Чатыры рэестры, якія падтрымліваюць парадак у транспартнай кампаніі

Кіраваць транспартнай кампаніяй становіцца значна прасцей, калі ў парадку чатыры рэестры: супрацоўнікі, транспартныя сродкі, паўпрычэпы і контрагенты. Калі для кожнага аб'екта вызначана сваё месца, дыспетчарам больш не даводзіцца збіраць простыя адказы з табліц, тэчак з дакументамі і памяці тых, хто працуе даўжэй за ўсіх.

Адзін заказ пачынаецца з чатырох пытанняў

Груз гатовы, стаўка за маршрут разлічана, час пагрузкі ўзгоднены. Але перш чым машына выедзе ў рэйс, трэба атрымаць чатыры простыя адказы.

Ці можа гэты супрацоўнік выканаць рэйс? Тут важныя пасада, дакументы, кваліфікацыя і бягучы статус.

Ці гатовы аўтамабіль? Офісу патрэбныя яго тэхнічныя характарыстыкі, камплектацыя, дакументы і гісторыя абслугоўвання.

Ці падыходзіць гэты паўпрычэп? Памеры, грузападымальнасць, абсталяванне, дакументы і тэрміны тэхагляду - усё гэта ўплывае на адказ.

Ці правільныя даныя контрагента? Заказ - гэта не тое месца, дзе варта адгадваць адрас, кантактную асобу, нумар банкаўскага рахунку ці ўмовы супрацоўніцтва.

Ніводнае з гэтых пытанняў не з'яўляецца складаным. Яны становяцца дарагімі, калі адказы на іх раскіданыя па розных месцах.

У большасці кампаній гэтая інфармацыя ўжо ёсць

Праблема рэдка заключаецца ў тым, што даныя ніхто не запісваў. Справа хутчэй у тым, што адна частка ляжыць у табліцы, другая - у тэчцы з паперамі, а астатняе - у перапісках або ў галаве аднаго супрацоўніка.

Такая сістэма можа здавацца цалкам зручнай, пакуль хтосьці не сыдзе ў адпачынак, не прыйдзе тэрміновы заказ або не спатрэбіцца неадкладна знайсці дакумент. Тады звычайнае пытанне запускае цэлы ланцужок званкоў. Дзе страхоўка? Калі рабілі ТО гэтага паўпрычэпа? Які нумар тэлефона гэтага перавозчыка актуальны? Ці ёсць у кіроўцы патрэбныя дакументы для гэтага маршруту?

Інфармацыя ёсць. Бракуе толькі адзінага і зразумелага месца, дзе яе шукаць.

Чатыры рэестры з чатырма выразнымі задачамі

Адзіная сістэма не азначае, што ўсе даныя трэба скідаць у адну гіганцкую табліцу. Сапраўдны парадак узнікае тады, калі кожная дэталь прывязаная да канкрэтнага чалавека, транспарту або кампаніі.

Супрацоўнікі

Картка супрацоўніка змяшчае профіль, пасаду, дакументы, кваліфікацыю, умовы супрацоўніцтва і бягучы статус. Калі дыспетчар прызначае кіроўцу, больш не ўзнікае пытання, у каго могуць быць яго дакументы. Пошук адказу пачынаецца з карткі супрацоўніка.

Гэта таксама робіць каманду менш залежнай ад чужой памяці. Новы супрацоўнік офіса можа хутка знайсці базавую інфармацыю, не высвятляючы, хто стварыў табліцу пяць гадоў таму і якое правіла наймення тэчак усе даўно перасталі выконваць.

Транспартныя сродкі

Аднаго рэгістрацыйнага нумара недастаткова, каб адказна кіраваць аўтапаркам. Офісу таксама патрэбныя тэхнічныя характарыстыкі, дакументы, звесткі пра камплектацыю, фінансаванне, аб'ём паліўных бакаў і гісторыя тэхабслугоўвання.

Картка транспартнага сродку дае ўсяму гэтаму пастаяннае месца. Звесткі пра тэхагляд і гісторыя абсталявання застаюцца замацаванымі за машынай, а не расцярушваюцца па асобных файлах.

Паўпрычэпы

Паўпрычэп - гэта не проста дадатак да цягача. У яго свае габарыты, вагавыя параметры, абсталяванне, дакументы, графік абслугоўвання і прызначэнне. Асобны рэестр паўпрычэпаў дапамагае офісу падабраць патрэбны аўтацягнік яшчэ да таго, як аўтамабіль прыедзе на рампу.

Гэта таксама захоўвае гісторыю абслугоўвання самой тэхнікі, калі паўпрычэпы чапляюцца да розных цягачоў. Інфармацыя застаецца за паўпрычэпам, а не за выпадковай счэпкай на адзін рэйс.

