AI Builder: Eigenes Modul in LiteTMS erstellen

Mit dem AI Builder können Sie in LiteTMS eigene Module mit Formularen und Listen gespeicherter Einträge erstellen. Beschreiben Sie einfach, welche Informationen Sie erfassen möchten, prüfen Sie das vorgeschlagene Layout und passen Sie die Felder an, bevor Sie das Modul für Ihr Team freigeben. Programmierkenntnisse sind dafür nicht erforderlich.

Beginnen Sie mit Daten, die Ihr Team bereits erfasst

Wenn Sie Tankbelege oder Mitarbeiterausgaben in einer Tabellenkalkulation führen, haben Sie bereits eine ideale Ausgangsbasis. Die dortigen Spalten spiegeln genau die Angaben wider, die Ihr Unternehmen benötigt. Zudem wissen Sie aus Erfahrung, welche Details im Alltag gerne vergessen werden.

Nutzen Sie dieses Wissen, um das gewünschte Formular im AI Builder zu beschreiben. Zum Beispiel:

Ich benötige ein Tankbuch. Jeder Eintrag soll Fahrzeug, Datum, Liter, Gesamtbetrag und ein Foto des Belegs enthalten. Fügen Sie auch ein Feld für Notizen hinzu.

Damit weiß der Builder, wofür das Formular gedacht ist und welche Felder benötigt werden. Je präziser Ihre Beschreibung, desto einfacher lässt sich das Ergebnis prüfen: Sie können das vorgeschlagene Formular direkt mit Ihren tatsächlichen Arbeitsabläufen abgleichen.

Prüfen Sie das Formular vor dem Einsatz im Team

Der Builder erstellt einen Entwurf im Editor. Überprüfen Sie die Feldbezeichnungen, die Reihenfolge und die Art der Dateneingabe: Ein Datum erfordert ein Datumsfeld, während für Belege ein Dateianhangsfeld vorgesehen sein sollte.

Sie können das Fahrzeugfeld direkt mit den in LiteTMS hinterlegten Fahrzeugen verknüpfen. Wer einen Tankvorgang erfasst, wählt das Fahrzeug dann einfach aus der Liste aus. Das verhindert abweichende Schreibweisen desselben Kennzeichens.

Fehlt etwas, bitten Sie die KI um Anpassungen oder bearbeiten Sie das Formular manuell. Sie können Elemente verschieben und deren Breite anpassen. Zudem bietet der Builder Vorlagen für typische Anwendungsfälle, darunter Tankbücher, Spesenabrechnungen und Schulungsnachweise.

Bevor Sie das Modul für Ihr Team freischalten, sollten Sie einen Testeintrag anlegen. Beim Ausfüllen fällt schnell auf, ob noch ein Feld fehlt oder eine Bezeichnung missverständlich ist.

Alle Einträge in einer gemeinsamen Übersicht behalten

Über das Formular werden Daten erfasst. Gleichzeitig stellt das Modul eine durchsuchbare und filterbare Liste aller gespeicherten Einträge bereit. Im Editor bestimmen Sie, welche Spalten in dieser Übersicht angezeigt werden.

Bei einem Tankbuch bietet es sich an, Fahrzeug, Datum und Betrag in der Liste anzuzeigen, während Belege und weitere Details erst beim Öffnen des jeweiligen Eintrags sichtbar werden. So arbeitet das gesamte Team mit derselben Struktur, die Sie jederzeit an neue Anforderungen anpassen können.

Der Builder unterstützt zudem Verknüpfungen zwischen benutzerdefinierten Registern sowie Auswertungen auf Basis der erfassten Daten. Benötigen Sie eine Zusammenfassung, können Sie Berichte erstellen, um die Daten gezielt zu analysieren. Der Zugriff richtet sich dabei nach den jeweiligen Benutzerrechten.

Passen Sie Module im laufenden Betrieb an

Nach einigen Tagen im Einsatz stellt sich vielleicht heraus, dass ein zusätzliches Feld nützlich wäre oder eine andere Spalte in der Übersicht mehr Nutzen bringt. Sie können das bestehende Modul jederzeit im Editor bearbeiten.

Über den Versionsverlauf können Sie gespeicherte Änderungen nachvollziehen und frühere Konfigurationen wiederherstellen. Dieser betrifft jedoch nur die Modulstruktur und ist kein Backup der von Ihrem Team erfassten Datensätze.

Sie können Formulare auch komplett manuell aufbauen. Im Editor wählen Sie einfach die gewünschten Elemente aus und platzieren sie nach Bedarf, ganz ohne KI-Generierung.

Was Sie vor der Aktivierung eines Moduls prüfen sollten

Beginnen Sie mit Daten, mit denen Sie vertraut sind. Klären Sie vorab, welche Angaben Ihr Team zwingend erfassen muss und wer das Modul nutzen wird. So erhalten Sie ein greifbares Formular zum Testen und eine solide Basis für spätere Optimierungen.

Der Funktionsumfang richtet sich nach den verfügbaren Feldern, Datenquellen und Berichtsoptionen. Wenn Sie eine bestimmte Berechnung oder Prozesslogik benötigen, prüfen Sie vorab, ob der Editor diese unterstützt, bevor Sie den Ablauf vollständig auf das Modul umstellen.

Prüfen Sie vor der Aktivierung auch die Kosten für benutzerdefinierte Module in der Verwaltungsoberfläche. Die KI-Generierung wird separat als KI-Nutzung abgerechnet. Gebühren und Verbrauch werden dort vor der Rechnungsstellung transparent ausgewiesen; auch manuell erstellte Module sind im aktiven Zustand kostenpflichtig.

Für sofort einsatzbereite Funktionen lohnt sich ein Blick auf den LiteTMS-Modul-Marketplace. Dort finden Sie von unserem Team entwickelte Standardmodule inklusive Hinweisen zur Testnutzung.