---
title: Μετάβαση από τα υπολογιστικά φύλλα σε ένα TMS: οδηγός για μικρούς μεταφορείς
slug: from-spreadsheets-to-a-tms-small-carrier-guide
locale: el
description: Οργανώστε τα δεδομένα σας, επιλέξτε μερικά δρομολόγια για δοκιμή και καθορίστε τη ροή εργασίας. Οδηγός μετάβασης μικρής μεταφορικής από το Excel σε ένα TMS.
date: 2026-07-15
updated: 2026-09-11
category: guides
tags: guides, dispatch, tms, spreadsheets, migration
author: LiteTMS Team
draft: false
---

Ξεκινήστε τη μετάβαση από τα υπολογιστικά φύλλα σε ένα TMS με ένα συγκεκριμένο τμήμα των καθημερινών σας εργασιών, όπως τις παραγγελίες ενός μόνο πελάτη. Προετοιμάστε τα δεδομένα που απαιτούνται για τα συγκεκριμένα δρομολόγια, συμφωνήστε πού θα καταχωρεί η ομάδα τις τρέχουσες πληροφορίες και δοκιμάστε ολόκληρη τη διαδικασία μέχρι και τα παραστατικά παράδοσης. Επεκτείνετε τη χρήση του αφού πρώτα αξιολογήσετε τα αποτελέσματα μαζί με τους ανθρώπους που εκτελούν την εργασία.

## Εντοπίστε πού αρχίζει να δυσκολεύει το υπολογιστικό φύλλο

Ένα υπολογιστικό φύλλο προσαρμόζεται εύκολα. Μπορείτε να προσθέσετε μια στήλη, να αλλάξετε ετικέτες και να οργανώσετε τις παραγγελίες όπως εξυπηρετεί την ομάδα σας. Εάν οι πληροφορίες παραμένουν ενημερωμένες και όλοι μπορούν να τις βρουν, το μέγεθος του στόλου από μόνο του δεν αποτελεί λόγο αντικατάστασής του.

Παρατηρήστε πόση δουλειά γίνεται εκτός του αρχείου. Ένας διαχειριστής ίσως χρειάζεται να τηλεφωνεί για ενημέρωση παράδοσης, ενώ τα έγγραφα καταφθάνουν σε διάφορα διαφορετικά σημεία. Κάποιος που καλύπτει τη βάρδια ενός συναδέλφου μπορεί να δυσκολεύεται να ολοκληρώσει μια μεταφορά χωρίς να ρωτήσει για προηγούμενες συνεννοήσεις.

Καταγράψτε μερικές τέτοιες περιπτώσεις από την καθημερινότητά σας. Αυτές θα αποτελέσουν συγκεκριμένα σημεία ελέγχου κατά τη δοκιμή ενός TMS. Ένας χρήσιμος στόχος θα μπορούσε να είναι να μπορεί ο επόμενος διαχειριστής να βρίσκει την κατάσταση μιας παραγγελίας και τα συνοδευτικά έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να καλέσει τον συνάδελφο που τη χειρίστηκε νωρίτερα.

## Προετοιμάστε όσα χρειάζονται τα πρώτα δρομολόγια

Επιλέξτε έναν γνωστό πελάτη ή ένα σύνηθες δρομολόγιο. Προετοιμάστε τις καρτέλες συνεργατών, οχημάτων και εργαζομένων που απαιτούνται για αυτές τις μεταφορές. Ελέγξτε για διπλοεγγραφές, αριθμούς κυκλοφορίας και στοιχεία επικοινωνίας πριν τα εισαγάγετε στο νέο σύστημα.

Δεν χρειάζεται να μεταφέρετε όλο το ιστορικό της εταιρείας με τη μία. Εντοπίστε παλαιότερες εγγραφές που εξακολουθείτε να χρειάζεστε για ανεξόφλητα τιμολόγια, εκκρεμότητες ή αναφορές, και συμπεριλάβετε αυτές στο πλάνο μετάβασης.

Τα υπόλοιπα αρχεία μπορούν να παραμείνουν σε ένα οργανωμένο αρχείο. Κρατήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας πριν κάνετε αλλαγές και βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να ανακτήσετε οποιαδήποτε επιλεγμένη παραγγελία μαζί με τα συνημμένα της. Η διατήρηση μόνο του υπολογιστικού φύλλου δεν αρκεί, εάν τα συνοδευτικά έγγραφα καταστούν μη προσβάσιμα για την ομάδα.

