--- title: Von Excel-Tabellen zum TMS: ein Leitfaden für kleine Transportunternehmen slug: from-spreadsheets-to-a-tms-small-carrier-guide locale: de description: Daten vorbereiten, Testaufträge wählen und Abläufe klären: Ein Leitfaden für kleine Transportunternehmen zum Umstieg von Tabellen auf ein TMS. date: 2026-07-15 updated: 2026-09-11 category: guides tags: guides, dispatch, tms, spreadsheets, migration author: LiteTMS Team draft: false --- Beginnen Sie den Umstieg von Tabellenkalkulationen auf ein TMS mit einem klar definierten Teil Ihres Tagesgeschäfts, etwa mit den Aufträgen für einen bestimmten Kunden. Bereiten Sie die dafür erforderlichen Stammdaten vor, legen Sie fest, wo das Team aktuelle Informationen führt, und testen Sie den kompletten Auftrag bis hin zu den Lieferdokumenten. Weiten Sie das System erst aus, wenn Sie die Ergebnisse gemeinsam mit den zuständigen Mitarbeitern geprüft haben. ## Erkennen, wo Excel an seine Grenzen stößt Eine Tabelle lässt sich leicht anpassen. Sie können eine Spalte hinzufügen, Bezeichnungen ändern und Aufträge passend für Ihr Team anordnen. Solange die Daten aktuell bleiben und jeder findet, was er sucht, ist die Flottengröße allein noch kein Grund für einen Wechsel. Achten Sie darauf, wie viel Arbeit außerhalb der Datei stattfindet. Ein Disponent muss womöglich hinterhertelefonieren, um den Lieferstatus zu erfahren, während Transportdokumente an verschiedenen Orten eintreffen. Wer eine Vertretung übernimmt, kann einen Auftrag oft kaum abschließen, ohne vorherige Absprachen mühsam nachzufragen. Notieren Sie einige typische Situationen aus Ihrem Betriebsalltag. Daraus ergeben sich konkrete Prüfpunkte für den TMS-Testlauf. Ein sinnvolles Ziel könnte sein: Der nächste Disponent findet Auftragsstatus und Begleitpapiere sofort, ohne die Kollegin oder den Kollegen aus der vorherigen Schicht anrufen zu müssen. ## Vorbereitung der ersten Transportaufträge Wählen Sie einen vertrauten Kunden oder eine feste Relation. Bereiten Sie die dafür nötigen Daten zu Geschäftspartnern, Fahrzeugen und Fahrern vor. Bereinigen Sie Dubletten und prüfen Sie Kennzeichen sowie Kontaktdaten, bevor Sie diese in das neue System übernehmen. Sie müssen nicht die komplette Unternehmenshistorie auf einmal übertragen. Ermitteln Sie ältere Datensätze, die Sie noch für offene Rechnungen, Reklamationen oder Auswertungen benötigen, und nehmen Sie diese in den Migrationsplan auf. Sonstige Dateien können in einem geordneten Archiv verbleiben. Erstellen Sie eine Sicherungskopie, bevor Sie Änderungen vornehmen, und vergewissern Sie sich, dass ausgewählte Aufträge samt Anhängen auffindbar bleiben. Die Tabelle allein aufzubewahren reicht nicht aus, wenn das Team keinen Zugriff mehr auf die dazugehörigen Belege hat. ## Klären, wo die führende Version eines Auftrags liegt Während der Testphase kann der Rest des Betriebs mit den gewohnten Werkzeugen weiterarbeiten. Vereinbaren Sie für die ausgewählten Aufträge einen zentralen Ort, an dem der aktuelle Status und Änderungen von Anweisungen festgehalten werden. Andernfalls weichen die Angaben in der Tabelle und im TMS schnell voneinander ab. Falls Sie Daten vorübergehend doppelt erfassen, bestimmen Sie eine verantwortliche Person für den Abgleich und setzen Sie einen festen Endtermin für die Doppelerfassung. Stellen Sie sicher, dass Fahrer und Auftraggeber keine widersprüchlichen Informationen aus beiden Systemen erhalten. ## Einen kompletten Transportauftrag mit Büro und Fahrer testen Wählen Sie einen Auftrag aus, der die Arbeitsabläufe enthält, die Ihr Team tagtäglich ausführt. Prüfen Sie die Fahrerzuweisung, das Übermitteln der Tourdaten und das Aktualisieren des Auftragsstatus. Finden Sie nach erfolgter Zustellung die Frachtdokumente und stellen Sie sicher, dass die für die Rechnungsstellung zuständige Person alle nötigen Angaben vorliegen hat. Bitten Sie den Fahrer, seinen Teil auf dem Smartphone auszuführen, das er auch im Alltag nutzt. Achten Sie auf die Anmeldung, wie gut sich die Auftragsdetails ablesen