Fahrzeugkontrollen: Ihre Fragen, die Sprache des Fahrers

Mit dem Modul „Fahrzeugprotokolle & Prüfungen“ können Sie eigene Formulare erstellen, die Fahrer in LiteTMS Mobile ausfüllen. Eine wöchentliche Abfahrtskontrolle, die Übergabe einer Zugmaschine oder eines Aufliegers, eine Checkliste für die Beladung: Sie bestimmen, welche Angaben abgefragt und welche Nachweise erfasst werden. Eine KI-Übersetzung kann das Formular in jeder der 41 in LiteTMS verfügbaren Sprachen bereitstellen, sofern die Zielsprache für Ihr Unternehmen freigeschaltet ist.

Die bloße Anweisung, „das Fahrzeug zu überprüfen“, lässt vieles offen. Geht es um das Fahrerhaus, den Auflieger, die Ausrüstung oder um Fotos bestehender Schäden? Ein Formular verwandelt diese Aufforderung in konkrete Fragen, die der Fahrer der Reihe nach abarbeiten kann, und zwar in einer Sprache, die er versteht.

Beginnen Sie mit dem, was Ihr Betrieb wissen muss

Sie bauen das Formular passend zu Ihren internen Betriebsabläufen auf. Formulieren Sie die Fragen, unterteilen Sie sie in Abschnitte und legen Sie fest, welche Antworten verpflichtend sind. Eine kurze Zustandskontrolle bleibt kompakt; eine detaillierte Fahrzeugübergabe kann zusätzliche Nachweise einfordern.

Als Felder stehen unter anderem Auswahllisten, kurze und längere Freitexte, Zahlen, Datumsangaben, Fotos, Unterschriften sowie Schadens-Checklisten zur Verfügung. Über Hinweisblöcke können Sie erklären, worauf genau zu achten ist, bevor eine Antwort verlangt wird. Eine Smartphone-Vorschau im Baukasten zeigt der Disposition direkt, wie das Formular auf dem Gerät des Fahrers dargestellt wird.

Ein Unternehmen kann beispielsweise abfragen, ob das Fahrzeug neue sichtbare Beschädigungen aufweist, ein Foto der betroffenen Stelle anfordern und ein Textfeld für die Beschreibung vorgeben. Ein anderes Formular konzentriert sich auf die Ladungssicherungsmittel oder den Zustand des Laderaums. Die Fragen und Antwortoptionen passen sich exakt Ihren Vorgaben an.

Ein regelmäßiger Nachweis über den Fahrzeugzustand

Richten Sie wiederkehrende Prüfungen ein, um den Fahrzeugzustand in festen Abständen zu erfassen. Ein wöchentlicher Turnus kann Sauberkeit, Vollständigkeit der Ausrüstung und neu aufgetretene Mängel mit immer denselben Fragen abdecken.

Der Fahrer erhält das fällige Protokoll direkt in LiteTMS Mobile und füllt es dort aus. Über eine Schadens-Checkliste lassen sich Notizen und Fotos direkt zum gemeldeten Problem erfassen. Die Disposition kann den ausgefüllten Bericht anschließend prüfen und die Schadenshistorie der Zugmaschine oder des Aufliegers lückenlos nachvollziehen.

Das schafft eine klare Grundlage für Rückfragen: Was wurde wann gemeldet und welche Fotos liegen vor? Zudem lässt sich ein neu aufgetretener Schaden so sauber von bereits dokumentierten Vorschäden abgrenzen.

Ein Übergabeformular beim Fahrerwechsel

Wenn ein anderer Fahrer die Zugmaschine übernimmt, hält ein Übergabeprotokoll den genauen Zustand und die vorhandene Ausrüstung zu diesem Zeitpunkt fest. Sie bestimmen, welche Punkte abgefragt werden, ob Fotos nötig sind und ob eine digitale Unterschrift geleistet werden muss.

Über eine hinterlegte Neuzuweisungsregel kann das System bei einem Fahrerwechsel automatisch ein fälliges Protokoll anlegen. Je nach Einstellung wird dieses dem übernehmenden Fahrer, dem bisherigen Fahrer oder beiden zugewiesen.

Solche Formulare lassen sich auch für den Tausch von Aufliegern nutzen. Wird lediglich der Auflieger gewechselt, kann die Disposition das Protokoll manuell zuweisen oder der Fahrer startet es selbstständig, falls diese Vorlage dafür freigegeben ist. Der automatische Auslöser über eine Neuzuweisung greift derzeit bei einem Wechsel der Zugmaschine.

Eine Belade-Checkliste, abgestimmt auf den Auftrag

Über dasselbe Modul können Sie Checklisten hinterlegen, die das Fahrpersonal während der Beladung ausfüllt. Ihr Ablauf kann beispielsweise die Kontrolle des Laderaumbodens, die Erfassung einer Plombennummer, ein Foto der Ladungssicherung oder eine Notiz zu Mengendifferenzen vorschreiben.

Die Disposition kann das Formular auftragsbezogen zuweisen, oder der Fahrer ruft eine freigegebene Vorlage bei Bedarf selbst ab. So nutzen Sie dasselbe Werkzeug für regelmäßige Fahrzeugprüfungen wie für situative Kontrollen vor Ort. Eine Belade-Checkliste muss keineswegs dieselben Fragen enthalten wie ein Fahrzeugübergabeprotokoll.

Ihre Fragen in der Sprache des Fahrers

Eine präzise formulierte Checkliste nützt nur dann, wenn die Fragen auch verstanden werden. Die KI-Übersetzung kann Fragen, Anweisungen und Auswahloptionen in die vom Fahrer genutzte Sprache übertragen, basierend auf den 41 in LiteTMS verfügbaren Sprachen. Beim Erstellen einer neuen Übersetzung muss die Zielsprache für das Unternehmen aktiviert sein.

So kann das Büro beispielsweise einen Prüfablauf auf Polnisch definieren und den Fahrern eine rumänische oder ukrainische Fassung bereitstellen. Der Fahrer liest die Anweisungen fehlerfrei, auch ohne die Sprache des Transportunternehmens fließend zu beherrschen. Freitextantworten des Fahrers lassen sich für die Disposition wiederum rückübersetzen.

Ebenso können Sie eigene Sprachfassungen manuell hinterlegen. Prüfen Sie automatisierte KI-Übersetzungen vor dem produktiven Einsatz bei sicherheitsrelevanten Vorgaben oder technischen Fachbegriffen. Die Übersetzung erleichtert das Verständnis vor Ort, die inhaltliche Vorgabe bleibt jedoch stets Sache des Unternehmens.

Beginnen Sie mit einem ersten Ablauf

Beginnen Sie mit einer Kontrolle, die Ihr Team bereits durchführt. Übertragen Sie die Fragen in eine Vorlage, legen Sie die erforderlichen Fotos oder Antworten fest und entscheiden Sie, ob das Büro das Protokoll zuweist, Fahrer es selbst starten oder eine wiederkehrende Regel es erstellt. Prüfen Sie anschließend die Smartphone-Vorschau und bereiten Sie die Sprachen vor, die Ihr Team benötigt.

Fahrzeugprotokolle & Inspektionen ist ein optionales Modul. Der Zugriff erfordert eine Aktivierung und entsprechende Berechtigungen. Die KI-Übersetzung richtet sich nach der Konfiguration und den Nutzungslimits des Unternehmens und kann kostenpflichtig sein.

Haben Sie ein Papierformular, das Sie in der App nutzen möchten? Kontaktieren Sie uns für eine LiteTMS-Präsentation und bringen Sie es einfach mit. Das ist ein guter Ausgangspunkt.