--- title: Spese in LiteTMS: ricevute da autisti e ufficio, senza reinserire i dati description: L'autista fotografa la ricevuta in LiteTMS Mobile, l'IA rileva importo, IVA e data, e l'ufficio approva. Riepiloghi per categoria, veicolo e persona. slug: expenses-receipts-drivers-office locale: it date: 2026-11-09 updated: 2026-11-09 category: product-updates tags: expenses, receipts, driver-expenses, ai, accounting, litetms-mobile, modules cover: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/11/expenses-receipts-blog-cover.jpg cover_web: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/11/expenses-receipts-blog-web.webp cover_thumb: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/11/expenses-receipts-blog-thumb.webp cover_alt: Grafica illustrativa di LiteTMS: scontrino di un distributore di carburante da 1328.37 PLN con importo, IVA, data e fornitore evidenziati dall'IA, accanto alla schermata di revisione in polacco della spesa n. 58 con campi contrassegnati dall'IA e pulsante "approva e passa al successivo", sotto la scritta in polacco "Ogni ricevuta al suo posto". Dati di esempio. author: LiteTMS Team draft: false --- Il modulo Spese di LiteTMS raccoglie scontrini e fatture degli autisti e dell'ufficio in un unico posto. L'autista fotografa lo scontrino in LiteTMS Mobile e lo invia, l'IA legge importo, IVA, data e fornitore, e l'ufficio controlla questi valori accanto alla foto e li approva. Il risultato è un riepilogo per categoria, veicolo, persona e paese, un elenco dei rimborsi da effettuare e un'esportazione per il commercialista con il vostro piano dei conti. Il video è in polacco, con sottotitoli in polacco. ## La busta degli scontrini a fine mese Durante il viaggio l'autista paga carburante, AdBlue, parcheggi, pedaggi autostradali e lavaggio del camion. Gli scontrini finiscono nel cassetto portaoggetti, nella tasca del giubbotto o in una busta consegnata in ufficio al rientro. Alcuni sono spiegazzati, la carta termica sbiadisce e ne manca sempre qualcuno. Poi qualcuno in ufficio ricopia gli importi in un foglio di calcolo, calcola chi ha anticipato denaro di tasca propria e risponde alle domande del commercialista sulle relative voci contabili. Il modulo Spese trasforma quella busta in un elenco disponibile per l'ufficio subito, non a fine mese. ## L'autista scatta una foto e la invia Con il modulo attivo, LiteTMS Mobile mostra la voce **Spese** nel menu. L'autista aggiunge una spesa scattando una foto (con lo scanner integrato o la fotocamera standard) oppure selezionando una foto o un PDF dallo smartphone. Uno scontrino lungo o fronte-retro diventa un documento a più pagine all'interno della stessa spesa. A quel punto c'è una sola domanda, **Chi ha pagato?**: carta aziendale, carta carburante, contanti aziendali, anticipo proprio o un altro metodo presente nell'elenco aziendale. Importo, data e note sono facoltativi. **Invia** trasmette lo scontrino all'ufficio. Se nell'area di sosta non c'è campo, la spesa resta memorizzata sullo smartphone nella sezione **Su questo telefono** e viene inviata automaticamente non appena torna il segnale. L'autista può verificare nell'app lo stato di ogni documento: in attesa di verifica, approvato o rifiutato dall'ufficio con la relativa motivazione. ## L'IA legge i dati, una persona approva Una volta inviato lo scontrino, l'IA rileva dalla foto importo lordo, imponibile e IVA, data, fornitore e partita IVA, numero del documento e paese, suggerendo anche una categoria. Compila solo i campi vuoti, non modifica mai il metodo di pagamento e non tocca le spese già approvate. Ogni campo compilato dall'IA presenta l'etichetta **AI** finché non viene modificato manualmente. L'IA segnala anche le anomalie. Se l'importo o la data inseriti differiscono dallo scontrino, se la somma di imponibile e IVA non corrisponde al totale, se la foto è poco leggibile o se non sembra affatto uno scontrino, compare un avviso sopra il modulo. Il riconoscimento automatico può essere attivato o disattivato nelle impostazioni del modulo. Ogni scansione rientra nel consumo IA dell'azienda; a funzione disattivata, i valori vengono inseriti manualmente durante la revisione. ## Verifica con la foto a fronte L'ufficio visualizza l'elenco delle spese con i filtri **Da verificare**, **Approvate**, **Rifiutate** e **Tutte**. La schermata della spesa mostra la foto a sinistra, con funzioni di zoom e rotazione, e la scheda **Verifica dettagli** a destra. **Approva e successiva** approva la spesa e apre subito la successiva in coda. È anche possibile approvare contemporaneamente più spese complete direttamente dall'elenco. Per rifiutare una spesa è necessario indicare un motivo, ad esempio "La foto è sfuocata, scattane un'altra" oppure "Serve la fattura, non lo scontrino". Chi ha inserito la spesa visualizza la nota su LiteTMS Mobile. Una spesa approvata è in sola lettura; se occorre correggere qualcosa, basta rimandarla in revisione. ## Lo stesso scontrino due volte Se lo stesso scontrino viene inviato una seconda volta, LiteTMS lo contrassegna come possibile duplicato e mostra a quale spesa corrisponde. Il controllo analizza l'immagine stessa, oltre a importo, valuta e data combinati con