Polityka prywatności LiteTMS.eu

1. Kto odpowiada za dane

1. Administrator: CodeJungle Sp. z o. o., Kawki 51, 42-140 Panki, KRS: 0000722231, NIP: 5742064222, REGON: 369658794 („CodeJungle”, „my”). W sprawach prywatności można skontaktować się z nami pod adresem contact@litetms.eu lub listownie na powyższy adres.
2. Jesteśmy administratorem danych związanych ze stroną internetową, rejestracją i obsługą konta, kontaktami sprzedażowymi i partnerskimi, zgodami marketingowymi, rozliczeniami, bezpieczeństwem, przestrzeganiem prawa oraz własną dokumentacją biznesową.
3. Usługobiorca jest co do zasady administratorem danych osobowych, które wprowadza do swojego środowiska, np. danych pracowników, kierowców, kontrahentów, klientów, zleceń, dokumentów i danych GPS. W tym zakresie działamy jako podmiot przetwarzający na zasadach Umowy powierzenia przetwarzania danych, z wyjątkiem ograniczonego przetwarzania na własne potrzeby bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom, rozliczeń lub wykonania obowiązków prawnych.
4. Jeżeli dane wprowadził Usługobiorca, wniosek dotyczący praw do danych należy w pierwszej kolejności skierować do niego. Wspieramy Usługobiorcę zgodnie z Umową powierzenia.

2. Jakie dane pozyskujemy i skąd

• Od Ciebie: imię i nazwisko, dane firmy i dane kontaktowe, dane konta, korespondencję, zgłoszenia wsparcia, dane rozliczeniowe, preferencje oraz zapisy zgód.
• Podczas korzystania ze strony lub platformy: adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, zdarzenia sesji i bezpieczeństwa, dzienniki audytowe, zdarzenia dotyczące funkcji i stron, znaczniki czasu oraz przybliżoną lokalizację wynikającą z danych sieciowych.
• Od innych podmiotów: pracodawcy lub administratora konta Usługobiorcy, Partnera polecającego, publicznych rejestrów przedsiębiorców, takich jak KRS lub GUS, oraz dostawców płatności, komunikacji, bezpieczeństwa, map i integracji.
• Treści kontrolowane przez Usługobiorcę: ich zakres zależy od sposobu używania Systemu i może obejmować dane zawodowe i pracownicze, identyfikatory, adresy, komunikację, dokumenty, obrazy, nagrania głosowe, informacje powiązane z pojazdami i dokładną historię lokalizacji. To Usługobiorca ustala zgodny z prawem cel i zakres.

3. Cele i podstawy prawne

• Rejestracja, umowa, konta i wsparcie: działania na żądanie przed zawarciem umowy i jej wykonanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Gdy Usługobiorcą jest organizacja, a Ty działasz w jej imieniu, podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zawarciu i obsłudze relacji biznesowej (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Płatności, faktury, podatki i księgowość: wykonanie umowy i obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. b i c).
• Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, diagnozowanie błędów, analityka i rozwój usługi: nasz prawnie uzasadniony interes w ochronie i niezawodnym działaniu usługi oraz rozumieniu zbiorczego sposobu jej używania (art. 6 ust. 1 lit. f). Ograniczamy właściwości zdarzeń i nie korzystamy z sieci reklamowych.
• Kontakt, lista oczekujących i zgłoszenia partnerskie: podjęcie działań na Twoje żądanie przed umową (art. 6 ust. 1 lit. b) albo nasz prawnie uzasadniony interes w udzielaniu odpowiedzi na zapytania biznesowe (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Wiadomości marketingowe: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy o komunikacji elektronicznej). Zgoda jest dobrowolna i można ją wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.
• Reklamacje, roszczenia, żądania organów i zgłoszenia nielegalnych treści: obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit. c) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w ustalaniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń i zapewnieniu zgodności usługi z prawem (art. 6 ust. 1 lit. f).

Gdy opieramy przetwarzanie na prawnie uzasadnionym interesie, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego można wnieść zawsze — wtedy zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Pola oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi żądania, utworzenia lub prowadzenia konta albo wykonania obowiązku prawnego. Bez nich możemy nie móc odpowiedzieć lub świadczyć usługi. Zgoda marketingowa i pola oznaczone jako opcjonalne są dobrowolne. O tym, jakie dane użytkownicy muszą wprowadzać do środowiska, decyduje Usługobiorca.

