Polityka Prywatności Serwisu LiteTMS.eu

I. Administrator Danych i Podmiot Przetwarzający

1. Administrator Danych: W odniesieniu do danych osób odwiedzających stronę internetową (landing page), danych reprezentantów firm rejestrujących konto oraz danych bilingowych i rozliczeniowych, Administratorem jest CodeJungle Sp. z o. o. z siedzibą w Kawkach (Kawki 51, 42-140 Panki), NIP: 5742064222, KRS: 0000722231, REGON: 369658794.
2. Podmiot Przetwarzający (Procesor): W odniesieniu do wszelkich danych wprowadzanych do Systemu przez Klienta (w tym danych pracowników, kierowców, kontrahentów oraz geolokalizacji floty), Administratorem tych danych pozostaje Klient (firma transportowa). CodeJungle Sp. z o. o. występuje wyłącznie w roli Podmiotu Przetwarzającego, działającego na udokumentowane polecenie Klienta na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA).

II. Cele i Podstawy Przetwarzania Danych przez Administratora

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Świadczenie usług i obsługa konta: Rejestracja przestrzeni roboczej (tenant) oraz komunikacja techniczna. Podstawą prawną jest niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2. Rozliczenia i księgowość: Przetwarzanie danych o płatnościach. Podstawą prawną jest wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
3. Bezpieczeństwo i analityka (Privacy by Design): Wykorzystujemy własną instancję systemu statystyk Umami (self-hosted) oraz zabezpieczenie Cloudflare Turnstile, aby chronić formularze przed botami bez nadmiernego śledzenia użytkowników i bez udostępniania danych zewnętrznym sieciom reklamowym. Przetwarzamy również logi audytowe aktywności w systemie. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w postaci zapewnienia bezpieczeństwa i optymalizacji platformy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

III. Odbiorcy Danych i Subprocesorzy

Dla zapewnienia najwyższej jakości Platformy, współpracujemy z następującymi dostawcami usług i technologii:

• Infrastruktura i chmura: OVH (serwery), Cloudflare (Proxy, Turnstile, Cloudflare R2 do plików), Amazon S3 (kopie zapasowe).
• Rozliczenia i Fakturowanie: Operator płatności Stripe (który na mocy prawa finansowego działa również jako niezależny Administrator) oraz integracja poprzez API Fakturownia.pl.
• Komunikacja: EmailLabs (e-maile transakcyjne), SMSAPI.pl (bramka SMS), Google Firebase (powiadomienia push w aplikacji mobilnej).
• Zewnętrzne interfejsy: OpenRouter do obsługi funkcjonalności Sztucznej Inteligencji.

IV. Zanonimizowane Mapy i Integracje Telematyczne

System wykorzystuje zdywersyfikowany ekosystem API (m.in. HERE Maps, Google Maps, Mapbox) do wyznaczania tras i wyszukiwania. W celu minimalizacji danych, Platforma przekazuje do tych dostawców wyłącznie same współrzędne geograficzne (koordynaty), bez jakichkolwiek identyfikatorów kierowcy czy pojazdu. W przypadku integracji Systemu z zewnętrznymi dostawcami GPS Klienta, LiteTMS dostarcza wyłącznie narzędzie techniczne. To Klient decyduje, czy i w jaki sposób zgodnie z prawem korzysta z GPS wobec swojego personelu. Klient odpowiada za zapewnienie zgodnej z prawem podstawy przetwarzania danych lokalizacyjnych, realizację obowiązków informacyjnych wobec kierowców i pracowników oraz wdrożenie zasad monitoringu GPS zgodnych z prawem pracy i przepisami o ochronie danych.

V. Sztuczna Inteligencja (AI Act)

Platforma wykorzystuje funkcjonalności Inteligentnego Asystenta. Informujemy, że w ramach tej usługi Użytkownik wchodzi w bezpośrednią interakcję z systemem generatywnym. LiteTMS konfiguruje funkcje AI tak, aby ograniczać przetwarzanie danych przez zewnętrznych dostawców. Tam, gdzie to możliwe, wybieramy ustawienia i modele, które ograniczają retencję zapytań (promptów) i nie wykorzystują danych Klientów do trenowania modeli. Zakres przetwarzania może zależeć od wybranego dostawcy lub modelu i jest opisany w liście subprocesorów oraz dokumentacji.

VI. Okres Przechowywania Danych (Retencja) i Eksport (Data Act)

1. Mechanika Soft-Delete: Po usunięciu danych (lub przestrzeni roboczej), trafiają one do mechanizmu ochronnego (kwarantanny) na 30 dni. Po tym czasie są trwale usuwane z systemów produkcyjnych. Kopie zapasowe zawierające te dane wygasają zgodnie z cyklem rotacji kopii (pełne kopie zapasowe mogą być przechowywane do 12 miesięcy) i służą wyłącznie odtworzeniu Systemu po awarii; nie wykorzystujemy ich do przywracania pojedynczych, wcześniej usuniętych danych.
2. Księgowość: Dane rozliczeniowe przechowujemy przez 5 lat od końca roku kalendarzowego.
3. Eksport Danych (EU Data Act): Zapewniamy Klientom swobodę przenoszenia danych. W trakcie trwania umowy oraz do 30 dni po jej zakończeniu, Klient może bezpłatnie wyeksportować swoje zbiory z systemu w powszechnie stosowanym formacie maszynowym.

VII. Przekazywanie Danych poza EOG

Dane produkcyjne LiteTMS są hostowane w Unii Europejskiej. Jeżeli przy wybranych dostawcach technologicznych dochodzi do ograniczonego dostępu lub transferu poza EOG (np. usługi AWS, Stripe, Cloudflare, OpenRouter), odbywa się to zgodnie z RODO, w szczególności na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak zatwierdzone przez Komisję Europejską Standardowe Klauzule Umowne (SCC) lub inne gwarancje przewidziane prawem.

VIII. Twoje Prawa

Zgodnie z RODO, przysługuje Ci prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO). Wszelkie pytania dotyczące prywatności prosimy kierować na adres contact@litetms.eu.

IX. Pliki Cookies

Strona internetowa i System korzystają z niezbędnych plików cookies (m.in. do obsługi sesji i bezpieczeństwa formularzy). Do statystyk używamy własnej, przyjaznej prywatności instancji Umami (self-hosted), a formularze chroni Cloudflare Turnstile. Szczegółowe informacje znajdziesz w odrębnej Polityce Cookies.