--- title: Wo ist diese Datei? Die Dateiablage in LiteTMS description: Eigene, Unternehmens- und Teamdateien an einem Ort. Dateien an das Fahrer-Smartphone senden, Kunden Links mit Passwort geben oder Dateien Ende-zu-Ende verschlüsseln. slug: file-repository-drivers-encrypted-links locale: de date: 2026-10-29 updated: 2026-10-29 category: product-updates tags: files, file-sharing, drivers, encryption, documents, links cover: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/10/file-repository-drivers-encrypted-links-blog-cover.jpg cover_web: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/10/file-repository-drivers-encrypted-links-blog-web.webp cover_thumb: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/10/file-repository-drivers-encrypted-links-blog-thumb.webp cover_alt: Illustrative LiteTMS-Grafik mit der polnischen Überschrift "Gdzie jest ten plik? W LiteTMS." (Wo ist diese Datei? In LiteTMS.): die Dateiablage auf dem Reiter Unternehmen mit der Datei Instrukcja rozładunku Lyon.pdf, dieselbe Datei in LiteTMS Mobile unter Dokumente, Vom Büro geteilt, als Bereit markiert, sowie die Empfängerseite einer verschlüsselten Datei mit dem Hinweis Szyfrowanie end-to-end (Ende-zu-Ende-verschlüsselt) und einer Schaltfläche zum Entschlüsseln und Herunterladen. Beispieldaten. author: LiteTMS Team draft: false --- In LiteTMS liegen die Dateien Ihres Unternehmens an einem zentralen Ort: der Dateiablage. Sie umfasst private Dateien, Unternehmensdateien und freigegebene Team-Bereiche. Von dort aus können Sie eine Anweisung direkt auf das Smartphone des Fahrers senden, indem Sie einfach das zugewiesene Fahrzeug auswählen, einem Kunden einen Link bereitstellen, der nach einer bestimmten Zeit oder Anzahl von Downloads abläuft und ein Passwort anfordern kann, sowie vertrauliche Dateien direkt im Browser Ende-zu-Ende verschlüsseln, noch bevor sie LiteTMS erreichen. LiteTMS erhält das Passwort für diese Datei zu keinem Zeitpunkt. Das Video ist auf Polnisch gesprochen, mit polnischen Untertiteln. ## Dieselbe Datei an fünf verschiedenen Orten Die Entladeanweisung für Lyon kam per E-Mail vom Kunden. Jemand hat sie weitergeleitet, jemand anderes in den Chat gestellt, wieder jemand hat sie auf dem Desktop als „anweisung_final“ gespeichert, danach das Zeitfenster korrigiert und als „anweisung_final_v2“ abgelegt. Der Fahrer hat eine dieser Versionen erhalten und fragt am nächsten Tag noch einmal nach, weil er sie nicht finden kann. Und er will wissen, welche Version nun eigentlich aktuell ist. Bei Verträgen und Angeboten läuft es genauso, nur steht hier noch mehr auf dem Spiel: Eine Datei mit Ihren Frachtraten oder Unternehmensdaten kursiert als E-Mail-Anhang, den niemand löscht. Die Dateiablage verlangt keine neuen Gewohnheiten. Sie sorgt lediglich dafür, dass jede Datei einen festen Ausgangspunkt hat. ## Eine zentrale Ablage: Private Dateien, Unternehmensdateien und Team-Bereiche Sie finden die **Dateiablage** im Seitenmenü. Sie umfasst mehrere Reiter: - **Privat:** Dateien, die nur Sie sehen können. - **Unternehmen:** Dateien für alle, die Zugriff auf die Ablage haben, wie etwa Preislisten, Hofordnungen, Versicherungspolicen oder Dokumentvorlagen. - **Bereiche:** Freigegebene Bereiche für ausgewählte Personen, zum Beispiel „Disposition“ oder „Abrechnung“. Sie erstellen einen Bereich, benennen ihn und wählen die Mitglieder aus - jeder Bereich erhält einen eigenen Reiter. Fügen Sie Dateien per Drag-and-Drop oder über **Hochladen** hinzu: PDFs, Fotos (JPEG, PNG, WebP), Word-Dokumente und Tabellen (CSV, XLS, XLSX), bis