Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)

§1. Zakres, cel, operacje i czas

1. Przedmiotem jest przetwarzanie potrzebne do świadczenia i zabezpieczenia środowiska LiteTMS Usługobiorcy, w tym hosting, przechowywanie, porządkowanie, pobieranie, wyświetlanie, przesyłanie na żądanie Usługobiorcy, wsparcie, tworzenie kopii zapasowych, usuwanie oraz obsługa aktywowanych integracji.
2. Celem jest dostarczanie wybranych przez Usługobiorcę funkcji oprogramowania do zarządzania transportem w modelu SaaS. Przetwarzanie jest zautomatyzowane, a gdy wymaga tego upoważnione wsparcie — obejmuje ograniczony dostęp ręczny.
3. Umowa obowiązuje tak długo, jak Podmiot przetwarzający posiada Dane osobowe Usługobiorcy. Wypowiedzenie, okres przejściowy, zwrot, pobieranie i usunięcie danych reguluje §7 oraz Regulamin.
4. W zakresie administracji kontem, rozliczeń, przeciwdziałania oszustwom, własnych zapisów bezpieczeństwa i obowiązków prawnych, gdy CodeJungle określa cele i sposoby przetwarzania, CodeJungle działa jako odrębny administrator zgodnie z Polityką prywatności; te działania nie są objęte niniejszą Umową.

§2. Osoby i dane objęte powierzeniem

1. Osobami, których dane dotyczą, mogą być upoważnieni użytkownicy, pracownicy, kierowcy, kandydaci, przedstawiciele, współpracownicy, przewoźnicy, dostawcy, klienci, odbiorcy, nadawcy, osoby kontaktowe Usługobiorcy oraz inne osoby wskazane w Treściach Usługobiorcy.
2. Dane mogą obejmować imiona i nazwiska oraz identyfikatory; dane kontaktowe, konta, uwierzytelnienia, zawodowe i pracownicze; podpisy; komunikację; dane zleceń, tras, pojazdów i lokalizacji; dane finansowe i rozliczeniowe; dokumenty, obrazy, dźwięk i załączniki; dane urządzeń, użytkowania i audytu; oraz inne dane wprowadzone przez Usługobiorcę.
3. Usługa nie jest przeznaczona do rutynowego przetwarzania szczególnych kategorii danych ani danych o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa. Usługobiorca nie powinien ich wprowadzać, chyba że jest to konieczne i zgodne z prawem, ocenił ryzyko i właściwą przesłankę z art. 9 lub 10 RODO, a strony uzgodniły rozsądnie potrzebne dodatkowe zabezpieczenia.

§3. Udokumentowane polecenia

1. Podmiot przetwarzający działa wyłącznie na udokumentowane polecenie Usługobiorcy, również w zakresie transferów międzynarodowych, chyba że inaczej wymaga prawo Unii lub państwa członkowskiego. W takim przypadku przed przetwarzaniem informuje Usługobiorcę o tym wymogu, o ile prawo nie zabrania informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
2. Regulamin, niniejsza Umowa, ustawienia i użycie funkcji Systemu przez Usługobiorcę, zgłoszenia wsparcia oraz przyjęte przez Podmiot przetwarzający pisemne dyspozycje stanowią udokumentowane polecenia. Polecenie wykraczające poza uzgodnioną usługę może wymagać odrębnego zakresu i opłaty.
3. Podmiot przetwarzający niezwłocznie poinformuje Usługobiorcę, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza przepisy o ochronie danych. Może wstrzymać tylko przetwarzanie objęte takim poleceniem do czasu jego zmiany, potwierdzenia zgodności lub wycofania.
4. Usługobiorca odpowiada za zgodność z prawem, rzetelność, prawidłowość, przejrzystość i minimalizację Danych osobowych Usługobiorcy, za obowiązki informacyjne i wnioski osób oraz za wydawane polecenia. Musi właściwie skonfigurować uprawnienia i retencję oraz nie może zlecać przetwarzania niezgodnego z prawem.

