¿Cuál es el PIN? Cambie de conductor en el teléfono del camión sin código

Cuando el teléfono pertenece al camión y no al conductor, cada cambio de chófer empieza con una llamada a la oficina y la misma pregunta: «¿Cuál es el PIN?». Para las empresas que trabajan de este modo, LiteTMS dispone de un módulo adicional y gratuito, Vehicle Phones: una vez activado, la propia oficina se encarga de gestionar ese cambio. Basta con seleccionar al nuevo conductor junto al teléfono en la página del módulo; en cuanto el dispositivo se conecta a internet, envía todo lo que el conductor anterior tenía pendiente de transmitir e inicia sesión automáticamente con el nuevo conductor, sin necesidad de un PIN nuevo. Si el teléfono tiene un vehículo asignado, el nuevo conductor también se hace cargo de él, junto con el semirremolque enganchado.

El vídeo está narrado en polaco.

A quién va dirigido este módulo

Por lo general, cada conductor dispone de su propio teléfono de empresa: inicia sesión en LiteTMS Mobile una sola vez y se pone a trabajar. Si esa es su forma habitual de operar, no hay nada que cambiar ni que activar. Vehicle Phones es una modalidad de trabajo adicional para empresas que se organizan de otra manera: el teléfono se queda en la cabina y son las personas las que van rotando, ya sea en tripulaciones dobles, turnos o con conductores de relevo. El resto de este artículo está dedicado a ese tipo de camión.

Las 5:42 de la mañana y el conductor necesita un PIN

Supongamos que Adam Nowak condujo el camión QQ 1001 hasta ayer y Jan Kowalski se pone hoy al volante por la mañana. El teléfono está en su sitio de siempre, en la cabina, y la sesión sigue abierta a nombre de Adam. Para que Jan pueda ver sus propias órdenes de transporte, hay que cerrar la sesión de Adam e iniciar la de Jan, y para eso hace falta un PIN. El PIN sirve para un único inicio de sesión y se genera en la oficina, desde la ficha de empleado del conductor. Así que a las 5:42 Jan llama a la oficina con una sola pregunta: «¿Cuál es el PIN?».

El PIN vincula el teléfono a una persona concreta, pero en esta empresa se ha vinculado a un camión. Vehicle Phones se ha diseñado precisamente para ese esquema: los conductores cambian, el teléfono se queda.

La oficina selecciona al nuevo conductor junto al teléfono

Una vez activado el módulo, la página Vehicle Phones muestra la lista de todos los teléfonos de conductor conectados a LiteTMS Mobile, con el vehículo en el que viaja cada uno, el conductor que tiene la sesión iniciada y la hora de su última actividad. Cuando hay un cambio de conductor, localiza el teléfono que va en el QQ 1001, selecciona Cambiar conductor y elige a Jan Kowalski. Eso es todo lo que debe hacer la oficina. Nadie tiene que generar un PIN ni dictarlo por teléfono.

Hasta que el teléfono complete el cambio, en su fila aparecerá el estado «Cambiando a Jan Kowalski» con la indicación «Esperando a que el teléfono se conecte» y un enlace para Cancelar por si cambian los planes. Mientras realiza el cambio, el teléfono muestra ese mismo mensaje a quien lo tenga en la mano: está cambiando a Jan Kowalski y enviando primero lo que aún está pendiente.

El teléfono completa el cambio en cuanto se conecta a internet

El propio teléfono finaliza el cambio siguiendo un orden estricto. En primer lugar, envía lo que Adam todavía tenía pendiente: estados, fotos y, si tenía activado el envío de ubicación, las posiciones GPS. Solo entonces inicia la sesión de Jan. De este modo, el trabajo pendiente de Adam queda registrado a su nombre y Jan empieza directamente con sus propias órdenes de transporte, exactamente igual que tras iniciar sesión con un PIN.

Por esa misma razón, el cambio no se produce en el mismo instante en que se hace clic. El teléfono necesita conexión a internet para hacer su parte. Si está apagado o sin cobertura, el cambio queda a la espera y la fila en la pantalla de la oficina seguirá indicándolo. En cuanto el teléfono vuelve a tener conexión, el proceso se completa.

El camión y el semirremolque pasan al nuevo conductor

A cada teléfono de la lista se le puede asignar su vehículo. La opción Asignar vehículo se encarga de ello, y LiteTMS sugiere automáticamente el vehículo que tiene asignado el conductor con la sesión activa. A partir de ese momento, cambiar de conductor en el teléfono también cambia a quién está asignado el camión. La ventana de diálogo incluye una casilla, activada por defecto, que indica «El nuevo conductor se hace cargo de QQ 1001». Si el conductor anterior tenía ese vehículo con un semirremolque enganchado, el semirremolque se transfiere también, y el conductor anterior deja de tener el vehículo asignado. Para cambiar únicamente la persona en el teléfono, basta con desactivar esta opción.