5. Odbiorcy i integracje

Dostęp otrzymują wyłącznie upoważnieni pracownicy i dostawcy, którzy go potrzebują. Zależnie od używanych funkcji odbiorcami mogą być:

• hosting, przechowywanie, kopie zapasowe i bezpieczeństwo: OVHcloud (hosting), Cloudflare (bezpieczeństwo sieci; pliki i kopie zapasowe są przechowywane w Cloudflare R2) oraz Amazon Web Services lub inny dostawca przechowywania danych w UE, jeżeli przechowujemy tam dodatkowe kopie albo przenosimy do niego przechowywanie;
• płatności i fakturowanie: Stripe i Fakturownia.pl; Stripe działa zasadniczo jako odrębny administrator w zakresie regulowanej obsługi płatności;
• komunikacja: EmailLabs, SMSAPI.pl i Google Firebase Cloud Messaging;
• analityka usługi: operator skonfigurowanego punktu końcowego Umami, jeżeli analityka jest włączona;
• mapy i wyznaczanie tras: HERE, Google Maps Platform, Mapbox oraz dostawca aktywowanego źródła kafelków Protomaps;
• AI, transkrypcja głosu i synteza mowy: OpenRouter i dostawcy modeli AI, do których kieruje on żądania (dostawca wybranego modelu lub dostawca obsługujący jego punkt końcowy), oraz ElevenLabs, gdy skonfigurowano jego usługę zamiany mowy na tekst lub zamiany tekstu na mowę;
• aplikacje AI łączone przez użytkowników: dostawca aplikacji AI, którą użytkownik połączył ze swoim kontem; przetwarza on dane na podstawie własnych warunków i nie jest naszym podprocesorem (sekcja 7);
• integracje wybrane przez Usługobiorcę: dostawcy telematyki, księgowości, KSeF lub innych usług skonfigurowanych przez Usługobiorcę.

Możemy też ujawnić dane doradcom zawodowym, ubezpieczycielom, bankom, sądom, regulatorom lub organom publicznym, jeżeli jest to konieczne i zgodne z prawem. Zależnie od usługi dostawca może być naszym procesorem, podprocesorem albo odrębnym administratorem. Aktualne informacje dla poszczególnych funkcji są również dostępne w Systemie lub dokumentacji integracji.

6. Mapy, GPS i AI

1. Funkcje map, wyszukiwania i wyznaczania tras mogą przekazywać wybranemu dostawcy współrzędne, adresy lub wyszukiwane hasła oraz techniczne dane żądania. Ograniczamy identyfikatory bezpośrednie, ale dane geograficzne nie muszą być anonimowe.
2. Gdy Usługobiorca używa GPS lub funkcji monitorowania personelu, odpowiada za podstawę prawną, informacje dla pracowników lub kierowców, zasady dostępu i retencję. My zapewniamy usługę techniczną i przetwarzamy dane zgodnie z Umową powierzenia.
3. Funkcje AI, z których użytkownicy korzystają bezpośrednio, są oznaczone w interfejsie. Niektóre funkcje AI działają też automatycznie, gdy są aktywne, na przykład porządkują wiadomości przychodzące od kierowców, sprawdzają, czy firma, miejsce lub pozycja listy już istnieje, podpowiadają dopasowanie kolumn importu albo sprawdzają język wiadomości przed jej przetłumaczeniem. Prompty, załączniki, właściwy kontekst środowiska, nagrania głosowe, tekst wiadomości przekazywany do syntezy mowy (głosowego odtwarzania przetłumaczonych wiadomości) i wygenerowana odpowiedź mogą być przekazywane OpenRouterowi, dostawcy modelu AI, do którego OpenRouter kieruje żądanie, lub ElevenLabs w celu realizacji żądania lub wykonania sprawdzenia. Tekstowe żądania do OpenRouter są konfigurowane tak, aby odrzucać punkty końcowe oznaczone przez OpenRouter jako zbierające treść żądania oraz wymagać routingu bez retencji danych; jeżeli brak zgodnego punktu końcowego, żądanie nie zostaje wykonane. Model AI używany przez daną funkcję może się z czasem zmieniać w tych granicach. Dedykowane trasy transkrypcji i syntezy mowy oraz dostawcy wybrani przez Usługobiorcę mogą mieć inne mechanizmy retencji, które podlegają właściwym warunkom podmiotu przetwarzającego i konfiguracji konta. CodeJungle nie wykorzystuje Treści Usługobiorcy do trenowania modelu ogólnego przeznaczenia bez odrębnej, wyraźnej zgody. Użytkownicy powinni minimalizować dane osobowe i sprawdzać wyniki przed ich wykorzystaniem.

