--- title: Trecerea de la tabele la un TMS: ghid pentru transportatorii mici slug: from-spreadsheets-to-a-tms-small-carrier-guide locale: ro description: Pregătiți datele, alegeți câteva curse de test și stabiliți fluxul de lucru. Ghid de trecere de la tabele la un TMS pentru transportatori mici. date: 2026-07-15 updated: 2026-09-11 category: guides tags: guides, dispatch, tms, spreadsheets, migration author: LiteTMS Team draft: false --- Începeți trecerea de la tabele la un TMS cu o parte bine definită a activității curente, cum ar fi comenzile pentru un singur client. Pregătiți datele necesare acelor curse, stabiliți unde va păstra echipa informațiile actualizate și testați întregul flux al comenzii până la documentele de livrare. Extindeți utilizarea după ce ați verificat rezultatele împreună cu cei care fac efectiv munca. ## Recunoașteți punctele în care tabelul devine greu de gestionat Un tabel este ușor de adaptat. Puteți adăuga o coloană, schimba denumirile și aranja comenzile după cum îi convine echipei. Dacă informațiile rămân actualizate și toată lumea le găsește ușor, mărimea flotei nu este un motiv suficient pentru a-l înlocui. Uitați-vă la volumul de muncă din afara fișierului. Un dispecer poate fi nevoit să sune pentru a afla stadiul unei livrări, în timp ce documentele sosesc în mai multe locuri diferite. Cineva care ține locul unui coleg s-ar putea chinui să finalizeze o cursă fără să întrebe despre înțelegerile anterioare. Notați câteva situații din propria activitate. Acestea vor deveni puncte clare de verificat în perioada de testare a TMS-ului. Un obiectiv util ar putea fi ca următorul dispecer să găsească starea unei comenzi și documentele aferente fără a suna persoana care s-a ocupat anterior de ea. ## Pregătiți datele necesare primelor curse Alegeți un client cunoscut sau o rută obișnuită. Pregătiți fișele de parteneri, vehicule și angajați necesare acelor curse. Verificați înregistrările duplicate, numerele de înmatriculare și datele de contact înainte de a le introduce în noul sistem. Nu este nevoie să transferați dintr-o dată tot istoricul companiei. Identificați înregistrările mai vechi de care aveți încă nevoie pentru facturi restante, dosare deschise sau raportări și includeți-le în planul de migrare. Celelalte fișiere pot rămâne într-o arhivă organizată. Faceți o copie de rezervă înainte de a le modifica și asigurați-vă că puteți găsi o comandă selectată și documentele atașate acesteia. Păstrarea doar a tabelului nu este suficientă dacă documentele justificative devin inaccesibile echipei. ## Stabiliți unde se află versiunea de referință a unei comenzi În timpul testării, restul companiei poate continua să utilizeze instrumentele existente. Pentru cursele selectate, stabiliți un singur loc în care să înregistrați starea curentă și modificările instrucțiunilor. În caz contrar, tabelul și sistemul TMS pot ajunge să afișeze informații diferite. Dacă mențineți o perioadă evidențe paralele, desemnați o persoană care să le confrunte și stabiliți o dată-limită pentru introducerea dublă a datelor. Asigurați-vă că șoferii și clienții nu primesc mesaje contradictorii din cele două instrumente. ## Testați o cursă completă cu biroul și șoferul Alegeți o cursă care include pașii pe care echipa dumneavoastră îi parcurge în mod regulat. Verificați alocarea șoferului, transmiterea detaliilor traseului și actualizarea statusului comenzii. După livrare, verificați documentele și asigurați-vă că persoana responsabilă de facturare are toate informațiile necesare. Rugați șoferul să își parcurgă pașii direct de pe telefonul pe care îl folosește în mod obișnuit. Urmăriți procesul de autentificare, cât de ușor citește detaliile cursei și cum atașează fotografiile. În cazul unei conexiuni slabe la internet, verificați ce informații rămân disponibile, ce actualizări