Kjøretøykontroll: dine spørsmål, sjåførens språk

Modulen Vehicle Protocols & Inspections lar deg opprette egne skjemaer som sjåførene fyller ut i LiteTMS Mobile. En ukentlig sjekk av kjøretøyet, overlevering av trekkvogn eller henger, en sjekkliste for lasting: du bestemmer hva du vil spørre om og hvilken dokumentasjon som skal samles inn. AI-oversettelse kan klargjøre skjemaet på et hvilket som helst av de 41 språkene som er tilgjengelige i LiteTMS, forutsatt at målspråket er aktivert for selskapet ditt.

En oppfordring om å «sjekke kjøretøyet» overlater mye til tilfeldighetene. Inkluderer det førerhuset, hengeren, utstyret eller bilder av eksisterende skader? Et skjema gjør denne forespørselen om til konkrete spørsmål som sjåføren kan gå gjennom, på et språk vedkommende forstår.

Start med det bedriften din trenger å vite

Du bygger opp skjemaet rundt dine egne rutiner. Skriv spørsmålene, del dem inn i seksjoner og velg hvilke svar som er obligatoriske. En rask tilstandssjekk kan holdes kort; en grundig overlevering kan kreve mer dokumentasjon.

De tilgjengelige feltene omfatter flervalg, korte og lengre tekstsvar, tall, datoer, bilder, signaturer og skadesjekklister. Instruksjonsblokker lar deg forklare hva som skal kontrolleres før det bes om et svar. Skjemabyggeren viser også en forhåndsvisning på mobil, slik at kontoret kan se nøyaktig hvordan skjemaet vil se ut for sjåføren.

For eksempel kan et selskap spørre om kjøretøyet har nye synlige skader, kreve et bilde av det berørte området og gi plass til en beskrivelse. Et annet skjema kan fokusere på utstyr eller tilstanden til lasterommet. Spørsmålene og svaralternativene tilpasses dine rutiner.

En ukentlig logg over kjøretøyets tilstand

Opprett en gjentakende inspeksjon for å hente inn oppdateringer om kjøretøyet fra sjåførene med faste mellomrom. En ukentlig plan kan dekke renhold, utstyr og nyoppdagede skader, med de samme spørsmålene hver gang.

Sjåføren mottar en ventende protokoll og fyller den ut i LiteTMS Mobile. En skadesjekkliste kan samle notater og bilder sammen med det innrapporterte problemet. Kontoret kan deretter gå gjennom den utfylte rapporten og den registrerte skadehistorikken for trekkvognen eller hengeren.

Dette gir et godt utgangspunkt for videre oppfølging: hva som ble rapportert, når det skjedde og med hvilke bilder. Det gjør det også enkelt å skille et nylig innmeldt problem fra skader som allerede er registrert.

Et overleveringsskjema ved bytte av kjøretøy

Når en sjåfør overtar en lastebil, kan en overleveringsrapport dokumentere tilstand og utstyr i det øyeblikket. Du bestemmer hvilke spørsmål som er viktige, om det trengs bilder og om det skal bes om en signatur.

Med en aktiv omfordelingsregel kan et bytte av kjøretøy registrert i systemet automatisk opprette en ventende protokoll. Avhengig av regelen kan den tildeles den nye sjåføren, den forrige sjåføren (når denne er identifisert), eller begge to.

Skjemaene kan også dekke overlevering av hengere. Ved rent bytte av henger kan protokollen tildeles fra kontoret, eller sjåføren kan starte den selv dersom dette er aktivert i malen. Den automatiske omfordelingen utløses for øyeblikket ved endring av kjøretøy.

En sjekkliste for lasting, tilpasset oppdraget

Den samme modulen kan inneholde en sjekkliste som sjåføren fyller ut under lasting. Rutinen deres kan for eksempel kreve kontroll av lasterommet, et plombenummer, et bilde eller en kommentar om avvik.

Kontoret kan tildele skjemaet, eller sjåføren kan åpne en tillatt mal ved behov. Slik kan du bruke samme verktøy både til faste kontroller og situasjonsbestemte sjekker. En sjekkliste for lasting trenger ikke å inneholde de samme spørsmålene som en overleveringsprotokoll.

Spørsmålene dine på sjåførens språk

En grundig utarbeidet sjekkliste hjelper lite hvis spørsmålene ikke blir forstått. AI-oversettelse kan oversette skjemaets spørsmål, instruksjoner og svaralternativer til sjåførens foretrukne språk, blant de 41 språkene som støttes i LiteTMS. Målspråket må være aktivert for bedriften når det genereres en ny oversettelse.

For eksempel kan kontoret utarbeide rutinen på polsk og tilby en rumensk eller ukrainsk versjon for sjåførene. Sjåføren kan lese spørsmålene uten å måtte beherske transportlederens språk. Skriftlige svar kan også oversettes tilbake for kontoret.

Du kan også legge inn egne språkversjoner. Gå gjennom AI-oversettelsene før du stoler blindt på dem ved viktige instruksjoner, spesielt når det gjelder fagterminologi og sikkerhetskritiske punkter. Oversettelse gjør det enklere å formidle rutinen, men bedriften bestemmer fremdeles hva rutinen skal inneholde.

Start med én rutine først

Start med en kontroll teamet ditt allerede gjennomfører. Legg spørsmålene inn i en mal, velg påkrevde bilder eller svar, og avgjør om kontoret skal tildele den, om sjåførene skal starte den selv, eller om en fast regel skal opprette den automatisk. Gå deretter gjennom forhåndsvisningen for mobil og klargjør språkene teamet ditt trenger.

Kjøretøyprotokoller og inspeksjoner er en valgfri modul. Tilgang krever aktivering og riktige tillatelser; AI-oversettelse følger selskapets oppsett og bruksgrenser, og kan medføre kostnader.

Har du et papirskjema du vil bruke i appen? Kontakt oss for en demonstrasjon av LiteTMS og ta det med. Det er et godt sted å starte.