7. Aplikacje AI, które łączysz samodzielnie

1. Gdy Usługobiorca włączy moduł „ChatGPT, Claude i MCP”, każdy użytkownik może połączyć ze swoim kontem LiteTMS wybraną aplikację AI, np. ChatGPT, Claude albo inną aplikację obsługującą protokół Model Context Protocol (MCP). Aplikacja loguje się jako ten użytkownik i działa wyłącznie w granicach jego roli i uprawnień, więc może otrzymać wszystkie dane ze środowiska, które widzi ten użytkownik (sekcja 2), np. imiona i nazwiska, dane kontaktowe, dokumenty i terminy ich ważności, pojazdy oraz przypomnienia. Przed wyrażeniem zgody użytkownik widzi, co aplikacja chce odczytywać i co może zmieniać.
2. Aplikację i model AI, z którego korzysta, zapewnia dostawca aplikacji (np. OpenAI w przypadku ChatGPT lub Anthropic w przypadku Claude), a nie CodeJungle. Dane, które aplikacja pobiera z LiteTMS, trafiają do tego dostawcy i są przetwarzane na podstawie jego warunków i polityki prywatności. To one rozstrzygają, czy dane są przechowywane, gdzie są przetwarzane (także poza EOG) i czy służą do trenowania modeli. Dostawca aplikacji nie jest naszym podprocesorem, a opisany w sekcji 6 routing bez retencji danych go nie dotyczy.
3. LiteTMS otrzymuje zapytania wysyłane przez aplikację, np. wyszukiwaną frazę albo treść przypomnienia, oraz dane techniczne, takie jak nazwa aplikacji, jej adres internetowy i adres sieciowy, z którego się łączy. Nie otrzymujemy rozmowy użytkownika z aplikacją.
4. Każde połączenie zapisujemy w środowisku Usługobiorcy (aplikację, udzielone uprawnienia oraz datę połączenia i ostatniego użycia). Dziennik audytowy rejestruje każde połączenie, każdą zmianę i każde zapytanie (użyte narzędzie i to, czy się powiodło, bez treści pytania i odpowiedzi). Użytkownik widzi swoje połączenia i może je zakończyć w Ustawieniach, w zakładce Połączone aplikacje, a administratorzy konta Usługobiorcy widzą i mogą zakończyć wszystkie. Połączenie wygasa też po 30 dniach nieużywania, a w każdym razie po 180 dniach od jego nawiązania, i nie działa, gdy moduł jest wyłączony lub konto użytkownika jest nieaktywne. Przetwarzamy te zapisy, aby zapewnić połączenie i jego bezpieczeństwo, na podstawach prawnych opisanych w sekcji 3, i przechowujemy je zgodnie z sekcją 9.
5. W odniesieniu do danych ze środowiska, które otrzymuje aplikacja, administratorem pozostaje Usługobiorca, a CodeJungle przesyła je na jego żądanie zgodnie z §5.8 Umowy powierzenia przetwarzania danych. Usługobiorca decyduje, czy dopuszcza aplikacje AI i co widzi każda rola, oraz odpowiada za podstawę prawną, za poinformowanie osób, których dane mogą zostać przekazane (np. kierowców i pracowników), a także za ustalenia z dostawcą aplikacji, w tym za ewentualny transfer poza EOG. Prawa dotyczące danych przechowywanych przez dostawcę aplikacji można realizować u tego dostawcy lub u Usługobiorcy. Użytkownicy powinni udostępniać tylko dane potrzebne do zadania i sprawdzać odpowiedzi aplikacji przed ich wykorzystaniem.

