Kvar registroj, kiuj tenas transportan kompanion organizita

Transporta kompanio fariĝas pli facile mastrumebla, kiam kvar registroj estas en ordo: dungitoj, veturiloj, remorkoj kaj kontraktuloj. Donu al ĉiu temo klaran lokon, kaj la dispeĉejo ĉesos rekonstrui simplajn respondojn el kalkultabelo, dosierujo kaj la memoro de tiu, kiu laboras tie plej longe.

Unu mendo komenciĝas per kvar demandoj

La ŝarĝo estas preta, la itinero havas prezon, kaj la ŝarĝofenestro estas konfirmita. Antaŭ ol la kamiono forveturas, iu tamen bezonas kvar ordinarajn respondojn.

Ĉu ĉi tiu dungito povas preni la taskon? Gravas ilia rolo, dokumentoj, kvalifikoj kaj aktuala stato.

Ĉu la veturilo estas preta? La oficejo bezonas ĝiajn teknikajn detalojn, ekipaĵon, dokumentojn kaj prizorgan historion.

Ĉu ĉi tio estas la ĝusta remorko? Dimensioj, pezo, ekipaĵo, dokumentoj kaj servodatoj ĉiuj influas tiun respondon.

Ĉu la detaloj de la kontraktulo estas ĝustaj? Mendo estas la malĝusta loko por diveni adreson, kontaktulon, kontnumeron aŭ laborkondiĉojn.

Neniu el tiuj demandoj estas malfacila. Ili fariĝas multekostaj, kiam ĉiu respondo troviĝas aliloke.

Plej multaj kompanioj jam havas la informojn

La problemo malofte estas, ke neniu registris la datumojn. Ĝi estas, ke unu parto troviĝas en kalkultabelo, alia en dosierujo, kaj la resto en mesaĝfadenoj aŭ en la kapo de unu persono.

Tiu aranĝo povas ŝajni tute mastrumebla ĝis iu forestas, malfrua mendo alvenas, aŭ dokumento estas urĝe bezonata. Tiam eta demando ekigas vicon de telefonvokoj. Kiu havas la asekuran dosieron? Kiam tiu remorko estis teknike prizorgita? Kiu telefonnumero por ĉi tiu subkontraktisto estas aktuala? Ĉu ĉi tiu ŝoforo havas la dokumentojn por la itinero?

La informoj ekzistas. Kio mankas, estas evidenta loko por serĉi.

Kvar registroj kun kvar klaraj taskoj

Unu sistemo ne signifas ĵeti ĉiun datumeron en unu gigantan tabelon. Utila ordo venas de ligado de ĉiu detalo al la persono, posedaĵo aŭ kompanio, kiun ĝi efektive priskribas.

Dungitoj

Rikordo de dungito enhavas la profilon, rolon, dokumentojn, kvalifikojn, kunlaborajn detalojn kaj staton. Kiam la dispeĉejo asignas ŝoforon, la unua demando ne plu estas, kiu eble havas liajn dokumentojn. La respondo komenciĝas per la dungita rikordo.

Ĉi tio ankaŭ igas teamon malpli dependa de memoro. Nova oficeja dungito povas trovi la bazajn informojn sen scii, kiu kreis kalkultabelon antaŭ kvin jaroj aŭ kiun dosierujan nomregulon ĉiuj kviete ĉesis sekvi.

Veturiloj

Registra numero ne sufiĉas por respondece funkciigi kamionon. La oficejo ankaŭ bezonas teknikajn specifojn, dokumentojn, ekipaĵon, financajn informojn, detalojn pri la brulaĵujo kaj prizorgan historion.

Veturila rikordo donas al ĉio ĉi daŭran lokon. Inspektaj datumoj kaj ekipaĵa historio restas kun la kamiono anstataŭ esti disigitaj tra nerilataj dosieroj.

Remorkoj

Remorko ne estas piednoto al tirilo. Ĝi havas siajn proprajn dimensiojn, pezojn, ekipaĵon, dokumentojn, prizorgadon kaj celon. Aparta remorka registro helpas la oficejon elekti la ĝustan kombinaĵon antaŭ ol la veturilo atingas la ŝarĝodokon.

Ĝi ankaŭ tenas la historion ligita al la posedaĵo kiam remorkoj alternas inter kamionoj. La informoj sekvas la remorkon, ne kombinaĵon, kiu ekzistis por unu sola vojaĝo.