zum von Ihrem Unternehmen festgelegten Größenlimit. Jede Datei kann einer Kategorie zugewiesen werden, und Sie können die Liste nach Dateinamen oder nach der Person durchsuchen, die sie hinzugefügt hat. Benutzerrollen und Berechtigungen bestimmen, wer Dateien hochladen, bearbeiten, löschen und teilen darf. ## Eine Anweisung direkt auf das Fahrer-Smartphone Über den Reiter **Mobile App** senden Sie eine Datei an LiteTMS Mobile. Sie fügen eine Datei, einen Titel und eine Beschreibung hinzu, zum Beispiel „Rampe 4, Zeitfenster ab 7:30 Uhr“. Sie können festlegen, ab wann die Datei verfügbar ist und wann sie abläuft. Anschließend wählen Sie die Empfänger aus: alle Fahrer oder ausgewählte, alle Fahrzeuge oder ausgewählte, alle Auflieger oder ausgewählte. Besonders praktisch ist die Auswahl über das Fahrzeug. Sie müssen nicht wissen, wer heute mit PO 7315K unterwegs ist: Die Datei geht automatisch an die Fahrer, die diesem Fahrzeug oder Auflieger aktuell zugewiesen sind. Der Fahrer findet die Datei in LiteTMS Mobile unter **Dokumente** im Bereich **Vom Büro geteilt**. Die App lädt die Datei bei der Synchronisierung mit der Zentrale automatisch herunter; eine heruntergeladene Datei wird als „Bereit“ angezeigt. Sie verbleibt auf dem Smartphone und lässt sich somit auch bei Funklöchern öffnen. Für neue Dateien und Aktualisierungen ist weiterhin eine Internetverbindung erforderlich. Ist die Anweisung nicht mehr aktuell, heben Sie die Veröffentlichung auf oder entfernen Sie die Datei aus der App. Die zugewiesenen Smartphones löschen sie bei der nächsten Synchronisierung, und der Fahrer sieht daneben den Hinweis „Vom Büro entfernt“. ## Ein Link für Kunden: mit Ablaufdatum, Download-Limit und Passwort Jede Datei in der Ablage verfügt über eine Schaltfläche **Teilen**. Damit erstellen Sie einen Link, den Sie über drei Felder konfigurieren: - **Link läuft ab nach:** 1, 6 oder 24 Stunden, 3, 7 oder 30 Tagen oder nie. - **Maximale Downloads:** zum Beispiel 3. Bleibt das Feld leer, gibt es keine Begrenzung. - **Passwortschutz:** Geben Sie ein eigenes Passwort ein oder generieren Sie eines per Klick. Kopieren Sie den Link und versenden Sie ihn auf beliebigem Weg. Das Passwort übermitteln Sie am besten separat, beispielsweise per SMS. Gibt ein Empfänger das Passwort zu oft falsch ein, muss er vor dem nächsten Versuch warten. Im Freigabefenster werden alle aktiven Links der Datei aufgeführt, und Sie können jeden davon jederzeit widerrufen. ## Zeitlich begrenzte Links und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Manchmal müssen Sie eine Datei nur einmal versenden und möchten nicht, dass sie danach irgendwo verbleibt. Genau dafür gibt es den Reiter **Ablaufende Links**. Sie fügen eine Datei hinzu und legen fest, wann der Link ungültig wird: nach einer bestimmten Anzahl von Downloads (1 bis 100) oder nach einer Zeitspanne (5 Minuten bis 30 Tage), je nachdem, was zuerst eintritt. Anschließend wählen Sie die Schutzstufe: - **Jeder mit dem Link** kann die Datei herunterladen. - **Passwortgeschützt:** Der Empfänger benötigt zusätzlich ein Passwort, das Sie separat übermitteln. Nach fünf Fehlversuchen wird der Link für 15 Minuten gesperrt. - **Ende-zu-Ende-verschlüsselt:** Die Datei und ihr Name werden bereits in Ihrem Browser verschlüsselt, bevor sie übertragen werden. Bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung speichert LiteTMS ausschließlich verschlüsselte Daten. Das System erhält das Passwort zu keinem Zeitpunkt, sodass weder wir noch irgendjemand sonst die Datei öffnen oder das Passwort zurücksetzen können. Der Empfänger gibt das Passwort auf der Seite des Links ein, und nur sein Browser entschlüsselt die Datei. Das ist Fluch und Segen zugleich: Geht das Passwort verloren, lässt sich die Datei nicht mehr öffnen, weshalb Sie dies im Formular bestätigen müssen. