--- title: Fire registre, der holder orden i vognmandsforretningen description: Fire LiteTMS-kartoteker samler oplysninger om medarbejdere, biler, trailere og partnere, så en manglende detalje ikke forsinker disponeringen. slug: four-registers-one-transport-workspace locale: da date: 2026-08-04 updated: 2026-08-04 category: guides tags: guides, transport, fleet, employees, contractors cover: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/08/scr-20260804-imnf-cover.jpg cover_web: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/08/scr-20260804-imnf-web.webp cover_thumb: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/08/scr-20260804-imnf-thumb.webp cover_alt: Et køretøjskort i LiteTMS med tekniske detaljer og sektionsnavigation til dokumenter, udstyr, vedligeholdelse, kort og filer author: LiteTMS Team draft: false --- En transportvirksomhed bliver lettere at drive, når der er styr på fire registre: medarbejdere, køretøjer, trailere og samarbejdspartnere. Giv hvert område en fast plads, så disponeringen slipper for at stykke enkle svar sammen ud fra et regneark, en dokumentmappe og hukommelsen hos den, der har været der længst. ## En ordre starter med fire spørgsmål Godset er klar, ruten er prissat, og tidsrummet er bekræftet. Inden lastbilen kører, mangler der stadig svar på fire helt almindelige spørgsmål. **Kan denne medarbejder tage turen?** Medarbejderens rolle, dokumenter, kvalifikationer og aktuelle status har betydning. **Er køretøjet klar?** Kontoret har brug for tekniske data, udstyr, papirer og vedligeholdelseshistorik. **Er det den rigtige trailer?** Dimensioner, vægt, udstyr, dokumenter og servicedatoer spiller alle ind på svaret. **Er partneroplysningerne korrekte?** En transportordre er det forkerte sted at gætte sig frem til adresse, kontaktperson, kontonummer eller aftalevilkår. Ingen af de spørgsmål er svære. De bliver først dyre, når hvert svar findes et nyt sted. ## De fleste virksomheder har allerede oplysningerne Problemet er sjældent, at dataene ikke er registreret. Det er snarere, at en del ligger i et regneark, en anden i et ringbind, og resten i beskedtråde eller i hovedet på en enkelt medarbejder. Den ordning kan virke helt overskuelig, lige indtil nogen har fri, der kommer en hasteordre, eller et dokument skal bruges med det samme. Så udløser et lille spørgsmål en hel række opkald. Hvem har forsikringspolicen? Hvornår blev traileren sidst serviceret? Hvilket telefonnummer til underleverandøren gælder i dag? Har chaufføren de nødvendige papirer til ruten? Oplysningerne findes. Det, der mangler, er et oplagt sted at lede. ## Fire registre med fire klare formål Ét system betyder ikke, at alle data skal kastes ind i én kæmpe tabel. Brugbar orden opstår, når hver oplysning knyttes til præcis den person, det aktiv eller den virksomhed, den faktisk vedrører. ### Medarbejdere Et medarbejderkort indeholder profil, rolle, dokumenter, kvalifikationer, ansættelsesforhold og status. Når disponenten tildeler en chauffør en tur, handler det første spørgsmål ikke længere om, hvem der mon har chaufførens papirer. Svaret findes direkte på medarbejderkortet. Det gør også teamet mindre afhængigt af hukommelsen. En ny kollega på kontoret kan finde det basale uden at skulle vide, hvem der oprettede et regneark for fem år siden, eller hvilken mappestruktur folk for længst holdt op med at følge. ### Køretøjer Et registreringsnummer er ikke nok til at drive en lastbil forsvarligt. Kontoret har også brug for tekniske specifikationer, dokumenter, udstyr, finansieringsoplysninger, tankkapacitet og en oversigt over vedligeholdelse. Et køretøjskort giver alle disse oplysninger en fast plads. Synsdata og udstyrshistorik bliver på lastbilen i stedet for at være spredt over uafhængige filer. ### Trailere En trailer er ikke blot en fodnote til en trækker. Den har sine egne mål, vægtgrænser, udstyr, dokumenter, serviceeftersyn og sit eget formål. Et særskilt