El cambio de conductor es también el momento en que el camión cambia de manos. Cómo registrar su estado en ese instante se explica en ¿De quién es este arañazo? Entrega de vehículos y liquidación de daños.

Dos reglas para toda la empresa

Un teléfono que permanece en la cabina funciona mejor si mantiene la sesión iniciada y se queda en su camión. La página del módulo cuenta con dos opciones para ello en Reglas para conductores. Ambas son opcionales y se aplican a todos los conductores mientras el módulo esté activado.

• Los conductores no pueden cambiar de vehículo en la aplicación. La oficina asigna el vehículo y el semirremolque, ya sea en la página del módulo o en la ficha del conductor, y los conductores ven lo que tienen asignado.
• Los conductores no pueden cerrar sesión en la aplicación. La opción de cerrar sesión desaparece de LiteTMS Mobile y la aplicación informa al conductor de que el teléfono mantiene la sesión abierta y que es la oficina quien cambia de conductor. La oficina sigue pudiendo cerrar la sesión de un teléfono desde la página del módulo.

Cuándo sigue siendo necesario el PIN

El módulo elimina el PIN del cambio de conductor, no de LiteTMS Mobile. El primer inicio de sesión de un conductor en un teléfono se sigue realizando mediante el PIN de su ficha de empleado. Si la oficina ha cerrado la sesión de un teléfono, o si este no se ha utilizado durante 14 días, volverá a requerir un PIN y aparecerá sin vehículo, por lo que habrá que asignarle uno de nuevo.

Dos aspectos más que conviene saber antes de utilizarlo:

• La lista solo muestra los teléfonos de los conductores. Los teléfonos de los usuarios de oficina que han iniciado sesión en LiteTMS Mobile no aparecen en ella.
• Para cambiar de conductor desde la oficina se necesita la versión 1.3.3 o posterior de LiteTMS Mobile en ese teléfono. Con una versión anterior, la página muestra un aviso solicitando la actualización y se rechaza el cambio hasta que se actualice la aplicación.

Cómo activar el módulo

Vehicle Phones es un módulo gratuito disponible en el mercado de módulos de LiteTMS. Actívelo allí y aparecerá en el menú lateral. Los roles de usuario determinan quién puede únicamente ver los teléfonos y quién puede cambiar de conductor, asignar un vehículo, cerrar la sesión de un teléfono o modificar las reglas. También encontrará el módulo en la lista de funciones.

¿Aún no utiliza LiteTMS? Póngase en contacto con nosotros y cuéntenos cómo se gestionan los teléfonos y los relevos de conductores en su flota; empezaremos por ahí.

Preguntas frecuentes

¿Necesito este módulo si cada conductor tiene su propio teléfono?

No. Un conductor con su propio teléfono de empresa inicia sesión en él una sola vez y no necesita este módulo. Vehicle Phones es una opción adicional para empresas donde el teléfono permanece en el camión y los conductores van rotando.

¿Puede la oficina cambiar de conductor en un teléfono sin un nuevo PIN?

Sí. Con el módulo gratuito Vehicle Phones activado, alguien en la oficina selecciona el nuevo conductor junto al teléfono, y el propio teléfono inicia la sesión de ese conductor en cuanto se conecta a internet. El primer inicio de sesión de un conductor en un teléfono se sigue haciendo con PIN.

¿El cambio de conductor se produce de inmediato?

No. El teléfono lo completa en cuanto tiene conexión: primero envía los estados, fotos y puntos GPS que el conductor anterior aún tenía pendientes, y luego inicia la sesión del nuevo conductor. Hasta ese momento, la fila en la oficina muestra «Cambiando a» con el nombre del nuevo conductor, y el cambio se puede cancelar.

¿Qué ocurre con el vehículo y el semirremolque cuando cambia el conductor?

Si el teléfono tiene un vehículo asignado, el nuevo conductor lo asume. El semirremolque se transfiere también si el conductor anterior tenía enganchado un semirremolque a ese vehículo. La casilla para esto se encuentra en la ventana de cambio y está activada por defecto.

¿Pueden los conductores seguir cerrando sesión en la aplicación o cambiar de vehículo?

Eso depende de la empresa. Existen dos reglas opcionales que se aplican a todos los conductores mientras el módulo esté activado: los conductores no pueden cambiar de vehículo en la aplicación y los conductores no pueden cerrar sesión en la aplicación. La oficina siempre puede cerrar la sesión de un teléfono.

¿Qué versión de LiteTMS Mobile necesitan los teléfonos?

LiteTMS Mobile 1.3.3 o posterior. Con una versión anterior de la aplicación, la página del módulo muestra un aviso pidiendo actualizarla y se rechaza el cambio de conductor.

¿Muestra Vehicle Phones los teléfonos de los usuarios de oficina?

No. La lista muestra los teléfonos de conductores con sesión iniciada en LiteTMS Mobile. Los teléfonos de los usuarios de oficina no figuran en ella.

¿Cuánto cuesta el módulo Vehicle Phones?

Es un módulo gratuito. La empresa lo activa directamente en el mercado de módulos.