8. Transfery międzynarodowe

Podstawowy hosting i przechowywanie danych produkcyjnych odbywają się w Unii Europejskiej. Niektórzy dostawcy lub aktywowane integracje mogą przetwarzać ograniczony zakres danych poza EOG albo zapewniać stamtąd dostęp wsparcia. Gdy jest to wymagane, korzystamy z decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym Ram Ochrony Danych UE–USA dla uczestniczącego odbiorcy), standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne, albo innego zgodnego z rozdziałem V RODO mechanizmu. Informację o właściwym zabezpieczeniu lub jego kopię, z usunięciem chronionych informacji handlowych, można uzyskać pod adresem contact@litetms.eu. W przypadku aplikacji AI połączonej przez użytkownika (sekcja 7) o miejscu przetwarzania danych decyduje jej dostawca na podstawie własnych warunków. Jeżeli przesłanie danych do aplikacji jest transferem poza EOG, §5.8 Umowy powierzenia opiera je na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony obejmującej tego dostawcę albo na zabezpieczeniach w umowie Usługobiorcy z nim.

9. Jak długo przechowujemy dane

• Dane środowiska Usługobiorcy: przez czas umowy oraz okresy przejściowy i pobierania danych opisane w Regulaminie i Umowie powierzenia. Po okresie pobierania usuwamy je z aktywnych systemów, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania. Kopie awaryjne wygasają zgodnie z cyklem rotacji, który może trwać do 12 miesięcy, i pozostają wyłączone ze zwykłego użytku.
• Konta, umowy, rozliczenia i dokumentacja podatkowa: przez czas relacji, a potem przez wymagane prawem okresy przedawnienia, podatkowe i rachunkowe.
• Zapytania, lista oczekujących i zgłoszenia partnerskie: do zakończenia sprawy lub udziału, a następnie przez okres potrzebny do udokumentowania relacji lub obrony roszczeń. Nieskonwertowane leady okresowo weryfikujemy i usuwamy, gdy nie są już potrzebne.
• Zapisy zgód marketingowych i listy wyłączeń: podczas obowiązywania zgody, a później przez okres potrzebny do wykazania zgodności lub przestrzegania rezygnacji.
• Logi bezpieczeństwa, audytowe i techniczne: przez okres rozsądnie potrzebny do ochrony usługi, badania incydentów i ustalania roszczeń; dokładny czas zależy od rodzaju logu i ryzyka.

Gdy dane przestają być potrzebne, usuwamy je lub anonimizujemy. Obowiązek zabezpieczenia danych, spór lub żądanie organu może wydłużyć właściwy okres.

10. Twoje prawa

Na warunkach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia i przeniesienia; sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na prawnie uzasadnionym interesie; oraz w każdej chwili wycofać zgodę. Możesz złożyć skargę do organu nadzorczego — w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezesa UODO) — albo do organu właściwego dla miejsca zwykłego pobytu, pracy lub domniemanego naruszenia.

Wniosek wyślij na contact@litetms.eu. Możemy potrzebować potwierdzenia tożsamości. Prawa nie są bezwzględne; jeżeli nie możemy wykonać wniosku, wyjaśnimy podstawę prawną.

11. Decyzje automatyczne, bezpieczeństwo, cookies i zmiany

1. CodeJungle nie podejmuje wobec odwiedzających stronę, leadów ani przedstawicieli Usługobiorców decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływają. Sugestie AI nie podejmują za Usługobiorcę wiążących decyzji operacyjnych ani pracowniczych.
2. Stosujemy zabezpieczenia techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, role i uprawnienia, izolację środowisk, kopie zapasowe, logowanie zdarzeń oraz obsługę incydentów. Żadna usługa nie może zagwarantować bezpieczeństwa absolutnego.
3. Cookies, pamięć przeglądarki, Turnstile i analitykę Umami opisuje Polityka cookies i podobnych technologii.
4. Możemy aktualizować tę politykę, gdy zmienia się przetwarzanie lub prawo. Opublikujemy nową wersję i datę, a o istotnych zmianach poinformujemy odpowiednim kanałem. Wcześniejsze wersje udostępniamy na życzenie.