--- title: Dal foglio di calcolo al TMS: guida per piccoli trasportatori slug: from-spreadsheets-to-a-tms-small-carrier-guide locale: it description: Preparate i dati, provate alcuni viaggi e definite il metodo di lavoro. Guida al passaggio dai fogli di calcolo a un TMS per piccoli trasportatori. date: 2026-07-15 updated: 2026-09-11 category: guides tags: guides, dispatch, tms, spreadsheets, migration author: LiteTMS Team draft: false --- Iniziate il passaggio dai fogli di calcolo a un TMS partendo da una parte definita dell'attività, ad esempio gli ordini di un singolo cliente. Preparate le anagrafiche necessarie per questi viaggi, concordate dove il team terrà aggiornate le informazioni e testate l'intero ciclo di lavoro fino ai documenti di avvenuta consegna. Estendete l'uso del sistema solo dopo aver verificato i risultati con chi svolge concretamente le mansioni. ## Individuare dove il foglio di calcolo mostra i suoi limiti Un foglio di calcolo è facile da adattare. È possibile aggiungere colonne, modificare intestazioni e organizzare gli ordini in base alle esigenze del team. Se le informazioni rimangono aggiornate e accessibili a tutti, le sole dimensioni della flotta non sono un motivo sufficiente per sostituirlo. Osservate però quanto lavoro si svolge al di fuori del file. Un disponente potrebbe dover telefonare per ricevere un aggiornamento sulla consegna, mentre i documenti arrivano su canali diversi. Chi sostituisce un collega di turno potrebbe fare fatica a completare un viaggio senza chiedere chiarimenti su accordi presi in precedenza. Prendete nota di alcune situazioni concrete della vostra operatività quotidiana: diventeranno punti di verifica specifici durante la prova di un TMS. Un obiettivo utile, ad esempio, è permettere al disponente del turno successivo di trovare lo stato dell'ordine e la documentazione di trasporto senza dover chiamare chi ha gestito la commessa prima di lui. ## Preparare i dati per i primi viaggi Scegliete un cliente abituale o una linea consolidata. Preparate le anagrafiche di committenti, veicoli e autisti necessarie per queste commesse. Controllate duplicati, targhe e recapiti di contatto prima di importarli nel nuovo sistema. Non è necessario trasferire subito l'intero storico aziendale. Individuate le registrazioni passate ancora necessarie per fatture in sospeso, contestazioni aperte o reportistica, e inserite solo queste nel piano di migrazione. Gli altri file possono rimanere in un archivio ordinato. Eseguite un backup prima di modificarli e verificate di riuscire a recuperare qualsiasi ordine con i relativi allegati. Mantenere solo il foglio di calcolo non serve a molto se la documentazione a supporto diventa inaccessibile al team. ## Concordare dove risiede la versione ufficiale dell'ordine Durante la fase di prova, il resto dell'azienda può continuare a usare gli strumenti abituali. Per i viaggi selezionati, stabilite un unico punto in cui registrare lo stato di avanzamento e le modifiche alle istruzioni. In caso contrario, il foglio di calcolo e il TMS finiranno per mostrare dati discordanti. Se per un certo periodo mantenete una doppia gestione, incaricate una persona di allineare i dati e fissate una data di fine per il doppio inserimento. Verificate che autisti e clienti non ricevano comunicazioni contrastanti dai due diversi strumenti. ## Testare un ordine completo tra ufficio e autista Scegliete un ordine che comprenda i passaggi svolti regolarmente dal vostro team. Verificate l'assegnazione dell'autista, l'invio dei dettagli sul percorso e l'aggiornamento dello stato dell'ordine. A consegna avvenuta, controllate i documenti di trasporto e accertatevi che chi si occupa della fatturazione abbia a disposizione tutte le informazioni necessarie. Chiedete all'autista di gestire la propria parte dallo smartphone che usa abitualmente. Osservate la procedura di accesso, la facilità di lettura dei dettagli del trasporto e le modalità di caricamento delle