Contrôles des véhicules : vos questions, la langue du conducteur

Le module Protocoles et inspections de véhicules vous permet de créer vos propres formulaires à faire remplir par les conducteurs dans LiteTMS Mobile. Un contrôle hebdomadaire du véhicule, la passation d'un camion ou d'une semi-remorque, une checklist de chargement : vous décidez des questions à poser et des justificatifs à recueillir. La traduction par IA peut générer le formulaire dans l'une des 41 langues disponibles dans LiteTMS, sous réserve que la langue cible soit activée pour votre entreprise.

Demander de « vérifier le véhicule » reste très vague. Cela inclut-il la cabine, la remorque, les équipements ou des photos des dommages existants ? Un formulaire transforme cette consigne en questions précises que le conducteur peut traiter point par point, dans une langue qu'il comprend.

Commencez par ce que votre entreprise a besoin de savoir

Vous concevez le formulaire selon vos propres procédures. Rédigez les questions, organisez-les par sections et définissez les réponses obligatoires. Un simple contrôle d'état peut rester concis ; un état des lieux de passation détaillé peut exiger davantage de justificatifs.

Les champs disponibles comprennent des questions à choix multiples, des réponses textuelles courtes ou longues, des valeurs numériques, des dates, des photos, des signatures et des listes de contrôle des dommages. Des blocs de consignes vous permettent d'expliquer les points à inspecter avant d'exiger une réponse. Le concepteur propose également un aperçu sur smartphone, ce qui permet à l'exploitation de visualiser le formulaire tel qu'il apparaîtra au conducteur.

Par exemple, une entreprise peut demander si le véhicule présente de nouveaux dommages visibles, exiger une photo de la zone concernée, puis laisser un espace pour une description. Un autre formulaire peut se concentrer sur les équipements ou l'état de l'espace de chargement. Les questions et les options de réponse s'adaptent entièrement à vos processus.

Un suivi hebdomadaire de l'état du véhicule

Créez une inspection récurrente pour interroger régulièrement les conducteurs sur l'état de leur véhicule. Un planning hebdomadaire peut porter sur la propreté, les équipements et les dommages récemment constatés, en reprenant les mêmes questions à chaque fois.

Le conducteur reçoit un protocole en attente et le remplit dans LiteTMS Mobile. Une liste de contrôle des dommages permet de recueillir des remarques et des photos en regard de l'anomalie signalée. L'exploitation peut ensuite consulter le rapport finalisé ainsi que l'historique des dommages enregistrés pour le véhicule ou la remorque.

Cela fournit un point de départ clair pour les échanges à venir : ce qui a été signalé, à quel moment et avec quelles photos. Cela permet également de distinguer un problème nouvellement signalé d'un dommage déjà répertorié.

Un formulaire de passation lors d'un changement de véhicule

Lorsqu'un conducteur prend le relais sur un camion, un rapport de passation permet de consigner son état et ses équipements à cet instant précis. Vous choisissez les questions pertinentes, l'obligation ou non de joindre des photos et la nécessité d'une signature.

Grâce à une règle de réattribution active, un changement de véhicule enregistré dans le système peut générer automatiquement un protocole en attente. Selon la règle définie, il peut être attribué au conducteur entrant, au conducteur précédent s'il est identifié, ou aux deux.

Les formulaires peuvent également couvrir la passation de semi-remorques. En cas de simple changement de remorque, attribuez le protocole depuis l'exploitation ou laissez le conducteur l'initier, si cette option est activée sur le modèle. Le déclenchement automatique de la réattribution suit actuellement les changements de véhicule.

Une checklist de chargement adaptée à chaque mission

Le même module permet de mettre à disposition une checklist que le conducteur remplit pendant le chargement. Votre procédure peut par exemple exiger la vérification de l'état de l'espace de chargement, le numéro de plomb, une photo ou une remarque relative à une anomalie.

L'exploitation peut affecter le formulaire, ou le conducteur peut ouvrir un modèle autorisé en cas de besoin. Cela vous permet d'utiliser le même outil de création pour les inspections récurrentes et pour les contrôles ponctuels liés à une situation précise. Les checklists de chargement n'ont pas besoin de reprendre les mêmes questions qu'une passation de véhicule.

Vos questions dans la langue du conducteur

Une checklist soigneusement rédigée n'est utile que si ses questions sont comprises. La traduction par IA peut traduire les questions, consignes et options de réponse du formulaire dans la langue choisie par le conducteur, parmi les 41 langues disponibles dans LiteTMS. La langue cible doit être activée pour l'entreprise lors de la génération d'une nouvelle traduction.

Par exemple, l'exploitation peut rédiger la procédure en polonais et mettre à disposition une version roumaine ou ukrainienne pour les conducteurs. Le conducteur prend ainsi connaissance des questions sans devoir maîtriser la langue de l'organisateur de transport. Les réponses rédigées peuvent également être traduites à destination du bureau.

Vous pouvez également fournir vos propres versions linguistiques. Relisez les traductions générées par IA avant de les utiliser pour des consignes importantes, en particulier pour les termes techniques et tout ce qui touche à la sécurité. La traduction facilite la transmission de la procédure ; l'entreprise reste seule juge de son contenu.

Commencez par tester une première procédure

Commencez par un contrôle que votre équipe effectue déjà. Intégrez ses questions dans un modèle, choisissez les photos ou réponses obligatoires, et décidez si l'exploitation l'assigne, si les conducteurs le démarrent eux-mêmes ou si une règle récurrente le génère automatiquement. Vérifiez ensuite l'aperçu sur smartphone et préparez les langues nécessaires à votre équipe.

Protocoles et inspections de véhicules est un module optionnel. L'accès nécessite une activation et les autorisations appropriées ; la traduction par IA suit la configuration et les limites d'utilisation de l'entreprise et peut faire l'objet d'une facturation.

Vous utilisez un formulaire papier que vous aimeriez transposer dans l'application ? Contactez-nous pour une démonstration de LiteTMS en apportant votre document. C'est un excellent point de départ.