Ispezioni dei veicoli: le vostre domande, la lingua dell'autista

Il modulo Vehicle Protocols & Inspections vi consente di creare moduli personalizzati che gli autisti possono compilare su LiteTMS Mobile. Un controllo settimanale del veicolo, il passaggio di consegne di un trattore o di un semirimorchio, una checklist per le operazioni di carico: decidete voi cosa chiedere e quali prove raccogliere. La traduzione tramite intelligenza artificiale può predisporre il modulo in una qualsiasi delle 41 lingue disponibili in LiteTMS, purché la lingua di destinazione sia abilitata per la vostra azienda.

La richiesta generica di «controllare il veicolo» lascia spazio a troppi dubbi. Include la cabina, il semirimorchio, le dotazioni di bordo o le foto dei danni già presenti? Un modulo trasforma questa richiesta in domande precise che l'autista può seguire passo dopo passo, in una lingua a lui comprensibile.

Partite dalle informazioni necessarie alla vostra azienda

Costruite il modulo in base alle vostre procedure interne. Formulate le domande, organizzatele in sezioni e stabilite quali risposte rendere obbligatorie. Un rapido controllo dello stato d'uso può rimanere sintetico, mentre un verbale di consegna dettagliato può richiedere riscontri più approfonditi.

I campi disponibili includono domande a scelta multipla, risposte di testo brevi o estese, valori numerici, date, foto, firme e checklist dei danni. I blocchi di istruzioni consentono di spiegare cosa verificare prima di richiedere la risposta. Lo strumento di configurazione offre anche un'anteprima per smartphone, permettendo all'ufficio di verificare come apparirà il modulo all'autista.

Ad esempio, un'azienda può chiedere se il veicolo presenta nuovi danni visibili, richiedere una foto della parte interessata e lasciare uno spazio per la descrizione. Un modulo diverso può invece concentrarsi sulle dotazioni o sullo stato del vano di carico. Le domande e le opzioni di risposta si adattano perfettamente alle vostre procedure.

Un registro settimanale dello stato del veicolo

Impostate un'ispezione periodica per richiedere verifiche agli autisti a intervalli regolari. Una pianificazione settimanale può riguardare la pulizia, le dotazioni e gli eventuali nuovi danni riscontrati, riproponendo ogni volta le stesse domande.

L'autista riceve un protocollo in sospeso e lo compila su LiteTMS Mobile. Una checklist dei danni consente di raccogliere note e fotografie contestualmente all'anomalia segnalata. L'ufficio può quindi esaminare il report completato e lo storico dei danni registrati per il veicolo o per il semirimorchio.

Questo offre una base chiara per qualsiasi verifica successiva: cosa è stato segnalato, quando e con quali riscontri fotografici. Aiuta inoltre a distinguere un problema appena rilevato da un danno già censito in precedenza.

Un verbale di passaggio di consegne al cambio di veicolo

Quando un autista subentra alla guida di un mezzo, un verbale di passaggio di consegne consente di documentarne lo stato e le dotazioni in quel preciso istante. Decidete voi quali domande inserire, se richiedere fotografie e se prevedere una firma.

Con una regola di riassegnazione attiva, il cambio di veicolo registrato a sistema può generare automaticamente un protocollo in sospeso. A seconda della configurazione della regola, il protocollo può essere assegnato al nuovo autista, all'autista precedente (se identificato) o a entrambi.

I moduli possono riguardare anche i passaggi di consegne del semirimorchio. In caso di sgancio e riaggancio del solo semirimorchio, l'ufficio può assegnare il protocollo oppure consentire all'autista di avviarlo autonomamente, se tale opzione è abilitata nel modello. L'attivazione automatica della riassegnazione è attualmente legata al cambio del veicolo.

Una checklist di carico pensata per il tipo di viaggio

Lo stesso modulo può contenere una checklist che l'autista deve compilare durante le operazioni di carico. Ad esempio, la procedura interna può prevedere la verifica dello stato del vano di carico, l'inserimento del numero di sigillo, una foto o una segnalazione su eventuali discrepanze.

L'ufficio può assegnare il modulo oppure l'autista può avviare autonomamente un modello abilitato in caso di necessità. Ciò consente di sfruttare lo stesso configuratore sia per le ispezioni periodiche sia per i controlli legati a situazioni specifiche. Le checklist per il carico non devono necessariamente contenere le stesse domande di un passaggio di consegne del veicolo.

Le vostre domande nella lingua dell'autista

Una checklist redatta con cura è utile solo se le domande risultano comprensibili. La traduzione tramite intelligenza artificiale è in grado di tradurre domande, istruzioni e opzioni di risposta nella lingua selezionata dall'autista, tra le 41 lingue supportate in LiteTMS. La lingua di destinazione deve essere abilitata per l'azienda al momento della generazione di una nuova traduzione.

Ad esempio, l'ufficio può predisporre la procedura in polacco e renderla disponibile in rumeno o in ucraino per gli autisti. L'autista può così leggere le istruzioni senza dover padroneggiare la lingua dello spedizioniere. Anche le risposte testuali possono essere tradotte a beneficio dell'ufficio.

È inoltre possibile inserire manualmente le proprie versioni linguistiche. È opportuno verificare le traduzioni automatiche prima di farvi affidamento per istruzioni critiche, in particolare per la terminologia tecnica e per tutti gli aspetti legati alla sicurezza. La traduzione agevola la comunicazione delle procedure, ma resta sempre l'azienda a stabilirne i contenuti.

Iniziate provando una prima procedura

Iniziate da un controllo che il vostro team esegue già. Inserite le domande in un modello, scegliete le foto o le risposte obbligatorie e stabilite se debba essere assegnato dall'ufficio, avviato direttamente dagli autisti oppure generato da una regola ricorrente. Verificate quindi l'anteprima sullo smartphone e preparate le lingue necessarie al team.

Vehicle Protocols & Inspections è un modulo opzionale. L'accesso richiede l'attivazione e i relativi permessi; la traduzione con intelligenza artificiale segue la configurazione e i limiti di utilizzo dell'azienda e può comportare costi aggiuntivi.

Avete un modulo cartaceo che vorreste utilizzare nell'app? Contattateci per una dimostrazione di LiteTMS e portatelo con voi. È un ottimo punto di partenza.