§4. Obowiązki i pomoc Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający zapewnia, aby osoby upoważnione do przetwarzania Danych osobowych Usługobiorcy były zobowiązane do zachowania poufności i miały dostęp wyłącznie w niezbędnym zakresie.
2. Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia, charakter, zakres, kontekst i cele oraz ryzyko, Podmiot przetwarzający utrzymuje środki odpowiednie zgodnie z art. 32 RODO. Aktualne środki podstawowe wymienia Załącznik nr 1.
3. Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje, Podmiot przetwarzający rozsądnie pomaga Usługobiorcy w realizacji praw osób i obowiązków z art. 32–36 RODO, w tym dotyczących bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń, oceny skutków i uprzednich konsultacji.
4. Podmiot przetwarzający zawiadomi Usługobiorcę bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia ochrony Danych osobowych Usługobiorcy i — jeżeli to możliwe — dąży do przekazania pierwszego zawiadomienia w ciągu 48 godzin. Przekaże dostępne informacje o charakterze i prawdopodobnych skutkach, dotkniętych danych i osobach, podjętych lub proponowanych środkach oraz punkt kontaktowy. Informacje mogą być uzupełniane etapami. Zawiadomienie nie stanowi uznania winy.
5. Podmiot przetwarzający udostępni informacje rozsądnie potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i niniejszą Umową.

