Bir nakliye şirketini düzenli tutan dört temel kayıt defteri

Bir nakliye şirketini yönetmek, dört temel kayıt düzenli olduğunda çok daha kolaylaşır: çalışanlar, araçlar, dorseler ve iş ortakları. Her konuya net bir yer tanımlandığında, operasyon ekibi basit soruların yanıtlarını e-tablolardan, klasörlerden veya şirkette en uzun süredir çalışan kişinin hafızasından toplamak zorunda kalmaz.

Bir sipariş dört soruyla başlar

Yük hazır, rota fiyatlandırıldı ve yükleme randevusu teyit edildi. Araç yola çıkmadan önce birinin hâlâ dört sıradan soruya yanıt vermesi gerekir.

Bu çalışan bu işi alabilir mi? Görevi, evrakları, mesleki yeterlilikleri ve mevcut durumu önem taşır.

Araç hazır mı? Ofisin aracın teknik detaylarına, ekipmanına, evraklarına ve bakım geçmişine ihtiyacı vardır.

Doğru dorse bu mu? Ölçüler, ağırlık kapasitesi, ekipman, evraklar ve bakım tarihleri bu yanıtı doğrudan etkiler.

İş ortağının bilgileri doğru mu? Adresi, ilgili kişiyi, hesap numarasını veya çalışma koşullarını tahmin etmeye çalışmak için bir sipariş kaydı hiç uygun bir yer değildir.

Bu soruların hiçbiri zor değildir. Ancak her yanıt farklı bir yerde duruyorsa pahalıya mal olmaya başlarlar.

Çoğu şirkette bu bilgiler zaten mevcuttur

Sorun nadiren verilerin hiç kaydedilmemiş olmasıdır. Asıl sorun bir kısmının e-tabloda, bir kısmının klasörde, geri kalanının ise mesajlaşma geçmişlerinde veya birinin hafızasında bulunmasıdır.

Biri izne çıkana, mesai bitimine yakın acil bir sipariş gelene ya da bir belgeye derhal ihtiyaç duyulana kadar bu düzen gayet idare edilebilir görünebilir. Ardından küçük bir soru ardı arkası kesilmeyen telefon görüşmelerine yol açar. Sigorta poliçesi kimde? Bu dorsenin bakımı ne zaman yapıldı? Bu alt yüklenicinin hangi telefon numarası güncel? Bu sürücünün rota için gerekli evrakları tam mı?

Bilgi aslında vardır. Eksik olan tek şey, bakılacak net ve tek bir yerdir.

Dört net görevi olan dört temel kayıt

Tek bir sisteme sahip olmak, her veriyi tek bir devasa tabloya yığmak anlamına gelmez. Faydalı bir düzen, her detayın gerçekten ait olduğu kişiye, varlığa veya şirkete bağlanmasıyla kurulur.

Çalışanlar

Bir çalışan kaydı; profili, görevi, evrakları, mesleki yeterlilikleri, iş birliği detaylarını ve durumunu içerir. Operatör bir sürücü görevlendirdiğinde, ilk soru artık evrakların kimde olduğu olmaz. Yanıt doğrudan çalışan kaydında yer alır.

Bu durum ekibin hafızaya bağımlılığını da azaltır. Ofise yeni katılan bir çalışan, beş yıl önce bir e-tabloyu kimin oluşturduğunu ya da herkesin sessizce uymayı bıraktığı klasör adlandırma kuralını bilmek zorunda kalmadan temel bilgilere ulaşabilir.

Araçlar

Bir aracı sorunsuz ve sorumlu şekilde işletmek için yalnızca plaka numarası yeterli değildir. Ofisin teknik özelliklere, belgelere, donanıma, finansman bilgilerine, yakıt deposu detaylarına ve bakım geçmişine de ihtiyacı vardır.

Bir araç kartı, tüm bunlara kalıcı bir adres sağlar. Muayene bilgileri ve ekipman geçmişi ilgisiz dosyalara dağılmak yerine doğrudan aracın kaydında tutulur.

Dorseler

Dorse, çekicinin altına düşülmüş bir dipnot değildir. Kendi boyutları, ağırlıkları, ekipmanları, evrakları, bakım gereksinimleri ve kullanım amacı vardır. Ayrı bir dorse kaydı, araç yükleme rampasına ulaşmadan önce ofisin doğru çekici-dorse eşleşmesini seçmesine yardımcı olur.

Ayrıca dorseler çekiciler arasında değiştiğinde geçmiş bilgilerin varlığa bağlı kalmasını sağlar. Bilgi, sadece tek bir seferlik eşleşmeyi değil, dorsenin kendisini takip eder.