lassen und wie Fotos angehängt werden. Prüfen Sie bei schlechter Internetverbindung, welche Angaben weiterhin verfügbar bleiben, welche Statusmeldungen in der Warteschlange verbleiben und wie das Büro erfährt, dass eine Aktualisierung eingegangen ist. Dokumentieren Sie, an welchen Stellen jemand Hilfe brauchte oder Fehler passierten. Manche Probleme erfordern nur eine geänderte Einstellung, andere eine kurze Einweisung oder eine andere Arbeitsweise. Lassen Sie die gefundene Lösung von genau den Personen gegenprüfen, bei denen das Problem aufgetreten ist. ## Kosten und Datenzugriff vorab prüfen Die Kosten einer Testphase hängen von den Bedingungen des Anbieters ab. Prüfen Sie die Laufzeit, Inklusivleistungen und was nach Ablauf des Tests geschieht. Kalkulieren Sie den Preis auf Basis der voraussichtlichen Nutzer- und Fahrzeuganzahl sowie der benötigten Funktionen. Erkundigen Sie sich nach Datenexporten und dem Zugriff auf Dokumente nach einer Kündigung. Führen Sie nach Möglichkeit einen Probeexport durch und sichten Sie die Daten. Ihr Team muss wissen, wie es an die nötigen Informationen gelangt, um den Betrieb nahtlos fortzusetzen. ## Nach der Auswertung schrittweise erweitern Kommen Sie auf die Probleme zurück, die Sie vor dem Test festgehalten haben. Gelingt die Schichtübergabe einfacher? Lässt sich das Dokument dem Auftrag direkt zuordnen? Was muss weiterhin manuell übertragen werden? Wenn der Test überzeugt, wählen Sie den nächsten Unternehmensbereich für die Umstellung aus. Legen Sie ein Datum fest, ab dem diese Vorgänge nur noch im TMS gepflegt werden, während alte Tabellen als Referenz dienen. Der Zeitplan richtet sich nach der Datenqualität, dem Umfang der Umstellung und der Verfügbarkeit Ihres Teams. Eine pauschale Dauer, die für jeden Betrieb passt, gibt es nicht. ## LiteTMS für einen solchen Test nutzen In LiteTMS können Sie unbegrenzt viele Aufträge und Partner anlegen, ohne dass dafür Kosten pro Datensatz anfallen. LiteTMS Driver verwaltet zugewiesene Aufträge, Statusaktualisierungen und Dokumente. Die App benötigt eine Internetverbindung, um aktuelle Daten abzurufen und Änderungen an die Disposition zu senden. Mit dem [AI Builder](/en/blog/ai-builder-custom-dispatch-tabs) lassen sich individuelle Formulare und Register erstellen. Prüfen Sie, ob Sie damit die Daten erfassen können, die Sie derzeit noch in zusätzlichen Tabellenspalten pflegen. LiteTMS verlangt weder Einrichtungsgebühren noch Mindestvertragslaufzeiten. Bei einem Test können dennoch kostenpflichtige Ressourcen, Dienste oder Module anfallen. Prüfen Sie daher vor deren Aktivierung die Konditionen im System. Unser [Preis-Artikel](/en/blog/what-litetms-is-and-why-pay-as-you-go) erläutert die einzelnen Rechnungsposten genauer. ## FAQ ### Wann sollte ein kleiner Frachtführer von Tabellen auf ein TMS umsteigen? Ein Test empfiehlt sich, sobald es schwerfällt, Informationen aktuell zu halten oder Aufgaben an Kollegen zu übergeben. Wählen Sie konkrete Problemfelder wie das Auffinden von Dokumenten aus und prüfen Sie, ob das TMS Ihrem Team bei der Lösung hilft. ### Müssen alle alten Aufträge übertragen werden? Das hängt davon ab, welche Datensätze Sie noch für das laufende Geschäft und den Datenabgleich benötigen. Sie können mit aktuellen Aufträgen starten, alte Daten in einem geordneten Archiv belassen und ältere Vorgänge mit offenen Klärungsfällen gezielt einbeziehen. ### Wie lange dauert der Umstieg auf ein TMS? Der Zeitaufwand hängt von der Datenaufbereitung, den beteiligten Personen und dem Umfang der Umstellung ab. Entscheiden Sie über den weiteren Ausbau erst, nachdem Disposition und Fahrer die vollständige Abwicklung ausgewählter Aufträge erprobt haben. ### Kann man ein TMS parallel zu Excel-Tabellen testen? Ja. Grenzen Sie den Testbereich klar ab und legen Sie fest, wo die aktuellen Daten für diese Aufträge gepflegt werden. Wenn Sie beide Systeme parallel führen, bestimmen Sie eine Person für den Datenabgleich und setzen Sie einen festen Termin, an dem die doppelte Erfassung endet.