§5. Podprocesorzy i transfery międzynarodowe

1. Usługobiorca udziela ogólnego pisemnego upoważnienia do korzystania z podprocesorów potrzebnych do świadczenia usługi. Zależnie od aktywowanych funkcji obecne kategorie i marki dostawców obejmują: OVHcloud (hosting); Cloudflare (bezpieczeństwo sieci, Turnstile oraz magazyn R2 na pliki i kopie zapasowe); Amazon Web Services (alternatywny lub dodatkowy magazyn plików i kopii zapasowych, §5.9); EmailLabs (e-mail); SMSAPI.pl (SMS); Google Firebase Cloud Messaging (push); skonfigurowany host Umami (analityka usługi); HERE, Google Maps Platform, Mapbox i skonfigurowane źródło Protomaps (mapy/trasy); Fakturownia.pl (fakturowanie); OpenRouter (trasowanie żądań AI) i dostawcy modeli AI opisani w §5.7 (funkcje AI); oraz ElevenLabs (zamiana mowy na tekst, tj. transkrypcja głosu, oraz zamiana tekstu na mowę, tj. głosowe odtwarzanie przetłumaczonych wiadomości, co obejmuje nagrania głosowe i tekst wiadomości przekazywany do syntezy). Stripe zasadniczo działa jako odrębny administrator regulowanej obsługi płatności, a nie podprocesor na podstawie tej Umowy.
2. Przed rozpoczęciem przetwarzania Danych osobowych Usługobiorcy przez właściwego dostawcę Podmiot przetwarzający przekaże jego pełną nazwę prawną, adres, punkt kontaktowy, funkcję, miejsce przetwarzania oraz właściwe zabezpieczenie transferu. Będzie utrzymywał te informacje w aktualności i udostępni ich kopię Usługobiorcy w dowolnym czasie pod adresem contact@litetms.eu. Usługę pod marką wymienioną wyżej może świadczyć inny podmiot z danej grupy — zależnie od wdrożenia Usługobiorcy i konta u dostawcy.
3. Co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem przetwarzania przez nowego podprocesora Podmiot przetwarzający zawiadomi o tym e-mailem lub trwałą wiadomością w Systemie, podając jego tożsamość, funkcję i miejsce przetwarzania. Pilna zmiana może wejść w życie wcześniej wyłącznie wtedy, gdy zwłoka powodowałaby istotne ryzyko dla bezpieczeństwa lub ciągłości usługi; informacja zostanie przekazana bez zbędnej zwłoki, a Usługobiorca zachowuje poniższe prawo sprzeciwu.
4. Usługobiorca może w okresie zawiadomienia, a po pilnej zmianie — bez zbędnej zwłoki od zawiadomienia, zgłosić sprzeciw oparty na uzasadnionych, udokumentowanych przyczynach dotyczących ochrony danych. Strony w dobrej wierze spróbują zastosować rozsądne rozwiązanie alternatywne. Jeżeli go nie ma, każda ze stron może wyłączyć funkcję objętą zmianą, a Usługobiorca może bez kary wypowiedzieć dotkniętą usługę. Z wyjątkiem pilnej zmiany opisanej wyżej nowy podprocesor nie rozpocznie przetwarzania przed upływem okresu na sprzeciw.
5. Podmiot przetwarzający nakłada umownie na podprocesora zasadniczo te same obowiązki ochrony danych i odpowiada wobec Usługobiorcy za ich wykonanie w zakresie wymaganym przez art. 28 ust. 4 RODO.
6. Podstawowy hosting i przechowywanie odbywają się w UE. Przy transferze wymagającym zabezpieczenia Podmiot przetwarzający korzysta z mechanizmu zgodnego z rozdziałem V RODO, takiego jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (w tym Ramy Ochrony Danych UE–USA dla uczestniczącego odbiorcy) albo standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej z dodatkowymi środkami, gdy są potrzebne. Na żądanie udostępni informacje o zabezpieczeniu lub jego kopię, z koniecznymi wyłączeniami.
7. Dostawcy modeli AI. OpenRouter przekazuje każde żądanie AI dostawcy wybranego modelu AI albo dostawcy obsługującemu punkt końcowy tego modelu („dostawca modelu AI”). Podmiot przetwarzający może wybierać, zmieniać i łączyć modele AI bez nowego zawiadomienia z §5.3, jeżeli: (a) dostawca modelu AI jest ujęty w informacji o podprocesorach przekazanej zgodnie z §5.2; (b) żądania tekstowe trafiają wyłącznie do punktów końcowych, które OpenRouter oznacza jako nieprzechowujące treści żądania poza jego obsługą (bez retencji danych) i niewykorzystujące jej do trenowania, a przy braku takiego punktu końcowego żądanie nie zostaje wykonane; oraz (c) transfer poza EOG jest objęty zabezpieczeniem z §5.6. Skorzystanie z dostawcy modelu AI, którego ta informacja jeszcze nie obejmuje, jest powierzeniem przetwarzania nowemu podprocesorowi w rozumieniu §5.3. Warunek (b) nie obejmuje nagrań głosowych przekazywanych przez OpenRouter do transkrypcji; stosuje się do nich warunki retencji dostawcy, który je obsługuje.
8. Usługi wybrane przez Usługobiorcę. Usługa, którą Usługobiorca lub jego użytkownicy łączą z Systemem w ramach własnego konta lub upoważnienia u jej dostawcy, np. aplikacja AI połączona przez serwer MCP LiteTMS albo konto telematyczne skonfigurowane przez Usługobiorcę („usługa wybrana przez Usługobiorcę”), nie jest podprocesorem: Podmiot przetwarzający nie powierza przetwarzania jej dostawcy, dlatego §5.1–§5.5 i §5.7 nie mają do niej zastosowania. Połączenie nawiązane przez Usługobiorcę albo przez użytkownika, gdy Usługobiorca dopuszcza takie połączenia w Systemie, jest udokumentowanym poleceniem Usługobiorcy w rozumieniu §3, aby przesyłać do tej usługi i przyjmować od niej Dane osobowe Usługobiorcy w zakresie objętym połączeniem i uprawnieniami użytkownika. Jeżeli takie przesłanie jest transferem poza EOG, Usługobiorca poleca Podmiotowi przetwarzającemu oprzeć je na podstawie transferu dostępnej dla tego dostawcy, takiej jak obejmująca go decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (w tym Ramy Ochrony Danych UE–USA, jeżeli dostawca w nich uczestniczy) albo zabezpieczenia przewidziane w umowie Usługobiorcy z dostawcą, i odpowiada za to, aby taka podstawa istniała, zanim dopuści połączenie. W relacji między stronami Usługobiorca odpowiada również za wybór usługi, za umowę z jej dostawcą, za zgodność przesyłania z prawem oraz za przetwarzanie danych przez dostawcę. Podmiot przetwarzający pozostaje odpowiedzialny za bezpieczeństwo i prawidłowe działanie połączenia w zakresie, w jakim ma na nie wpływ, przesyła wyłącznie dane objęte połączeniem i umożliwia Usługobiorcy zakończenie połączenia w Systemie. Dostawca wskazany w §5.1 pozostaje podprocesorem w zakresie opisanego tam przetwarzania. Niniejszy ustęp nie wpływa na prawa osób, których dane dotyczą, wynikające z art. 82 RODO, ani na odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego za jego własne naruszenia.
9. Przechowywanie plików i kopii zapasowych. Przechowywane pliki i zaszyfrowane kopie zapasowe są utrzymywane w Cloudflare R2. Podmiot przetwarzający może także przechowywać je lub ich kopie w Amazon Web Services albo przenosić je między tymi dwoma dostawcami bez nowego zawiadomienia z §5.3, jeżeli: (a) dane pozostają w UE; oraz (b) kopie zapasowe są szyfrowane, zanim opuszczą systemy Podmiotu przetwarzającego. Przechowywanie ich u innego dostawcy jest powierzeniem przetwarzania nowemu podprocesorowi w rozumieniu §5.3. Bez względu na dostawcę okres przechowywania i usuwanie kopii zapasowych określa §7.3.