foto. In caso di scarsa copertura di rete, verificate quali informazioni rimangono accessibili, quali aggiornamenti restano in coda di invio e come l'ufficio viene avvisato della ricezione di un aggiornamento. Prendete nota dei passaggi in cui qualcuno ha avuto bisogno di supporto o ha commesso un errore. Alcune problematiche richiederanno la modifica di un'impostazione; altre potrebbero richiedere una breve istruzione o una procedura operativa diversa. Fate verificare la soluzione adottata a chi ha riscontrato il problema. ## Verificare costi e accesso ai dati prima di impegnarsi I costi del periodo di prova dipendono dalle condizioni del fornitore. Controllate durata, limiti previsti e cosa accade al termine della prova. Valutate il prezzo in base al numero previsto di utenti e veicoli, oltre che alle funzionalità necessarie. Informatevi sulle modalità di esportazione dei dati e sull'accesso ai documenti in caso di disdetta. Se possibile, eseguite un'esportazione di prova ed esaminatene il contenuto. Il personale deve sapere come recuperare le informazioni necessarie per continuare a lavorare. ## Estendere l'utilizzo dopo aver valutato i risultati Riprendete le criticità annotate prima del periodo di prova. Il passaggio di consegne tra colleghi è più semplice? È facile rintracciare il documento associato al relativo ordine? Quali operazioni richiedono ancora una trascrizione manuale? Se la prova ha dato buoni risultati, scegliete l'area operativa successiva da trasferire. Fissate una data a partire dalla quale tali attività verranno gestite esclusivamente nel TMS, conservando i vecchi file solo come archivio storico. I tempi dipendono dalla qualità dei dati, dall'ampiezza del passaggio e dalla disponibilità della squadra. Non esiste una tempistica valida per tutte le aziende. ## Usare LiteTMS per questo tipo di prova LiteTMS permette di inserire ordini e anagrafiche senza costi per singolo record. LiteTMS Driver gestisce gli ordini assegnati, gli aggiornamenti di stato e i documenti. Richiede una connessione internet per scaricare le informazioni aggiornate e trasmettere le variazioni all'ufficio. Potete creare moduli e registri personalizzati con [AI Builder](/en/blog/ai-builder-custom-dispatch-tabs). Verificate se consentono di raccogliere i dati che attualmente annotate nelle colonne aggiuntive dei fogli di calcolo. LiteTMS non prevede costi di attivazione né vincoli di durata minima. Una prova può comunque prevedere l'utilizzo di risorse, servizi o moduli a pagamento, pertanto è consigliabile verificare le condizioni nel pannello prima di attivarli. Il nostro [articolo sui prezzi](/en/blog/what-litetms-is-and-why-pay-as-you-go) illustra nel dettaglio le singole voci della fatturazione. ## FAQ ### Quando conviene a un piccolo trasportatore passare dai fogli di calcolo a un TMS? Vale la pena avviare una prova quando mantenere aggiornate le informazioni o passare il lavoro a un collega diventa complicato. Individuate problemi precisi, come la ricerca dei documenti, e verificate se il TMS aiuta il vostro team a risolverli. ### È necessario trasferire tutto lo storico degli ordini? Dipende dai dati ancora necessari per l'operatività quotidiana e le riconciliazioni. Potete partire dagli ordini in corso e mantenere un archivio ordinato, importando solo i viaggi passati con pratiche ancora aperte. ### Quanto tempo richiede il passaggio a un TMS? Le tempistiche variano in base alla preparazione dei dati, alle persone coinvolte e all'entità del cambiamento. Scegliete quando estendere il sistema solo dopo che l'ufficio e gli autisti avranno testato la gestione completa di alcuni trasporti selezionati. ### È possibile testare un TMS continuando a usare i fogli di calcolo? Sì. Definite l'ambito della prova e stabilite dove andranno registrate le informazioni aggiornate per tali viaggi. Se mantenete entrambi i sistemi, incaricate una persona di allinearli e fissate una data certa per eliminare il doppio inserimento.