trailerregister hjælper kontoret med at vælge det rette vogntog, inden køretøjet ankommer til rampen. Det sikrer også, at historikken forbliver knyttet til traileren, når der byttes om på trækkerne. Oplysningerne følger traileren, ikke et vogntog, der kun kørte sammen på en enkelt tur. ### Samarbejdspartnere En kunde, vognmand eller forretningspartner har brug for mere end blot et navn og et telefonnummer. Et partnerkort samler virksomhedsoplysninger, kontaktpersoner, adresser, dokumenter, bankkonti og standardværdier, som bruges ved oprettelse af ordrer. Samarbejdspartnere er gratis og ubegrænsede i LiteTMS. Du kan kortlægge hele dit netværk uden at skulle overveje, hvilken partner der fortjener en betalt plads. ## Hvad ændrer sig en helt almindelig tirsdag Den største fordel viser sig ikke i en produktdemonstration. Den viser sig, når nogen efterspørger et dokument og får svar på tredive sekunder. Teamet ved præcis, hvor en oplysning skal opdateres. Den samme information findes ikke længere i tre modstridende udgaver. En ny disponent behøver ikke at spørge den mest erfarne kollega om hvert eneste køretøj eller hver partner. Og en ordre tager udgangspunkt i opdaterede data i stedet for, at alt skal indtastes forfra fra bunden. Ansvarsfordelingen bliver også tydeligere. Et køretøjsdokument hører til køretøjet. Vedligeholdelse af traileren hører til traileren. Kundens bogholderikontakt hører til samarbejdspartneren. Reglen er så enkel, at et travlt team faktisk kan overholde den. ## Start med driften i dag, ikke ti års historik Du behøver ikke at rydde op i virksomhedens samlede fortid, før et TMS bliver nyttigt. Start med de data, der er i brug i dag. Opret først aktive medarbejdere, køretøjer og trailere. Tilføj derefter de samarbejdspartnere, der indgår i aktuelle ordrer. Udfyld de felter, teamet reelt har brug for, i stedet for slavisk at overføre hver eneste kolonne fra et gammelt arkiv. Aftal til sidst én fast vane: Nye oplysninger skrives direkte ind på det rette kort. For en overgang med lavere risiko kan du starte med én rute og én disponent. Vores guide til at [flytte en mindre vognmandsforretning fra regneark til et TMS](/en/blog/from-spreadsheets-to-a-tms-small-carrier-guide) gennemgår denne rækkefølge i detaljer. ## Sådan håndterer LiteTMS de fire registre LiteTMS har dedikerede sektioner til medarbejdere, køretøjer, trailere og samarbejdspartnere. Hver stamdata-post giver direkte adgang til de oplysninger og dokumenter, der er relevante for den pågældende person, det pågældende materiel eller den pågældende virksomhed. Registrene danner dermed fundamentet for disponeringen i stedet for at være et separat arkiv, som ingen husker at åbne. LiteTMS er i øjeblikket i early access. Hvis du vil se, hvordan disse registre fungerer i praksis på skærmen, kan du [skrive dig på ventelisten til early access](/en/#waitlist). ## FAQ ### Hvilke poster bør jeg oprette før den første ordre i et TMS? Start med aktive medarbejdere, køretøjer, trailere og samarbejdspartnere. Disse fire registre rummer oplysningerne om mandskab, materiel og partnere, som den daglige disponering afhænger af. ### Skal jeg overføre hele virksomhedens historik? Nej. Start med aktive poster og de dokumenter, der er nødvendige for den løbende drift. Behold gamle filer som et skrivebeskyttet arkiv, og overfør kun oplysninger, når der bliver brug for dem igen. ### Hvad hører til på et stamkort for et køretøj eller en trailer? Et køretøjsregister bør indeholde tekniske specifikationer, dokumenter, udstyr og servicehistorik. En trailer har brug for sit eget stamkort med dimensioner, vægtgrænser, papirer, udstyr og vedligeholdelse. ### Sætter LiteTMS en grænse for antallet af samarbejdspartnere? Nej. Samarbejdspartnere og ordrer er gratis og ubegrænsede. Du betaler for de brugerlicenser og tjenester, du anvender, og betalte funktioner viser takst og forbrug direkte i kontrolpanelet, inden noget fremgår af fakturaen.