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein; LiteTMS kann Ihnen ein sicheres Passwort vorschlagen. Die Verschlüsselung setzt eine sichere Verbindung (https) voraus. Sie können sich zudem über jeden Download benachrichtigen lassen. Sobald der Link abläuft, wird die Datei aus LiteTMS gelöscht: unmittelbar nach dem letzten zulässigen Download oder innerhalb von 15 Minuten nach Ablauf der Frist. Sie können einen Link auch vorzeitig manuell beenden. Abgelaufene Links verbleiben noch 30 Tage in Ihrer Liste. ## Der Administrator sieht jeden Link Im Administrationsbereich zeigt die Dateiablage alle Dateien des Unternehmens an, einschließlich jener, die in Aufträgen, Fahrzeugakten oder Mitarbeiterprofilen hinterlegt wurden. Dort werden auch alle aktiven Freigabelinks und ablaufenden Links aufgeführt, und der Administrator kann jeden davon sofort deaktivieren. Ende-zu-Ende-verschlüsselte Dateien kann auch dort niemand öffnen, der Administrator eingeschlossen. Eine gelöschte Datei lässt sich unter **Zuletzt gelöscht** wiederherstellen, solange die Aufbewahrungsfrist noch läuft. ## Was im Preis inbegriffen ist Die Dateiablage ist fester Bestandteil von LiteTMS und erfordert kein separates Modul. Dateien nutzen den Speicherplatz Ihres Unternehmens: Ein Basisspeicherkontingent ist inklusive, jedes darüber hinausgehende Gigabyte wird zu dem im Panel angegebenen Tarif abgerechnet. [Registrieren Sie Ihr Unternehmen](/en/register), legen Sie eine Anweisung in der Ablage ab und senden Sie sie durch Auswahl des Fahrzeugs direkt auf das Smartphone des Fahrers. Möchten Sie das System lieber gemeinsam mit uns kennenlernen? [Kontaktieren Sie uns](/en/contact). ## FAQ ### Wie sende ich in LiteTMS eine Datei auf das Smartphone eines Fahrers? Öffnen Sie in der Dateiablage den Reiter Mobile App, fügen Sie die Datei mit einem Titel hinzu und wählen Sie Fahrer, Zugmaschinen oder Auflieger aus. Der Fahrer findet sie in LiteTMS Mobile unter Dokumente, Vom Büro geteilt. Bei der Auswahl eines Fahrzeugs wird die Datei für die Fahrer freigegeben, die diesem Fahrzeug aktuell zugewiesen sind. ### Kann der Fahrer die Datei auch ohne Netzempfang öffnen? Ja, sofern die App sie bereits heruntergeladen hat: Eine heruntergeladene Datei bleibt auf dem Smartphone gespeichert. Neue Dateien und Änderungen werden synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. ### Wie gebe ich eine Datei passwortgeschützt für einen Kunden frei? Klicken Sie bei der Datei auf Teilen, legen Sie das Ablaufdatum des Links sowie optional ein Download-Limit fest und vergeben oder generieren Sie ein Passwort. Am besten übermitteln Sie Link und Passwort auf getrennten Wegen. ### Was bedeutet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in LiteTMS? Die Datei und ihr Dateiname werden in Ihrem Browser verschlüsselt, bevor sie LiteTMS erreichen, und ausschließlich der Browser des Empfängers entschlüsselt sie nach Passworteingabe. LiteTMS erhält das Passwort zu keinem Zeitpunkt und kann die Datei daher weder öffnen noch ein vergessenes Passwort wiederherstellen. ### Bleibt eine Datei aus einem ablaufenden Link auf dem Server gespeichert? Nein. Sobald der Link abläuft, wird die Datei aus LiteTMS gelöscht: unmittelbar nach dem letzten zulässigen Download oder innerhalb von 15 Minuten nach Ablauf der Frist.