--- title: De las hojas de cálculo a un TMS: guía para pequeños transportistas slug: from-spreadsheets-to-a-tms-small-carrier-guide locale: es description: Prepare sus datos, elija varios portes de prueba y organice al equipo. Guía para pasar de hojas de cálculo a un TMS en una empresa de transporte pequeña. date: 2026-07-15 updated: 2026-09-11 category: guides tags: guides, dispatch, tms, spreadsheets, migration author: LiteTMS Team draft: false --- Comience la transición de las hojas de cálculo a un TMS con una parte delimitada de su actividad habitual, como los pedidos de un único cliente. Prepare los registros necesarios para esos transportes, acuerde en qué lugar mantendrá el equipo la información actualizada y pruebe todo el flujo de trabajo hasta la documentación de entrega. Amplíe el alcance una vez haya contrastado los resultados con el personal que realiza las tareas. ## Identifique dónde empieza a quedarse corta la hoja de cálculo Una hoja de cálculo es fácil de adaptar. Puede añadir una columna, cambiar encabezados y organizar los pedidos según las necesidades del equipo. Si la información se mantiene al día y todo el mundo puede consultarla, el tamaño de la flota por sí solo no justifica su sustitución. Observe cuánto trabajo se realiza al margen del archivo. Es posible que un gestor de tráfico tenga que llamar para conocer el estado de una entrega mientras los documentos llegan por vías dispersas. Quien cubra el turno de un compañero puede tener dificultades para cerrar un viaje sin consultar los acuerdos previos. Anote varias situaciones reales de su operativa diaria. Servirán como puntos concretos de comprobación durante el periodo de prueba del TMS. Un objetivo práctico consiste en que el siguiente gestor de tráfico pueda consultar el estado de una orden y sus documentos sin necesidad de llamar a quien la gestionó antes. ## Prepare la información necesaria para los primeros transportes Elija un cliente o una ruta habitual. Prepare los registros de colaboradores, vehículos y empleados necesarios para esos servicios. Revise duplicados, matrículas y datos de contacto antes de importarlos al nuevo sistema. No es necesario transferir todo el historial de la empresa de golpe. Identifique los registros antiguos que aún necesite para facturas pendientes, incidencias abiertas o informes, e inclúyalos en el plan de migración. El resto de los archivos puede conservarse en un archivo organizado. Haga una copia de seguridad antes de modificarlos y compruebe que puede recuperar cualquier orden seleccionada con sus archivos adjuntos. Conservar únicamente la hoja de cálculo no basta si los documentos justificativos quedan fuera del alcance del equipo. ## Acuerde dónde reside la versión definitiva de cada pedido Durante la prueba piloto, el resto de la empresa puede seguir utilizando sus herramientas habituales. En los servicios seleccionados, acuerde un único lugar para registrar el estado actual y los cambios en las instrucciones. De lo contrario, la hoja de cálculo y el TMS acabarán mostrando información contradictoria. Si mantiene registros duplicados durante un tiempo, asigne a una persona para conciliar los datos y fije una fecha límite para poner fin a la doble entrada. Compruebe que ni los conductores ni los clientes reciban mensajes contradictorios procedentes de ambas herramientas. ## Pruebe un servicio completo con la oficina y el conductor Utilice un servicio que incluya las etapas que su equipo realiza de forma habitual. Compruebe la asignación del conductor, el envío de los detalles de la ruta y la actualización del estado de la orden. Tras la entrega, localice la documentación y confirme que la persona encargada de la facturación dispone de la información necesaria. Pida al conductor que realice su parte en el mismo teléfono móvil que utiliza habitualmente. Observe el proceso de inicio de sesión, la facilidad con la que consulta los detalles del servicio y cómo adjunta las fotografías. Con una conexión deficiente, compruebe qué información sigue disponible, qué actualizaciones quedan pendientes de envío y de qué manera sabe la oficina que ha llegado una actualización. Anote en qué puntos alguien necesitó ayuda o cometió un error. Algunos problemas requerirán ajustar una configuración; otros pueden exigir una breve instrucción o cambiar una práctica de trabajo. Pida a quienes encontraron el problema que verifiquen la solución. ## Compruebe los costes y el acceso a los datos antes de comprometerse Los costes del periodo de prueba dependen de las condiciones del proveedor. Revise la duración, los límites incluidos y qué ocurre al finalizar la prueba. Para valorar el precio, calcule el número previsto de usuarios y vehículos, además de las funciones que necesite. Pregunte por la exportación de datos y el acceso a los documentos en caso de cancelar el servicio. Si es posible, realice una exportación de prueba y revise su contenido. Su equipo debe saber cómo recuperar la información necesaria para seguir trabajando. ## Amplíe el uso tras evaluar los resultados Retome los problemas que registró antes del periodo de prueba. ¿Resulta más sencillo el cambio de turno? ¿Se localiza fácilmente la documentación vinculada a su orden? ¿Qué tareas siguen requiriendo una copia manual? Si la prueba funciona bien, elija la siguiente parte de la operativa que vaya a trasladar. Fije una fecha a partir de la cual ese trabajo se actualice únicamente en el TMS, manteniendo los archivos antiguos solo como consulta. El calendario dependerá de la calidad de los datos, el alcance del cambio y la disponibilidad de su equipo. No existe un plazo único que sirva para todas las empresas. ## Uso de LiteTMS para este tipo de prueba LiteTMS le permite añadir órdenes y colaboradores ilimitados sin cobrar por cada registro. LiteTMS Driver gestiona las órdenes asignadas, las actualizaciones de estado y la documentación. Requiere conexión a internet para descargar la información actualizada y enviar los cambios a la oficina. Puede crear formularios y registros personalizados con [AI Builder](/en/blog/ai-builder-custom-dispatch-tabs). Compruebe si permiten registrar los detalles que ahora mismo guarda en columnas adicionales de su hoja de cálculo. LiteTMS no tiene costes de alta ni permanencia mínima. Aun así, una prueba puede incluir recursos, servicios o módulos facturables, por lo que le recomendamos revisar las condiciones en el panel antes de activarlos. Nuestro [artículo sobre precios](/en/blog/what-litetms-is-and-why-pay-as-you-go) explica las diferentes partes de la factura. ## Preguntas frecuentes ### ¿Cuándo debería un pequeño transportista pasar de las hojas de cálculo a un TMS? Plantéese una prueba cuando mantener la información al día o transferir tareas a otra persona resulte complicado. Elija problemas concretos, como la localización de documentos, y compruebe si el TMS ayuda a su equipo a resolverlos. ### ¿Es necesario migrar todas las órdenes históricas? Depende de qué registros siga necesitando para el trabajo diario y la conciliación. Puede comenzar con las órdenes en curso y mantener un archivo organizado, incluyendo aquellos servicios anteriores que aún tengan gestiones pendientes. ### ¿Cuánto tiempo lleva la transición a un TMS? El plazo depende de la preparación de los datos, las personas implicadas y el alcance del cambio. Decida cuándo ampliar el uso una vez que la oficina y los conductores hayan probado la gestión completa de varios servicios seleccionados. ### ¿Se puede probar un TMS en paralelo con una hoja de cálculo? Sí. Defina el alcance de la prueba y acuerde dónde se registrará la información actualizada de esos servicios. Si mantiene ambos registros en paralelo, asigne a una persona para conciliar los datos y establezca una fecha límite para poner fin a la doble entrada.