Kontraktuloj

Kliento, transportisto aŭ komerca partnero bezonas pli ol nur nomon kaj telefonnumeron. Kontraktula rikordo kunigas kompaniajn detalojn, kontaktojn, adresojn, dokumentojn, bankkontojn kaj defaŭltojn uzatajn kiam mendoj estas kreataj.

Kontraktuloj estas senpagaj kaj senlimaj en LiteTMS. Vi povas modeli la tutan laborreton sen devi decidi, kiu partnero meritas okupi pagatan rikordon.

Kio ŝanĝiĝas en ordinara mardo

La plej granda avantaĝo ne videblas en produkta prezento. Ĝi aperas kiam iu petas dokumenton kaj ricevas respondon en tridek sekundoj.

La teamo scias, kie ĝisdatigi detalon. La sama fakto ne plu havas tri konkurantajn versiojn. Nova dispeĉero ne bezonas demandi la plej spertan personon pri ĉiu veturilo aŭ partnero. Kaj mendo komenciĝas el prizorgataj rikordoj anstataŭ retajpi la tutan operacion de nulo.

Ankaŭ la respondeco fariĝas pli klara. Veturila dokumento apartenas al la veturilo. Remorka prizorgado apartenas al la remorko. La kontada kontakto de la kliento apartenas al la kontraktulo. La regulo estas sufiĉe simpla por ke okupata teamo povu ĝin sekvi.

Komencu per la hodiaŭa operacio, ne per dekjara historio

Vi ne bezonas ordigi la tutan pasintecon de la kompanio antaŭ ol TMS fariĝas utila. Komencu per la rikordoj, kiuj faras realan laboron hodiaŭ.

Aldonu aktivajn dungitojn, veturilojn kaj remorkojn unue. Poste aldonu la kontraktulojn implikitajn en aktualaj mendoj. Plenigu la kampojn, sur kiujn la teamo efektive fidas, anstataŭ transskribi ĉiun kolonon el malnova arkivo. Fine, interkonsentu pri unu kutimo: novaj informoj iru rekte en la ĝustan rikordon.

Por transiro kun malpli da risko, komencu per unu itinero kaj unu dispeĉero. Nia gvidilo pri transiro de malgranda transportisto de kalkultabeloj al TMS detale klarigas tiun sinsekvon.

Kiel LiteTMS traktas la kvar registrojn

LiteTMS havas dediĉitajn sekciojn por dungitoj, veturiloj, remorkoj kaj kontraktoroj. Ĉiu rikordo kondukas al la informoj kaj dokumentoj rilataj al tiu persono, veturilo aŭ kompanio. La registroj fariĝas la bazo por dispeĉado anstataŭ aparta arkivo, kiun neniu memoras malfermi.

LiteTMS estas nuntempe en frua aliro. Por vidi kiel tiuj registroj funkcias sur la realaj ekranoj, aliĝu al la atendovico por frua aliro.

Oftaj demandoj

Kiujn rikordojn mi aldonu antaŭ la unua mendo en TMS?

Komencu per aktivaj dungitoj, veturiloj, remorkoj kaj kontraktoroj. Tiuj kvar registroj liveras la datumojn pri homoj, ekipaĵoj kaj partneroj, de kiuj dependas la ĉiutaga dispeĉado.

Ĉu mi devas migri la tutan historion de la kompanio?

Ne. Komencu per aktivaj rikordoj kaj la dokumentoj bezonataj por la nuna laboro. Konservu malnovajn dosierojn kiel nurlegeblan arkivon kaj transmetu informojn nur kiam ili denove fariĝas utilaj.

Kio apartenas al la rikordo de veturilo aŭ remorko?

Veturila rikordo devus enhavi ĝiajn teknikajn detalojn, dokumentojn, ekipaĵon kaj prizorgan historion. Remorko bezonas sian propran rikordon por dimensioj, pezoj, dokumentoj, ekipaĵo kaj prizorgo.

Ĉu LiteTMS limigas la nombron de kontraktoroj?

Ne. Kontraktoroj kaj mendoj estas senpagaj kaj senlimaj. Vi pagas por la uzantlokoj kaj servoj, kiujn vi uzas, kaj pagendaj funkcioj montras sian tarifon kaj uzadon en la panelo antaŭ ol io ajn atingas la fakturon.