Jak przejść z arkusza do TMS w małej firmie transportowej

Przejście z arkusza do TMS warto zacząć od wybranego zakresu bieżącej pracy, na przykład zleceń jednego klienta. Przygotuj potrzebne kartoteki, ustal z zespołem, gdzie zapisujecie aktualne informacje, i sprawdź obsługę transportu od przyjęcia zlecenia do dokumentów po dostawie. Dopiero po takim teście rozszerzaj pracę w nowym systemie.

Kiedy arkusz zaczyna utrudniać pracę

Arkusz łatwo dopasować do własnych potrzeb. Możesz dodać kolumnę, zmienić oznaczenia i ułożyć zlecenia tak, jak lubi pracować zespół. Jeśli informacje są aktualne i każdy potrafi je znaleźć, sama liczba pojazdów nie przesądza o potrzebie zmiany.

Warto przyjrzeć się temu, ile pracy odbywa się poza plikiem. Być może dyspozytor musi dzwonić, żeby ustalić status dostawy, a dokumenty przychodzą w kilku miejscach. Albo osoba zastępująca kolegę nie potrafi dokończyć zlecenia bez pytania go o ustalenia.

Zapisz kilka takich sytuacji z codziennej pracy. Będą konkretną listą rzeczy do sprawdzenia podczas testu TMS. Przykładowy cel może brzmieć: osoba przejmująca zmianę potrafi ustalić status zlecenia i znaleźć jego dokumenty bez kontaktu z poprzednim dyspozytorem.

Przygotuj dane potrzebne do pierwszych zleceń

Wybierz klienta lub relację, którą zespół dobrze zna. Przygotuj dane kontrahentów, pojazdów i pracowników potrzebnych do obsługi tych transportów. Sprawdź powtarzające się wpisy, numery rejestracyjne oraz aktualność danych kontaktowych.

Nie musisz od razu przenosić całej historii firmy. Ustal jednak, które starsze informacje będą potrzebne do bieżących rozliczeń, otwartych spraw lub raportów. Takie dane warto uwzględnić w planie przenoszenia.

Pozostałe pliki możesz zachować w uporządkowanym archiwum. Przed zmianami zrób kopię danych i sprawdź, czy potrafisz odnaleźć w niej wybrane zlecenie oraz jego załączniki. Samo zachowanie arkusza nie wystarczy, jeśli dokumenty pozostaną w miejscach, do których zespół straci dostęp.

Ustal, gdzie jest aktualna wersja zlecenia

Podczas testu stary sposób pracy może nadal obsługiwać resztę firmy. Dla wybranych zleceń określ jednak jedno miejsce, w którym zapisujecie obowiązujący status i zmiany ustaleń. Inaczej łatwo o rozbieżność między arkuszem a TMS.

Jeśli przez pewien czas prowadzicie wpisy równolegle, ustal, kto je porównuje i kiedy kończycie podwójne zapisywanie. Sprawdź również, żeby kierowca lub klient nie otrzymywał sprzecznych wiadomości z dwóch narzędzi.

Przetestuj cały transport z biurem i kierowcą

Przeprowadź test na zleceniu, które obejmuje czynności wykonywane u Was na co dzień. Sprawdź przypisanie kierowcy, przekazanie szczegółów trasy oraz aktualizację statusu. Po dostawie odszukaj dokumenty i zobacz, czy osoba zajmująca się rozliczeniem ma potrzebne informacje.

Poproś kierowcę o wykonanie tych czynności na jego telefonie. Zwróć uwagę na logowanie, czytelność danych i dodawanie zdjęć. Przy słabym zasięgu sprawdź, które informacje pozostają dostępne, co czeka na wysłanie i jak biuro rozpoznaje, że aktualizacja już dotarła.

Zanotuj miejsca, w których ktoś potrzebował pomocy lub się pomylił. Część problemów rozwiąże poprawienie ustawień, inne będą wymagały krótkiej instrukcji albo zmiany sposobu pracy. Sprawdź poprawki z osobami, które zgłosiły trudność.

Sprawdź koszt i możliwość wyjścia z systemu

Koszt testu zależy od warunków dostawcy. Sprawdź długość próby, jej limity i to, co dzieje się po jej zakończeniu. Do porównania przydadzą się liczba użytkowników i pojazdów oraz funkcje, których faktycznie potrzebujecie.

Zapytaj również o eksport danych i dostęp do dokumentów po rezygnacji. Jeśli masz możliwość, wykonaj próbny eksport i sprawdź jego zawartość. Zespół powinien wiedzieć, jak odzyskać informacje potrzebne do dalszej pracy.

Rozszerz zakres po sprawdzeniu wyników

Wróć do problemów zapisanych przed testem. Czy zmiana dyspozytora jest prostsza? Czy dokument da się odnaleźć przy zleceniu? Co nadal trzeba przepisywać ręcznie?

Jeżeli test daje dobre wyniki, wybierz kolejną część pracy do przeniesienia. Ustal termin, od którego dla tego zakresu aktualizujecie już tylko TMS, a stare pliki służą do odczytu. Czas przejścia zależy od jakości danych, zakresu zmian i dostępności zespołu; nie ma jednej liczby dni, która pasuje do każdej firmy.

Jak sprawdzić LiteTMS w takim teście

W LiteTMS możesz prowadzić zlecenia i bazę kontrahentów bez limitu i opłat za kolejne wpisy. Aplikacja LiteTMS Mobile obsługuje przydzielone zlecenia, statusy i dokumenty. Do pobierania aktualnych informacji oraz przekazywania zmian potrzebuje internetu.

Własne formularze i ewidencje możesz przygotować w AI Builderze. Sprawdź, czy pozwalają zapisać informacje, dla których używasz dziś dodatkowych kolumn w arkuszu.

LiteTMS nie ma opłaty wdrożeniowej ani minimalnego okresu korzystania. Test może jednak obejmować płatne zasoby, usługi lub moduły, dlatego przed uruchomieniem sprawdź warunki w panelu. Szczegóły znajdziesz w artykule o sposobie naliczania opłat.