger, og kontoret uploader kvitteringer via Tilføj kvitteringer. ### Viser oversigten også udgifter fra andre lande og i fremmed valuta? Ja. Oversigten grupperer også udgifter efter land og specificerer beløbene pr. valuta, med en anslået total i virksomhedens valuta beregnet ud fra de månedlige NBP- og ECB-kurser. ### Hvad koster modulet Udgifter? Det er et betalingsmodul med 7 dages gratis prøveperiode. Den månedlige pris fremgår af markedspladsen for moduler, inden du aktiverer det, og AI-aflæsninger faktureres som almindeligt AI-forbrug.