İş ortakları

Bir müşteri, nakliyeci veya iş ortağı bir isim ve telefon numarasından daha fazlasını gerektirir. Bir iş ortağı kartı; şirket bilgilerini, ilgili kişileri, adresleri, belgeleri, banka hesaplarını ve sipariş oluşturulurken kullanılan varsayılan ayarları bir araya getirir.

LiteTMS'te iş ortakları ücretsiz ve sınırsızdır. Hangi ortağın ücretli bir kaydı hak ettiğini düşünmek zorunda kalmadan tüm çalışma ağınızı sisteme aktarabilirsiniz.

Sıradan bir salı gününde ne değişir?

En büyük fayda bir ürün tanıtımında kendini göstermez. Birisi bir belge istediğinde yanıtın otuz saniye içinde bulunabilmesiyle kendini gösterir.

Ekip bir bilginin nereden güncelleneceğini bilir. Aynı bilgiye dair artık üç farklı çelişkili versiyon bulunmaz. Yeni bir operatörün her araç veya ortak hakkında en deneyimli çalışana danışması gerekmez. Bir sipariş süreci de tüm operasyonu sıfırdan yazmak yerine düzenli tutulan kayıtlardan başlatılır.

Sorumluluklar da netleşir. Bir araç belgesi araca aittir. Dorse bakımı dorseye aittir. Müşterinin muhasebe yetkilisi iş ortağına aittir. Bu kural, yoğun bir ekibin rahatlıkla uygulayabileceği kadar basittir.

On yıllık geçmişle değil, bugünün operasyonuyla başlayın

Bir TMS'in fayda sağlaması için şirketin tüm geçmişini temizleyip sisteme aktarmanız gerekmez. Bugün fiilen iş yapan kayıtlarla başlayın.

Önce aktif çalışanları, araçları ve dorseleri ekleyin. Ardından mevcut siparişlerde yer alan iş ortaklarını sisteme girin. Eski bir arşivdeki her sütunu tek tek aktarmak yerine ekibin gerçekten ihtiyaç duyduğu alanları doldurun. Son olarak tek bir alışkanlık üzerinde anlaşın: Yeni bilgi doğrudan ilgili kayda işlenir.

Daha düşük riskli bir geçiş için tek bir hat ve tek bir dispeçerle başlayın. Küçük bir taşıyıcıyı tablolardan TMS'ye geçirme rehberimiz bu sırayı ayrıntılarıyla açıklamaktadır.

LiteTMS dört kaydı nasıl ele alır

LiteTMS; çalışanlar, çekiciler, dorseler ve iş ortakları için özel bölümlere sahiptir. Her kayıt, ilgili kişi, araç veya firmayla ilişkili bilgilere ve belgelere doğrudan ulaşmanızı sağlar. Kayıtlar, kimsenin açmayı hatırlamadığı ayrı bir arşiv olmak yerine, dispeçerlik operasyonlarının temelini oluşturur.

LiteTMS şu anda erken erişim aşamasındadır. Bu kayıtların gerçek ekranlarda nasıl çalıştığını görmek için erken erişim bekleme listesine katılın.

SSS

Bir TMS'de ilk siparişten önce hangi kayıtları eklemeliyim?

Aktif çalışanlar, çekiciler, dorseler ve iş ortaklarıyla başlayın. Bu dört kayıt kütüğü; günlük sevkiyat ve dispeçerlik operasyonlarının dayandığı personel, ekipman ve iş ortağı verilerini sağlar.

Şirketin tüm geçmişini aktarmam gerekir mi?

Hayır. Yalnızca aktif kayıtlarla ve güncel işler için gereken belgelerle başlayın. Eski dosyaları salt okunur bir arşiv olarak saklayın ve bilgileri yalnızca yeniden ihtiyaç duyulduğunda sisteme aktarın.

Bir araç veya dorse kaydında neler yer almalıdır?

Bir araç kaydı; teknik ayrıntıları, evrakları, ekipmanları ve bakım geçmişini içermelidir. Bir dorse ise boyutlar, ağırlıklar, resmi evraklar, ekipmanlar ve bakım geçmişi için kendi ayrı kaydına ihtiyaç duyar.

LiteTMS iş ortağı sayısını sınırlandırır mı?

Hayır. İş ortakları ve siparişler ücretsiz ve sınırsızdır. Yalnızca kullandığınız kullanıcı lisansları ve hizmetler için ödeme yaparsınız; ücretli özellikler ise faturaya yansımadan önce panelde tarifesini ve kullanım miktarını gösterir.