--- title: Четыре реестра для наведения порядка в транспортной компании description: Четыре справочника LiteTMS объединяют сотрудников, тягачи, полуприцепы и контрагентов, чтобы нехватка данных не тормозила диспетчеризацию. slug: four-registers-one-transport-workspace locale: ru date: 2026-08-04 updated: 2026-08-04 category: guides tags: guides, transport, fleet, employees, contractors cover: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/08/scr-20260804-imnf-cover.jpg cover_web: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/08/scr-20260804-imnf-web.webp cover_thumb: https://cdn.litetms.eu/blog/2026/08/scr-20260804-imnf-thumb.webp cover_alt: Карточка транспортного средства в LiteTMS с техническими данными и разделами документов, оснащения, техобслуживания, карт и файлов author: LiteTMS Team draft: false --- Управлять транспортной компанией становится проще, когда в порядке четыре реестра: сотрудники, транспортные средства, полуприцепы и контрагенты. Если у каждой категории есть четкое место, диспетчерам больше не приходится собирать простые ответы по крупицам из электронных таблиц, папок с документами и памяти старожилов компании. ## Один заказ начинается с четырех вопросов Груз готов, маршрут рассчитан, тайм-слот подтвержден. Но перед отправкой машины нужно получить четыре простых ответа. **Может ли этот сотрудник выполнить рейс?** Важны его должность, документы, квалификация и текущий статус. **Готов ли автомобиль?** Офису нужны его технические характеристики, оснащение, документы и история обслуживания. **Подходит ли полуприцеп?** Габариты, масса, оснащение, документы и сроки техобслуживания определяют этот ответ. **Верны ли данные контрагента?** Заказ - не то место, где стоит наугад вводить адрес, контактное лицо, банковские реквизиты или условия работы. Ни один из этих вопросов не сложен. Проблемы начинаются тогда, когда ответы приходится искать в разных местах. ## У большинства компаний эта информация уже есть Дело редко в том, что данные никто не записал. Проблема в том, что часть хранится в таблице, часть - в бумажной папке, а остальное - в переписках или в голове одного человека. Такой порядок может казаться вполне удобным, пока кто-то не уйдет в отпуск, не поступит срочный заказ или срочно не потребуется документ. Тогда простой вопрос запускает цепочку звонков: У кого страховка? Когда обслуживали этот полуприцеп? Какой номер телефона субподрядчика актуален? Есть ли у водителя нужные документы для этого маршрута? Информация есть. Не хватает понятного места, где ее искать. ## Четыре реестра с четырьмя четкими задачами Единая система не означает свалку всех данных в одну гигантскую таблицу. Настоящий порядок появляется тогда, когда каждая деталь привязана к конкретному человеку, машине или компании. ### Сотрудники Карточка сотрудника содержит профиль, должность, документы, квалификацию, условия сотрудничества и текущий статус. Когда диспетчер назначает водителя, больше не возникает вопроса, у кого могут быть его документы. Ответ сразу виден в карточке сотрудника. Команда перестает зависеть от чужой памяти. Новый сотрудник офиса может быстро найти основные сведения, даже не зная, кто создал таблицу пять лет назад и о каких правилах наименования папок все давно забыли. ### Транспортные средства Одного регистрационного номера недостаточно для грамотного управления машиной. Офису также нужны технические характеристики, документы, оснащение, данные о лизинге или кредите, параметры топливных баков и история технического обслуживания. Карточка транспортного средства собирает все это в одном месте. Данные техосмотра и история оборудования остаются привязаны к автомобилю, а не разбросаны по разрозненным файлам. ### Полуприцепы Полуприцеп - это не просто дополнение к тягачу. У него свои габариты, масса, оснащение, документы, регламент обслуживания и назначение. Отдельный реестр полуприцепов помогает офису подобрать правильную сцепку еще до того, как машина приедет на погрузку. Это также сохраняет историю актива при постоянной смене тягачей. Информация следует за полуприцепом, а не за сцепкой, сформированной под один рейс. ### Контрагенты Заказчику, перевозчику или деловому партнеру нужно больше, чем просто название и номер телефона. В карточке контрагента собраны реквизиты компании, контакты, адреса, документы, банковские счета и параметры по умолчанию, которые подставляются при создании заказов. В LiteTMS добавление контрагентов бесплатно и не ограничено. Вы можете занести всю партнерскую сеть, не высчитывая, заслуживает ли партнер платной записи в системе. ## Что меняется в обычный рабочий день Главное преимущество раскрывается не на демонстрации продукта. Оно заметно тогда, когда кому-то срочно требуется документ, и ответ находится за тридцать секунд. Команда знает, куда внести изменения. У одной и той же информации больше нет трех противоречащих версий. Новому диспетчеру не нужно переспрашивать у опытных коллег детали по каждой машине или партнеру. А оформление заказа опирается на актуальные реестры, вместо того чтобы каждый раз вбивать данные заново. Зоны ответственности тоже становятся прозрачнее. Документ на автомобиль привязан к автомобилю. Обслуживание полуприцепа - к полуприцепу. Контакт бухгалтерии клиента - к контрагенту. Это простое правило, которому легко следовать даже при высокой загрузке. ## Начните с текущей работы, а не с архивов за десять лет Чтобы TMS приносила пользу, вовсе не обязательно оцифровывать всю историю компании за прошлые годы. Начните с данных, которые задействованы в работе прямо сейчас. Сначала добавьте работающих сотрудников, транспортные средства и полуприцепы. Затем внесите контрагентов по текущим заказам. Заполняйте только те поля, которые действительно нужны команде, не перенося каждую колонку из старых архивов. И главное - договоритесь об одной привычке: любая новая информация сразу вносится в нужную карточку. Чтобы переход был менее рискованным, начните с одного маршрута и одного диспетчера. В нашем руководстве по [переходу небольшого перевозчика с таблиц на TMS](/en/blog/from-spreadsheets-to-a-tms-small-carrier-guide) эта последовательность описана подробно. ## Как LiteTMS работает с четырьмя справочниками В LiteTMS предусмотрены отдельные разделы для сотрудников, транспортных средств, полуприцепов и контрагентов. Каждая запись открывает доступ к информации и документам, относящимся к конкретному человеку, технике или компании. Справочники становятся рабочей основой для диспетчера, а не отдельным архивом, о котором никто не вспоминает. Сейчас LiteTMS находится на стадии раннего доступа. Чтобы увидеть, как эти записи работают в реальном интерфейсе, [запишитесь в список ожидания раннего доступа](/en/#waitlist). ## FAQ ### Какие записи нужно внести до оформления первого заказа в TMS? Начните с работающих сотрудников, тягачей, полуприцепов и контрагентов. Эти четыре справочника содержат данные о персонале, автопарке и партнерах, на которых строится ежедневная диспетчерская работа. ### Нужно ли переносить всю историю компании? Нет. Начните с активных записей и документов, необходимых для текущей работы. Старые файлы оставьте в виде архива только для чтения и переносите данные лишь тогда, когда они снова понадобятся. ### Что должно быть в карточке тягача или полуприцепа? В карточке тягача должны храниться технические характеристики, документы, установленное оборудование и история обслуживания. Для полуприцепа нужна отдельная карточка с габаритами, весовыми параметрами, документами, оснащением и историей ТО. ### Ограничивает ли LiteTMS количество контрагентов? Нет. Контрагенты и заказы бесплатны и не ограничены по количеству. Вы платите только за используемые рабочие места и сервисы, при этом платные функции заранее показывают свой тариф и объем использования в панели управления, еще до выставления счета.