## Συμφωνήστε πού θα βρίσκεται η τρέχουσα έκδοση κάθε παραγγελίας

Κατά τη διάρκεια της δοκιμής, η υπόλοιπη εταιρεία μπορεί να συνεχίσει να χρησιμοποιεί τα υπάρχοντα εργαλεία. Για τις επιλεγμένες μεταφορές, συμφωνήστε σε ένα ενιαίο σημείο όπου θα καταγράφονται η τρέχουσα κατάσταση και οι αλλαγές στις οδηγίες. Διαφορετικά, το υπολογιστικό φύλλο και το TMS μπορεί να καταλήξουν να δείχνουν διαφορετικές πληροφορίες.

Εάν διατηρήσετε διπλές καταχωρίσεις για ένα διάστημα, ορίστε κάποιον υπεύθυνο για τη διασταύρωσή τους και καθορίστε μια ημερομηνία λήξης για τη διπλή εισαγωγή δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι οι οδηγοί και οι πελάτες δεν θα λαμβάνουν αντικρουόμενα μηνύματα από τα δύο διαφορετικά εργαλεία.

## Δοκιμάστε ένα πλήρες δρομολόγιο με το γραφείο και τον οδηγό

Επιλέξτε μια μεταφορά που περιλαμβάνει τα βήματα που εκτελεί τακτικά η ομάδα σας. Ελέγξτε την ανάθεση στον οδηγό, την αποστολή των στοιχείων της διαδρομής και την ενημέρωση της κατάστασης της παραγγελίας. Μετά την παράδοση, βρείτε τα παραστατικά και βεβαιωθείτε ότι το άτομο που αναλαμβάνει την τιμολόγηση έχει τις πληροφορίες που χρειάζεται.

Ζητήστε από τον οδηγό να εκτελέσει το δικό του μέρος στο τηλέφωνο που χρησιμοποιεί πραγματικά στην πράξη. Παρακολουθήστε τη διαδικασία σύνδεσης, πόσο εύκολα διαβάζει τις λεπτομέρειες του δρομολογίου και πώς επισυνάπτει φωτογραφίες. Σε συνθήκες ασθενούς σήματος, ελέγξτε ποιες πληροφορίες παραμένουν διαθέσιμες, ποιες ενημερώσεις περιμένουν να αποσταλούν και πώς ενημερώνεται το γραφείο ότι έφτασε μια ενημέρωση.

Καταγράψτε πού κάποιος χρειάστηκε βοήθεια ή έκανε λάθος. Ορισμένα προβλήματα θα απαιτήσουν αλλαγή κάποιας ρύθμισης, ενώ άλλα ίσως χρειαστούν μια σύντομη οδηγία ή μια διαφορετική πρακτική εργασίας. Ζητήστε από τα άτομα που αντιμετώπισαν το πρόβλημα να ελέγξουν τη διόρθωση.

## Ελέγξτε το κόστος και την πρόσβαση στα δεδομένα πριν δεσμευτείτε

Το κόστος της δοκιμαστικής περιόδου εξαρτάται από τους όρους του παρόχου. Ελέγξτε τη διάρκεια, τα όρια χρήσης και το τι συμβαίνει όταν λήξει η δοκιμή. Χρησιμοποιήστε τον αναμενόμενο αριθμό χρηστών και οχημάτων, καθώς και τις λειτουργίες που χρειάζεστε, για να αξιολογήσετε την τιμή.

Ρωτήστε σχετικά με την εξαγωγή δεδομένων και την πρόσβαση στα έγγραφα μετά από ενδεχόμενη ακύρωση. Όπου είναι εφικτό, εκτελέστε μια δοκιμαστική εξαγωγή και ελέγξτε τα περιεχόμενά της. Η ομάδα σας θα πρέπει να γνωρίζει πώς να ανακτήσει τις πληροφορίες που απαιτούνται για να συνεχίσει να εργάζεται.

