Voertuiginspecties: uw vragen, de taal van de chauffeur

Met de module Vehicle Protocols & Inspections stelt u eigen formulieren op die chauffeurs invullen in LiteTMS Mobile. Een wekelijkse voertuigcontrole, de overdracht van een vrachtwagen of oplegger, een checklist bij het laden: u bepaalt zelf wat u vraagt en welke bewijzen u verzamelt. Met behulp van AI-vertaling kan het formulier worden voorbereid in elk van de 41 talen die in LiteTMS beschikbaar zijn, mits de doeltaal voor uw bedrijf is ingeschakeld.

Een verzoek om 'het voertuig te controleren' laat veel open. Gaat het om de cabine, de oplegger, de boorduitrusting of foto's van bestaande schade? Een formulier zet zo'n verzoek om in concrete vragen die de chauffeur stapsgewijs kan doorlopen, in een taal die hij begrijpt.

Begin bij wat uw bedrijf moet weten

U bouwt het formulier op rond uw eigen werkwijze. Formuleer de vragen, deel ze in secties in en bepaal welke antwoorden verplicht zijn. Een snelle controle van de staat van het voertuig kan kort blijven; bij een uitgebreide overdracht kunt u om meer bewijzen vragen.

De beschikbare velden omvatten meerkeuzevragen, korte en langere tekstvelden, getallen, datums, foto's, handtekeningen en schadechecklists. Met instructieblokken legt u uit wat er gecontroleerd moet worden voordat er een antwoord wordt gevraagd. De beheeromgeving toont bovendien een smartphonevoorbeeld, zodat u op kantoor direct ziet hoe het formulier er voor de chauffeur uitziet.

Zo kan een bedrijf vragen of het voertuig nieuwe zichtbare schade heeft, om een foto van de beschadigde plek vragen en ruimte laten voor een toelichting. Een ander formulier kan zich richten op de uitrusting of de staat van de laadruimte. De vragen en antwoordopties sluiten altijd aan op uw eigen procedures.

Een wekelijks overzicht van de staat van het voertuig

Stel een periodieke inspectie in om chauffeurs met vaste tussenpozen naar het voertuig te laten kijken. Een wekelijkse planning kan netheid, uitrusting en pas opgemerkte schade omvatten, telkens aan de hand van dezelfde vragen.

De chauffeur ontvangt een openstaand protocol en vult dit in via LiteTMS Mobile. Een schadechecklist kan aantekeningen en foto's verzamelen bij het gemelde probleem. Op kantoor bekijkt u vervolgens het voltooide rapport en de geregistreerde schadehistorie van het voertuig of de oplegger.

Dit biedt een helder uitgangspunt voor een volgend gesprek: wat is er gemeld, wanneer en met welke foto's. Het helpt bovendien om een nieuw gemeld probleem te scheiden van schade die al eerder was vastgelegd.

Een overdrachtsformulier bij een voertuigwissel

Wanneer een chauffeur een vrachtwagen overneemt, legt een overdrachtsrapport de toestand en de uitrusting op dat exacte moment vast. U bepaalt welke vragen van belang zijn, of er foto's nodig zijn en of er om een handtekening wordt gevraagd.

Bij een actieve herplaatsingsregel kan een voertuigwissel in het systeem automatisch een openstaand protocol aanmaken. Afhankelijk van de regel kan dit worden toegewezen aan de nieuwe chauffeur, aan de vorige chauffeur (indien bekend), of aan beiden.

Formulieren kunnen ook dienen voor de overdracht van opleggers. Bij een losse opleggerwissel wijst u het protocol toe vanuit kantoor, of laat u de chauffeur dit zelf starten als die optie in het sjabloon is ingeschakeld. De automatische herplaatsingstrigger reageert momenteel op een wisseling van het trekkende voertuig.

Een checklist voor het laden, afgestemd op de rit

Dezelfde module kan worden gebruikt voor een checklist die de chauffeur tijdens het laden doorloopt. Uw procedure kan bijvoorbeeld vragen om de staat van de laadruimte, een zegelnummer, een foto of een aantekening over een afwijking.

De planning kan het formulier toewijzen, of een chauffeur kan indien nodig zelf een toegestaan sjabloon openen. Hierdoor gebruikt u dezelfde bouwer voor zowel periodieke inspecties als controles voor specifieke situaties. Checklists voor het laden hoeven niet dezelfde vragen te bevatten als een voertuigoverdracht.

Uw vragen in de taal van de chauffeur

Een zorgvuldig opgestelde checklist werkt alleen als de vragen goed worden begrepen. AI-vertaling kan de vragen, instructies en antwoordopties van het formulier vertalen naar de voorkeurstaal van de chauffeur, binnen de 41 talen die beschikbaar zijn in LiteTMS. De doeltaal moet wel voor het bedrijf zijn ingeschakeld bij het genereren van een nieuwe vertaling.

Zo kan het kantoor de procedure in het Pools opstellen en een Roemeense of Oekraïense versie aan de chauffeurs aanbieden. De chauffeur leest de vragen zonder de taal van de planner te hoeven spreken. Geschreven antwoorden kunnen ook weer voor kantoor worden vertaald.

U kunt uiteraard ook uw eigen taalversies invoeren. Controleer AI-vertalingen altijd voordat u ze gebruikt voor belangrijke instructies, met name bij technische termen en zaken die de veiligheid raken. Vertaling helpt om de procedure over te brengen; het bedrijf bepaalt nog altijd wat er in die procedure staat.

Begin met één procedure

Begin met een controle die uw team al uitvoert. Zet de vragen in een template, kies de verplichte foto's of antwoorden en bepaal of de planning deze toewijst, chauffeurs er zelf mee starten of een herhalende regel deze aanmaakt. Bekijk daarna het voorbeeld voor mobiel en stel de gewenste talen in.

Voertuigprotocollen & Inspecties is een optionele module. Toegang vereist activatie en de juiste rechten; AI-vertaling volgt de configuratie en gebruikslimieten van het bedrijf en kan extra kosten met zich meebrengen.

Hebt u een papieren formulier dat u graag in de app wilt gebruiken? Neem contact met ons op voor een LiteTMS-demonstratie en houd het bij de hand. Het is een uitstekend vertrekpunt.

Veelgestelde vragen

Kan ik een voertuiginspectieformulier maken met mijn eigen vragen?

Ja. U kunt secties, vragen, antwoordopties en verplichte velden definiëren, inclusief foto's, handtekeningen en schadechecklists. Chauffeurs vullen de formulieren in via LiteTMS Mobile.

Kunnen chauffeurs wekelijks een voertuigcontrole ontvangen?

Ja. Een actieve herhalende regel kan openstaande protocollen aanmaken volgens een wekelijks schema. Dagelijkse en maandelijkse schema's worden eveneens ondersteund.

Kan een protocol automatisch verschijnen wanneer een chauffeur van trekker wisselt?

Ja, met een geconfigureerde toewijzingsregel en een in het systeem geregistreerde voertuigwissel. Bij alleen een trailerwissel gebruikt u een handmatig toegewezen of door de chauffeur gestart protocol in plaats van die automatische trigger.

Kan de chauffeur een protocol in een andere taal lezen dan de planning?

Ja. AI-vertaling ondersteunt de 41 talen die in LiteTMS beschikbaar zijn, waarbij nieuwe vertalingen beperkt zijn tot de talen die voor het bedrijf zijn ingeschakeld. U kunt ook uw eigen taalversies opstellen; het is raadzaam om belangrijke door AI vertaalde instructies vooraf te controleren.