--- title: Transiro de kalkultabeloj al TMS: gvidilo por malgranda transportisto slug: from-spreadsheets-to-a-tms-small-carrier-guide locale: eo description: Pretigu viajn datumojn, elektu mendojn por testi kaj interkonsentu pri la labormaniero. Gvidilo por transiro de kalkultabeloj al TMS por malgranda transportisto. date: 2026-07-15 updated: 2026-09-11 category: guides tags: guides, dispatch, tms, spreadsheets, migration author: LiteTMS Team draft: false --- Komencu la transiron de kalkultabeloj al TMS per difinita parto de via nuna laboro, ekzemple mendoj por unu kliento. Preparu la datumojn bezonatajn por tiuj taskoj, interkonsentu, kie la teamo konservos aktualajn informojn, kaj testu la tutan mendon ĝis ĝiaj liverdokumentoj. Vastiĝu nur post kiam vi kontrolis la rezultojn kune kun la homoj, kiuj faras la laboron. ## Rekonu, kie la kalkultabelo fariĝas malfacila Kalkultabelon estas facile adapti. Vi povas aldoni kolumnon, ŝanĝi etikedojn kaj aranĝi mendojn laŭ la bezonoj de via teamo. Se la informoj restas aktualaj kaj ĉiuj povas trovi ilin, la grandeco de la veturilaro sola ne estas kialo por anstataŭigi ĝin. Rigardu, kiom da laboro okazas ekster la dosiero. Dispeĉero eble devas telefoni por ricevi ĝisdatigon pri livero dum dokumentoj alvenas en pluraj diversaj lokoj. Iu, kiu anstataŭas kolegon dum labordeĵoro, eble penas fini mendon sen demandi pri antaŭaj interkonsentoj. Notu kelkajn situaciojn el via propra ĉiutaga funkciado. Ili fariĝos specifaj punktoj por kontroli dum provo de TMS. Unu utila celo povus esti, ke la sekva dispeĉero trovu la statuson kaj dokumentojn de mendo sen telefoni al la persono, kiu traktis ĝin antaŭe. ## Preparu tion, kion bezonas la unuaj taskoj Elektu konatan klienton aŭ itineron. Preparu la registrojn pri partneroj, veturiloj kaj dungitoj bezonatajn por tiuj mendoj. Kontrolu duoblajn enigojn, veturilajn registriĝnumerojn kaj kontaktajn detalojn antaŭ ol enporti ilin en la novan sistemon. Vi ne devas transigi la tutan historion de la kompanio samtempe. Identigu pli malnovajn registrojn, kiujn vi ankoraŭ bezonas por nepagitaj fakturoj, malfermitaj aferoj aŭ raportado, kaj inkludu tiujn en la migradoplano. Aliaj dosieroj povas resti en organizita arkivo. Faru sekurkopion antaŭ ol ŝanĝi ilin kaj kontrolu, ke vi povas retrovi elektitan mendon kaj ĝiajn kunsendaĵojn. Konservi nur la kalkultabelon ne sufiĉas, se la rilataj dokumentoj fariĝos nealireblaj por la teamo. ## Interkonsentu, kie troviĝas la aktuala versio de mendo Dum la provo, la resto de la kompanio povas daŭrigi per siaj ekzistantaj iloj. Por la elektitaj mendoj, interkonsentu pri unu loko por registri la nunan statuson kaj ŝanĝojn al instrukcioj. Alie, la kalkultabelo kaj la TMS povas fini montrante malsamajn informojn. Se vi konservas paralelajn registrojn dum kelka tempo, nomumu iun por kongruigi ilin kaj difinu findaton por la duobla enigo. Kontrolu, ke ŝoforoj kaj klientoj ne ricevos malkongruajn mesaĝojn de la du iloj. ## Testu kompletan mendon kun la oficejo kaj la ŝoforo Uzu mendon, kiu inkluzivas la paŝojn regule plenumatajn de via teamo. Kontrolu la asignadon de ŝoforo, la sendadon de itinraj detaloj kaj la ĝisdatigon de la mendostato. Post la livero trovu la dokumentojn kaj certigu, ke la fakturisto havas ĉiujn bezonatajn informojn. Petu al la ŝoforo plenumi sian parton per la telefono, kiun li efektive uzas. Observu la ensalutan procedon, kiel facile li legas la mendajn detalojn kaj kiel li