Protokoły i inspekcje: Twoje pytania, język kierowcy

Moduł „Protokoły i inspekcje pojazdów” pozwala tworzyć własne formularze, które kierowcy wypełniają w LiteTMS Mobile. Cotygodniowa kontrola stanu auta, przekazanie ciągnika lub naczepy, checklista podczas załadunku: samodzielnie ustalasz pytania i potrzebne załączniki. Tłumacz AI może przygotować formularz w dowolnym z 41 języków dostępnych w LiteTMS, jeśli dany język jest włączony w firmie.

Samo „sprawdź auto” pozostawia sporo miejsca na domysły. Chodzi o kabinę, naczepę, wyposażenie, a może zdjęcia istniejących uszkodzeń? Formularz zamienia taką prośbę w konkretne pytania, przez które kierowca może przejść po kolei, w zrozumiałym dla siebie języku.

Pytasz o to, co jest ważne w Twojej firmie

Układasz formularz pod własną procedurę. Wpisujesz pytania, dzielisz je na sekcje i zaznaczasz, które odpowiedzi są obowiązkowe. Krótka kontrola może pozostać krótka, a szczegółowy protokół przekazania wymagać większej liczby informacji.

Do wyboru są między innymi pytania z listą odpowiedzi, krótkie i dłuższe opisy, liczby, daty, zdjęcia, podpisy oraz listy uszkodzeń. Możesz też dodać instrukcję wyjaśniającą, co kierowca ma sprawdzić. W edytorze od razu widać podgląd formularza na telefonie.

Przykładowo: najpierw pytasz o nowe widoczne uszkodzenia, następnie prosisz o zdjęcie wskazanego miejsca i zostawiasz pole na opis. W innym formularzu możesz skupić się na wyposażeniu albo stanie przestrzeni ładunkowej. Treść pytań i warianty odpowiedzi ustalasz według potrzeb firmy.

Cotygodniowa kontrola stanu pojazdu

Formularz można powiązać z harmonogramem, żeby kierowcy regularnie otrzymywali protokół do wypełnienia. Cotygodniowa kontrola może obejmować czystość, wyposażenie i zauważone uszkodzenia. Za każdym razem według tych samych pytań.

Kierowca otwiera oczekujący protokół w LiteTMS Mobile i go uzupełnia. Przy zgłaszanej usterce może dodać notatkę oraz zdjęcia, jeśli formularz je przewiduje. Biuro przegląda potem gotowy raport i historię zgłoszonych uszkodzeń pojazdu lub naczepy.

Jest do czego wrócić przy kolejnej rozmowie: co zgłoszono, kiedy i jakie zdjęcia dołączono. Łatwiej też odróżnić nowo zgłoszony problem od uszkodzenia, które było już zapisane.

Protokół przy zmianie auta lub przekazaniu naczepy

Gdy kierowca przejmuje ciągnik, protokół może opisywać stan pojazdu i wyposażenia w chwili przekazania. To firma decyduje, o co zapytać, jakie zdjęcia zebrać i czy potrzebny jest podpis.

Po ustawieniu aktywnej reguły zmiana pojazdu zapisana w systemie może automatycznie utworzyć protokół do wypełnienia. Zależnie od konfiguracji trafi on do kierowcy przejmującego auto, poprzedniego kierowcy, jeśli system go ustali, albo do obu.

Własny formularz można przygotować również na przekazanie naczepy. Przy wymianie samej naczepy protokół przypisuje biuro lub uruchamia kierowca, jeżeli szablon na to pozwala. Automatyczna reguła zmiany przypisania reaguje obecnie na zmianę pojazdu.

Checklista na załadunku

Ten sam moduł pozwala przygotować listę kontrolną do wypełnienia podczas załadunku. Przykładowa procedura może obejmować stan przestrzeni ładunkowej, numer plomby, zdjęcie lub opis zauważonej rozbieżności.

Biuro przypisuje taki formularz albo kierowca sam rozpoczyna dozwolony szablon, gdy jest potrzebny. Jeden edytor służy więc zarówno do cyklicznych kontroli, jak i do sprawdzenia konkretnej sytuacji. Checklista załadunku może mieć zupełnie inne pytania niż protokół przekazania auta.

Kierowca czyta pytania w swoim języku

Nawet dobrze ułożona lista nie pomoże, jeśli jej treść jest niezrozumiała. Tłumacz AI może przełożyć pytania, instrukcje i warianty odpowiedzi na wybrany język kierowcy, w tym każdy z 41 języków dostępnych w LiteTMS. Generowanie nowego tłumaczenia wymaga włączenia danego języka w firmie.

Możesz przygotować procedurę po polsku, a kierowcy udostępnić wersję rumuńską lub ukraińską. Dzięki temu przeczyta pytania bez konieczności znajomości języka spedytora. Tłumaczeniu dla biura mogą podlegać również odpowiedzi tekstowe kierowcy.

Można też wpisać własne wersje językowe. Tłumaczenia AI warto sprawdzić przed wykorzystaniem w ważnych instrukcjach, szczególnie przy terminach technicznych i kwestiach bezpieczeństwa. Firma nadal określa treść procedury, a tłumacz pomaga ją przekazać.

Zacznij od jednej kontroli, którą już wykonujecie

Weź formularz używany w firmie i przenieś jego pytania do szablonu. Wybierz wymagane odpowiedzi oraz zdjęcia. Ustal, czy protokół będzie przypisywany przez biuro, uruchamiany przez kierowcę czy tworzony według harmonogramu. Potem sprawdź podgląd na telefonie i przygotuj potrzebne wersje językowe.

„Protokoły i inspekcje pojazdów” to moduł dodatkowy, wymagający aktywacji i odpowiednich uprawnień. Tłumaczenia AI zależą od konfiguracji i limitów firmy oraz mogą wiązać się z opłatami za wykorzystanie usługi.

Masz papierowy formularz, który chcesz przenieść do aplikacji? Skontaktuj się z nami w sprawie prezentacji LiteTMS. Możemy zacząć właśnie od niego.