rămân în așteptare pentru trimitere și cum află dispeceratul că o actualizare a sosit. Notați situațiile în care cineva a avut nevoie de ajutor sau a făcut o greșeală. Unele probleme vor necesita modificarea unei setări; altele pot cere o scurtă instruire sau o schimbare în modul de lucru. Rugați persoanele care s-au confruntat cu problema să verifice dacă soluția funcționează. ## Verificați costurile și accesul la date înainte de a lua o decizie Costurile perioadei de testare depind de termenii furnizorului. Verificați durata, limitele incluse și ce se întâmplă la finalul perioadei de probă. Pentru a evalua corect prețul, folosiți numărul estimat de utilizatori și vehicule, alături de funcțiile de care aveți nevoie. Întrebați despre exportul de date și accesul la documente după o eventuală reziliere. Dacă este posibil, faceți un export de probă și verificați conținutul acestuia. Echipa dumneavoastră trebuie să știe cum să recupereze informațiile necesare pentru a-și continua activitatea. ## Extindeți utilizarea după analizarea rezultatelor Reveniți la problemele pe care le-ați notat înainte de testare. Este predarea turei mai simplă? Poate găsi oricine documentul asociat comenzii? Ce anume mai necesită încă o copiere manuală? Dacă testul dă rezultate bune, alegeți următoarea parte a activității pe care doriți să o transferați. Stabiliți o dată de la care acele operațiuni se actualizează exclusiv în TMS, păstrând vechile fișiere doar pentru consultare. Calendarul depinde de calitatea datelor, de amploarea schimbării și de disponibilitatea echipei. Nu există un număr fix de zile valabil pentru orice companie. ## Utilizarea LiteTMS pentru acest tip de testare LiteTMS vă permite să adăugați un număr nelimitat de comenzi și parteneri, fără costuri suplimentare pentru fiecare înregistrare. Aplicația LiteTMS Driver gestionează comenzile alocate, actualizările de status și documentele. Aceasta are nevoie de o conexiune la internet pentru a prelua informațiile actualizate și pentru a trimite modificările către birou. Puteți crea formulare și registre personalizate cu [AI Builder](/en/blog/ai-builder-custom-dispatch-tabs). Verificați dacă acestea pot prelua detaliile pe care le țineți în prezent în coloane suplimentare din foile de calcul. LiteTMS nu percepe taxe de configurare și nu impune o perioadă contractuală minimă. O perioadă de testare poate implica totuși resurse, servicii sau module contra cost, așa că verificați condițiile din panou înainte de a le activa. Articolul nostru despre [tarife](/en/blog/what-litetms-is-and-why-pay-as-you-go) explică detaliat structura costurilor. ## FAQ ### Când ar trebui un transportator mic să treacă de la tabele la un TMS? Luați în calcul o perioadă de testare atunci când menținerea informațiilor la zi sau predarea sarcinilor către un alt coleg devine dificilă. Alegeți probleme concrete, cum ar fi găsirea documentelor, și verificați dacă soluția TMS ajută echipa să le rezolve. ### Trebuie să transfer toate comenzile din istoric? Depinde de înregistrările de care aveți încă nevoie pentru activitatea curentă și pentru reconcilieri. Puteți începe cu comenzile curente și puteți păstra o arhivă organizată, preluând doar cursele mai vechi care au încă situații nerezolvate. ### Cât durează tranziția către un TMS? Durata depinde de pregătirea datelor, de persoanele implicate și de amploarea schimbării. Decideți extinderea utilizării abia după ce personalul din birou și șoferii au testat gestionarea completă a unor curse selectate. ### Pot testa un TMS în paralel cu foile de calcul? Da. Stabiliți domeniul de testare și conveniți unde vor fi înregistrate informațiile actualizate pentru acele curse. Dacă mențineți ambele evidențe în paralel, desemnați o persoană care să le confrunte și stabiliți o dată clară pentru încheierea introducerii duble a datelor.