numero del documento, partita IVA o fornitore. Se si tratta invece di una spesa diversa, basta un clic per indicare che non è un duplicato. ## Non solo autisti Ogni spesa è associata a una persona: un dipendente, come un autista o un meccanico, oppure un utente del sistema, come uno spedizioniere o un commerciale. In ufficio, le ricevute vengono inserite tramite **Aggiungi ricevute**: basta trascinare foto o PDF e spuntare una casella quando si tratta di più pagine dello stesso documento. Chi si occupa della revisione può inserire una spesa per conto di un'altra persona. Alla prima attivazione del modulo, ogni ruolo eccetto l'amministratore riceve il permesso di aggiungere spese, così i collaboratori possono inviare le ricevute fin dal primo giorno. Chi non ha i permessi per visualizzare tutte le spese vede solo le proprie. ## Dove finisce il denaro La scheda **Riepilogo** mostra le spese per un periodo selezionato, raggruppate per categoria e conto, persona, veicolo, paese, metodo di pagamento o mese. Gli importi sono suddivisi per valuta, con un totale indicativo nella valuta aziendale convertito secondo i tassi mensili di NBP e BCE. I filtri funzionano esattamente come nell'elenco principale, e un apposito selettore consente di includere anche le spese ancora in attesa di revisione. Sotto il riepilogo si trova il riquadro **Da rimborsare**: raccoglie le spese approvate anticipate con denaro personale e non ancora rimborsate. È possibile visualizzare quanto spetta a ciascuna persona e, dopo aver saldato l'importo, contrassegnare la spesa come rimborsata. ## Per il commercialista: categorie e codici conto personalizzati Le categorie sono completamente configurabili. Si parte con dieci voci predefinite, da carburante, AdBlue e pedaggi fino ad alloggio e pasti, e a ciascuna può essere assegnato un codice conto tratto dal proprio piano dei conti, come il 402 o il 409 nel piano polacco, o qualsiasi codice utilizzato dal commercialista in un altro paese. Il codice compare sia nel riepilogo sia in ogni esportazione. Le esportazioni sono disponibili in tre formati: **Excel (per la contabilità)**, CSV e **Documenti (ZIP)** contenente le foto delle ricevute. Il file Excel include la data, il documento e il relativo numero, il fornitore e la partita IVA, la categoria con il relativo codice conto, imponibile, IVA, totale lordo, valuta, importo nella valuta aziendale, metodo di pagamento, persona, veicolo e lo stato del rimborso. Le ricevute già esportate vengono contrassegnate, mentre il filtro **Non ancora esportati** mostra ciò che il commercialista non ha ancora ricevuto. Una spesa approvata non si trasforma automaticamente nel costo di un ordine. Il modulo funge da registro delle spese aziendali, collegate o meno a un ordine, evitando così di duplicare i costi già registrati sui singoli ordini di trasporto. ## Come attivare il modulo Spese è un modulo a pagamento disponibile nel [marketplace dei moduli LiteTMS](/en/blog/module-marketplace-built-from-company-feedback), con una prova gratuita di 7 giorni. Il prezzo mensile è visibile prima dell'attivazione. Nelle impostazioni del modulo è possibile stabilire se l'IA debba leggere le ricevute, se gli autisti possano inserire spese in LiteTMS Mobile e configurare le proprie categorie con i relativi codici conto. Il modulo è descritto anche nell'[elenco delle funzionalità](/en/features#expenses). Non utilizzate ancora LiteTMS? [Registrate la vostra azienda](/en/register) e affidate l'app ai vostri autisti per un viaggio di prova. Preferite valutare il sistema insieme a noi? [Contattateci](/en/contact) tenendo a portata di mano la busta con le ricevute del mese scorso. ## FAQ ### L'autista deve inserire manualmente gli importi della ricevuta? No. L'autista scatta una foto, seleziona chi ha pagato e invia la ricevuta. Con la lettura IA attiva, l'intelligenza artificiale rileva importo, IVA, data e fornitore, lasciando all'ufficio solo il compito di verificarli. ### Cosa succede se l'autista non ha copertura di rete? La ricevuta rimane memorizzata nello smartphone alla voce Su questo telefono e viene inviata automaticamente non appena torna il segnale. L'ufficio la riceve solo dopo l'avvenuta trasmissione. ### L'IA approva le spese in autonomia? No. L'IA compila i campi vuoti contrassegnandoli con un apposito contrassegno IA, dopodiché è una persona ad approvare la spesa. Ogni lettura viene conteggiata nel consumo di crediti IA dell'azienda. ### Possono inserire spese anche collaboratori che non sono autisti? Sì. La persona associata a una spesa può essere qualsiasi dipendente o utente del sistema, e l'ufficio può inserire i documenti tramite Aggiungi ricevute. ### Il riepilogo mostra anche le spese sostenute in altri paesi e in valute estere? Sì. Il riepilogo raggruppa le spese anche per paese ed elenca gli importi per ciascuna valuta, fornendo un totale indicativo nella valuta aziendale convertito ai tassi mensili di NBP e BCE. ### Quanto costa il modulo Spese? È un modulo a pagamento con una prova gratuita di 7 giorni. Il prezzo mensile è indicato nel marketplace dei moduli prima dell'attivazione, mentre le scansioni IA vengono fatturate in base al consumo di crediti IA.