Контрагенты

Заказчык, перавозчык ці дзелавы партнёр - гэта значна больш, чым проста назва і нумар тэлефона. Картка контрагента аб'ядноўвае рэквізіты кампаніі, кантакты, адрасы, дакументы, банкаўскія рахункі і налады па змаўчанні, якія выкарыстоўваюцца пры стварэнні заказаў.

У LiteTMS улік контрагентаў бясплатны і неабмежаваны. Вы можаце ўнесці ўсю сваю партнёрскую сетку, не выбіраючы, які партнёр заслугоўвае асобнага платнага запісу.

Што змяняецца ў звычайны працоўны дзень

Галоўная карысць адчуваецца не на дэманстрацыі праграмы. Яна становіцца відавочнай тады, калі хтосьці запытвае дакумент і атрымлівае яго за трыццаць секунд.

Каманда дакладна ведае, дзе абнавіць патрэбную інфармацыю. Адзін і той жа факт больш не існуе ў трох супярэчлівых версіях. Новаму дыспетчару не трэба з кожнай нагоды звяртацца да самага дасведчанага калегі наконт кожнай машыны ці партнёра. А стварэнне новага заказу пачынаецца з ужо правераных даных, а не з запаўнення ўсёй аперацыі з нуля.

Зона адказнасці таксама становіцца больш зразумелай. Дакумент на транспартны сродак адносіцца да транспартнага сродку. Абслугоўванне паўпрычэпа - да паўпрычэпа. Бухгалтарскі кантакт кліента - да контрагента. Правіла настолькі простае, што загружаная штодзённымі справамі каманда лёгка яго прытрымліваецца.

Пачніце з бягучай працы, а не з архіваў за дзесяць гадоў

Вам не трэба наводзіць парадак ва ўсёй мінуўшчыне кампаніі, перш чым TMS пачне прыносіць рэальную карысць. Пачніце з тых даных, якія выкарыстоўваюцца ў працы проста зараз.

Спачатку занясіце актыўных супрацоўнікаў, аўтамабілі і паўпрычэпы. Затым дадайце контрагентаў, якія задзейнічаны ў бягучых заказах. Запоўніце тыя палі, якімі каманда сапраўды карыстаецца штодня, замест таго каб пераносіць кожную графу са старых архіваў. І, нарэшце, выпрацуйце адну звычку: новая інфармацыя адразу заносіцца ў адпаведную картку.

Каб знізіць рызыкі пры пераходзе, пачніце з аднаго кірунку і аднаго дыспетчара. Наша інструкцыя пра перавод невялікага перавозчыка з электронных табліц у TMS падрабязна тлумачыць гэтую паслядоўнасць.

Як LiteTMS працуе з чатырма рэестрамі

У LiteTMS прадугледжаны асобныя раздзелы для супрацоўнікаў, транспартных сродкаў, паўпрычэпаў і контрагентаў. Кожны запіс вядзе да звестак і дакументаў, звязаных з гэтым чалавекам, транспартам альбо кампаніяй. Рэестры становяцца асновай для дыспетчарызацыі, а не асобным архівам, які ніхто не адкрывае.

LiteTMS зараз знаходзіцца на этапе ранняга доступу. Каб пабачыць, як гэтыя запісы працуюць у рэальнай сістэме, далучайцеся да спісу чакання ранняга доступу.

Частыя пытанні

Якія запісы дадаць у TMS перад першым заказам?

Пачніце з актыўных супрацоўнікаў, транспартных сродкаў, паўпрычэпаў і контрагентаў. Гэтыя чатыры рэестры забяспечваюць звесткі пра людзей, тэхніку і партнёраў, на якіх трымаецца штодзённая дыспетчарызацыя.

Ці трэба пераносіць усю гісторыю кампаніі?

Не. Пачніце з актыўных запісаў і дакументаў, неабходных для бягучай працы. Старыя файлы захавайце як архіў толькі для чытання і пераносьце звесткі толькі тады, калі яны спатрэбяцца зноў.

Што павінна быць у запісе транспартнага сродку або паўпрычэпа?

Запіс транспартнага сродку павінен змяшчаць яго тэхнічныя параметры, дакументы, аснашчэнне і гісторыю абслугоўвання. Для паўпрычэпа патрэбны асобны запіс з габарытамі, вагой, дакументамі, абсталяваннем і гісторыяй сэрвісу.

Ці абмяжоўвае LiteTMS колькасць контрагентаў?

Не. Колькасць контрагентаў і заказаў неабмежаваная і бясплатная. Вы аплачваеце толькі працоўныя месцы і сэрвісы, якімі карыстаецеся, а платныя функцыі паказваюць свой тарыф і расход у панэлі яшчэ да выстаўлення рахунку.