## Επεκταθείτε αφού αξιολογήσετε τα αποτελέσματα

Επανέλθετε στα προβλήματα που καταγράψατε πριν από τη δοκιμή. Είναι ευκολότερη η παράδοση της βάρδιας; Μπορεί κάποιος να βρει το έγγραφο που αντιστοιχεί στην παραγγελία; Τι εξακολουθεί να απαιτεί μη αυτόματη αντιγραφή;

Εάν η δοκιμή πάει καλά, επιλέξτε το επόμενο τμήμα της λειτουργίας που θα μεταφέρετε. Ορίστε μια ημερομηνία από την οποία οι σχετικές εργασίες θα ενημερώνονται αποκλειστικά στο TMS, διατηρώντας τα παλιά αρχεία μόνο για αναφορά. Το χρονοδιάγραμμα εξαρτάται από την ποιότητα των δεδομένων, το εύρος της αλλαγής και τη διαθεσιμότητα της ομάδας σας. Δεν υπάρχει ένας ενιαίος αριθμός ημερών που να ταιριάζει σε κάθε εταιρεία.

## Χρήση του LiteTMS για αυτού του είδους τη δοκιμή

Το LiteTMS σας επιτρέπει να προσθέτετε απεριόριστες παραγγελίες και συνεργάτες χωρίς χρέωση ανά εγγραφή. Η εφαρμογή LiteTMS Driver διαχειρίζεται τις ανατεθειμένες παραγγελίες, τις ενημερώσεις κατάστασης και τα έγγραφα. Χρειάζεται σύνδεση στο διαδίκτυο για τη λήψη των τρεχουσών πληροφοριών και την αποστολή αλλαγών στο γραφείο.

Μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες φόρμες και μητρώα με το [AI Builder](/en/blog/ai-builder-custom-dispatch-tabs). Ελέγξτε αν μπορούν να καταγράψουν τις λεπτομέρειες που διατηρείτε αυτή τη στιγμή σε πρόσθετες στήλες των υπολογιστικών φύλλων.

Το LiteTMS δεν έχει κόστος αρχικής εγκατάστασης ούτε ελάχιστη διάρκεια δέσμευσης. Μια δοκιμή μπορεί παρ' όλα αυτά να περιλαμβάνει χρεώσιμους πόρους, υπηρεσίες ή πρόσθετα modules, επομένως ελέγξτε τους όρους στον πίνακα ελέγχου πριν τα ενεργοποιήσετε. Το [άρθρο τιμολόγησης](/en/blog/what-litetms-is-and-why-pay-as-you-go) εξηγεί τα διάφορα μέρη του λογαριασμού.

## FAQ

### Πότε πρέπει ένας μικρός μεταφορέας να περάσει από τα υπολογιστικά φύλλα σε ένα TMS;

Εξετάστε το ενδεχόμενο μιας δοκιμής όταν η διατήρηση των πληροφοριών ενημερωμένων ή η παράδοση εργασιών σε άλλο άτομο γίνεται δύσκολη. Επιλέξτε συγκεκριμένα προβλήματα, όπως η εύρεση παραστατικών, και ελέγξτε αν το TMS βοηθά την ομάδα σας να τα επιλύσει.

### Χρειάζεται να μεταφέρω κάθε ιστορική παραγγελία;

Αυτό εξαρτάται από το ποιες εγγραφές χρειάζεστε ακόμη για την καθημερινή εργασία και τις εκκαθαρίσεις. Μπορείτε να ξεκινήσετε με τις τρέχουσες παραγγελίες και να διατηρήσετε ένα οργανωμένο αρχείο, συμπεριλαμβάνοντας παλαιότερα δρομολόγια που έχουν ακόμη εκκρεμότητες.

### Πόσο διαρκεί η μετάβαση σε ένα TMS;

Ο χρόνος εξαρτάται από την προετοιμασία των δεδομένων, τα εμπλεκόμενα άτομα και το εύρος της αλλαγής. Αποφασίστε πότε θα επεκταθείτε αφού το γραφείο και οι οδηγοί δοκιμάσουν την πλήρη διαχείριση επιλεγμένων δρομολογίων.

### Μπορώ να δοκιμάσω ένα TMS παράλληλα με ένα υπολογιστικό φύλλο;

Ναι. Καθορίστε το εύρος της δοκιμής και συμφωνήστε πού θα καταγράφονται οι τρέχουσες πληροφορίες για αυτές τις μεταφορές. Εάν διατηρείτε και τις δύο καταγραφές, αναθέστε σε κάποιον τη συμφωνία των στοιχείων και ορίστε μια ημερομηνία για τον τερματισμό της διπλής καταχώρισης.