aldonas fotojn. Ĉe malforta konekto kontrolu, kiuj informoj restas alireblaj, kiuj ĝisdatigoj atendas sendon kaj kiel la oficejo scias, ke nova ĝisdatigo alvenis. Notu, kie iu bezonis helpon aŭ faris eraron. Kelkaj problemoj postulos ŝanĝon de agordo; aliaj eble postulos mallongan instrukcion aŭ alian laborkutimon. Petu al la homoj, kiuj renkontis la problemon, kontroli la solvon. ## Kontrolu kostojn kaj datuman aliron antaŭ ol decidi Provperiodaj kostoj dependas de la kondiĉoj de la provizanto. Kontrolu la daŭron, limojn kaj kio okazas post la fino de la provperiodo. Uzu vian antaŭviditan nombron de uzantoj kaj veturiloj, kune kun la bezonataj funkcioj, por taksi la prezon. Demandu pri datuma eksportado kaj aliro al dokumentoj post nuligo. Se eblas, faru provan eksporton kaj ekzamenu ĝian enhavon. Via teamo devus scii, kiel retrovi la informojn bezonatajn por daŭrigi la laboron. ## Vastigu post revizio de la rezultoj Revenu al la problemoj, kiujn vi notis antaŭ la provperiodo. Ĉu skipo-transdono estas pli facila? Ĉu oni povas trovi la dokumenton apartenantan al la mendo? Kio ankoraŭ postulas manan transskribadon? Se la provperiodo funkcias bone, elektu la sekvan parton de la operacio por transloki. Difinu daton, ekde kiu tiu laboro estos ĝisdatigata nur en la TMS, konservante la malnovajn dosierojn nur por referenco. La horaro dependas de la datumkvalito, la amplekso de la ŝanĝo kaj la dispono de via teamo. Ne ekzistas ununura nombro de tagoj, kiu taŭgas por ĉiu kompanio. ## Uzi LiteTMS por tia provperiodo LiteTMS ebligas al vi aldoni senlimajn mendojn kaj kontraktorojn sen kroma kosto por ĉiu rikordo. LiteTMS Driver prizorgas asignitajn mendojn, statĝisdatigojn kaj dokumentojn. Ĝi bezonas interretan konekton por preni aktualajn informojn kaj sendi ŝanĝojn al la oficejo. Vi povas krei proprajn formularojn kaj registrojn per [AI Builder](/en/blog/ai-builder-custom-dispatch-tabs). Kontrolu, ĉu ili povas registri la detalojn, kiujn vi nuntempe konservas en ekstraj kalkultabelaj kolumnoj. LiteTMS ne havas komencan kotizon nek minimuman daŭron. Provperiodo tamen povas inkluzivi faktureblajn rimedojn, servojn aŭ modulojn, do kontrolu la kondiĉojn en la panelo antaŭ ol aktivigi ilin. Nia [artikolo pri prezoj](/en/blog/what-litetms-is-and-why-pay-as-you-go) klarigas la diversajn partojn de la fakturo. ## Oftaj demandoj ### Kiam malgranda transportisto devus transiri de kalkultabeloj al TMS? Konsideru provperiodon, kiam teni informojn ĝisdataj aŭ transdoni laboron al alia persono fariĝas malfacila. Elektu specifajn problemojn, ekzemple retrovon de dokumentoj, kaj provu, ĉu la TMS helpas vian teamon solvi ilin. ### Ĉu mi devas transloki ĉiun historian mendon? Tio dependas de tio, kiujn rikordojn vi ankoraŭ bezonas por la aktuala laboro kaj kongruigo. Vi povas komenci per aktualaj mendoj kaj konservi organizitan arkivon, samtempe inkluzivante pli malnovajn mendojn, kiuj ankoraŭ havas nesolvitajn demandojn. ### Kiom da tempo daŭras la transiro al TMS? La daŭro dependas de la datuma preparado, la implikitaj homoj kaj la amplekso de la ŝanĝo. Decidu pri vastigo post kiam la oficejo kaj la ŝoforoj provis la plenan traktadon de elektitaj mendoj. ### Ĉu mi povas testi TMS-on kune kun kalkultabelo? Jes. Difinu la amplekson de la provo kaj interkonsentu, kie la aktualaj informoj pri tiuj mendoj estos registrataj. Se vi konservas ambaŭ registrojn, komisiu iun pri ilia kongruigo kaj fiksu daton por fini la duoblan enigon.