§6. Przeglądy i audyty

1. Podmiot przetwarzający w pierwszej kolejności udostępni posiadane informacje o bezpieczeństwie i zgodności, kwestionariusze lub niezależne raporty, jeżeli rozsądnie odpowiadają potrzebie Usługobiorcy.
2. Jeżeli dalsza weryfikacja jest rozsądnie potrzebna, Usługobiorca lub niezależny audytor związany poufnością może przeprowadzić audyt. O ile naruszenie, regulator lub pilne ryzyko nie uzasadnia krótszego terminu, Usługobiorca powiadamia co najmniej 14 dni wcześniej. Audyt odbywa się w zwykłych godzinach pracy, nie częściej niż raz w roku, bez dostępu do danych innych klientów, naruszenia bezpieczeństwa ani nadmiernego zakłócania działalności.
3. Podmiot przetwarzający ponosi zwykły koszt wykazania zgodności. Usługobiorca ponosi koszt swojego audytora i rozsądny, uprzednio uzgodniony koszt wyjątkowych prac wykonywanych specjalnie na jego potrzeby, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie Podmiotu przetwarzającego. Postanowienie nie ogranicza właściwego organu ani nie uzależnia obowiązkowej współpracy od zapłaty.
4. Usługobiorca niezwłocznie przekaże ustalenia z audytu. Każda strona chroni poufne i wrażliwe dla bezpieczeństwa informacje drugiej strony.

§7. Zwrot, okres przejściowy i usunięcie

1. W czasie umowy Usługobiorca może korzystać z dostępnych funkcji eksportu. Po zakończeniu wybiera zwrot albo usunięcie danych, z zachowaniem praw do zmiany dostawcy i pobierania danych z §15 Regulaminu. Jeżeli nie wybierze inaczej zgodnie z prawem, Podmiot przetwarzający utrzyma dostępność przez właściwy okres pobierania, a następnie usunie dane z aktywnych systemów.
2. Po uzgodnionym okresie pobierania Podmiot przetwarzający usuwa albo zwraca Dane osobowe Usługobiorcy i usuwa istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub państwa członkowskiego wymaga przechowywania. Na żądanie potwierdzi wykonanie.
3. Dane w awaryjnych kopiach zapasowych są wyłączone ze zwykłego użytku i dostępu, nie są odtwarzane poza usuwaniem awarii i wygasają zgodnie z udokumentowanym cyklem rotacji, który może trwać do 12 miesięcy. W razie odtworzenia kopii wymagane usunięcia są ponawiane.

§8. Odpowiedzialność i kolejność dokumentów

1. Do niniejszej Umowy stosuje się zasady odpowiedzialności z §16 Regulaminu. Żadne ograniczenie nie narusza praw osoby z art. 82 RODO, uprawnień organu ani odpowiedzialności, której bezwzględnie obowiązujące prawo nie pozwala ograniczyć. Karę administracyjną ponosi podmiot, na który została nałożona.
2. W razie sprzeczności z Regulaminem w zakresie przetwarzania Danych osobowych Usługobiorcy pierwszeństwo ma niniejsza Umowa. Indywidualnie podpisana umowa powierzenia ma pierwszeństwo przed tą wersją internetową w swoim zakresie.
3. Stosuje się prawo polskie, bez uszczerbku dla RODO i innego prawa bezwzględnie obowiązującego. Właściwość sądu określa Regulamin.

Załącznik nr 1. Podstawowe środki techniczne i organizacyjne

• szyfrowanie danych podczas transmisji (TLS);
• logiczna separacja środowisk i kontrola dostępu;
• indywidualne uwierzytelnianie, uprawnienia oparte na rolach oraz funkcja uwierzytelniania dwuskładnikowego;
• cookies uwierzytelniające ograniczone do hosta, z flagą HttpOnly, oraz kontrolowane czasy sesji;
• logi audytowe i bezpieczeństwa;
• automatyczne kopie zapasowe, ograniczony zwykły dostęp i określony cykl rotacji;
• ograniczony dostęp personelu zgodnie z rolą i potrzebą;
• obsługa zdarzeń bezpieczeństwa i naruszeń ochrony danych osobowych;
• weryfikacja podprocesorów i umowne obowiązki ochrony danych;
• kontrolowane usuwanie z aktywnych systemów i izolacja kopii zapasowych do czasu ich wygaśnięcia.

Środki mogą rozwijać się wraz z ryzykiem i technologią, pod warunkiem że ogólny poziom ochrony nie zostanie istotnie obniżony w czasie umowy.