Fyra register som håller ordning på transportföretaget

Ett transportföretag blir betydligt enklare att driva när fyra register är i ordning: anställda, fordon, trailers och motparter. Ge varje område en tydlig plats, så slipper transportledningen pussla ihop enkla svar från kalkylark, dokumentmappar och minnet hos den som arbetat där längst.

En order börjar med fyra frågor

Lasten är klar, rutten är prissatt och tidssloten är bekräftad. Innan lastbilen rullar iväg behöver någon fortfarande fyra vanliga svar.

Kan den här medarbetaren ta uppdraget? Roll, dokument, behörigheter och aktuell status spelar roll.

Är fordonet redo? Kontoret behöver tekniska specifikationer, utrustning, dokument och underhållshistorik.

Är det rätt trailer? Mått, vikter, utrustning, dokument och servicedatum påverkar alla svaret.

Stämmer uppgifterna om motparten? En transportorder är fel ställe att gissa adress, kontaktperson, kontonummer eller samarbetsvillkor på.

Ingen av dessa frågor är svår. De blir däremot dyra när varje svar finns på olika ställen.

De flesta företag har redan informationen

Problemet är sällan att ingen har sparat uppgifterna. Det är att en del finns i ett kalkylark, en annan i en pärm, och resten i meddelandetrådar eller i huvudet på en enskild person.

Det upplägget kan verka fullt hanterbart tills någon är borta, en sen order trillar in eller ett dokument behövs omedelbart. Då startar en enkel fråga en kedja av telefonsamtal. Vem har försäkringsbrevet? När servades den trailern senast? Vilket telefonnummer till underentreprenören gäller? Har föraren rätt handlingar för rutten?

Informationen finns. Det som saknas är ett självklart ställe att leta på.

Fyra register med fyra tydliga uppgifter

Ett samlat system innebär inte att kasta in all data i en enda gigantisk tabell. Verklig ordning uppstår när varje detalj kopplas till den person, resurs eller det företag som den faktiskt beskriver.

Anställda

Ett registerkort för en anställd samlar profil, roll, dokument, behörigheter, anställningsdetaljer och status. När transportledningen tilldelar en förare är första frågan inte längre vem som kan ha förarhandlingarna. Svaret finns direkt i medarbetarregistret.

Detta gör också teamet mindre sårbart för glömska. En nyanställd på kontoret kan hitta grundläggande uppgifter utan att behöva veta vem som skapade ett kalkylark för fem år sedan eller vilken mappstruktur alla i tysthet slutade följa.

Fordon

Ett registreringsnummer räcker inte för att driva en lastbil ansvarsfullt. Kontoret behöver även tekniska specifikationer, dokument, utrustning, finansieringsuppgifter, tankvolym och servicehistorik.

Ett fordonsregister ger allt detta en fast plats. Besiktningsuppgifter och utrustningshistorik stannar hos lastbilen i stället för att spridas ut över olika filer.

Trailers

En trailer är inte bara en fotnot till en dragbil. Den har sina egna mått, vikter, utrustning, dokument, serviceintervall och användningsområden. Ett separat trailerregister hjälper kontoret att välja rätt fordonskombination innan ekipaget anländer till lastkajen.

Det håller också historiken knuten till resursen när trailers flyttas mellan olika dragbilar. Informationen följer trailern, inte en kombination som bara fanns under en enda körning.

Motparter

En kund, transportör eller samarbetspartner behöver mer än bara ett namn och ett telefonnummer. Registret över motparter samlar företagsuppgifter, kontaktpersoner, adresser, dokument, bankkonton och standardinställningar som används när order skapas.

Motparter är gratis och obegränsade i LiteTMS. Du kan lägga in hela partnernätverket utan att behöva välja vilka kontakter som är värda en betald licensplats.

Vad som förändras en helt vanlig tisdag

Den största fördelen märks inte i en produktdemo. Den märks när någon frågar efter ett dokument och får svar på trettio sekunder.

Teamet vet var uppgifter ska uppdateras. Samma uppgift har inte längre tre motstridiga versioner. En ny transportledare behöver inte fråga den mest erfarna kollegan om varje fordon eller samarbetspartner. Och en order skapas utifrån uppdaterade register i stället för att allt måste knappas in på nytt från grunden.

Ägarskapet blir också tydligare. Ett fordonsdokument hör till fordonet. Trailerns underhåll hör till trailern. Kundens ekonomiansvarige hör till motparten. Regeln är tillräckligt enkel för att ett stressat team ska kunna följa den.

Börja med dagens verksamhet, inte tio års historik

Du behöver inte städa upp företagets hela historia innan ett TMS blir till nytta. Börja med de uppgifter och resurser som faktiskt används i dag.

Lägg in aktiva anställda, fordon och trailers först. Lägg sedan till motparterna som är involverade i pågående order. Fyll i fälten som teamet faktiskt förlitar sig på i stället för att föra över varje kolumn från ett gammalt arkiv. Bestäm er till sist för en enkel rutin: ny information registreras direkt på rätt plats.

För en övergång med lägre risk, börja med en rutt och en transportledare. Vår guide till hur ett mindre åkeri går från kalkylark till ett TMS förklarar den processen i detalj.

Hur LiteTMS hanterar de fyra registren

LiteTMS har särskilda delar för anställda, fordon, trailers och motparter. Varje post leder till den information och de dokument som är relevanta för den personen, resursen eller företaget. Registren blir grunden för transportledningen i stället för ett separat arkiv som ingen kommer ihåg att öppna.

LiteTMS är för närvarande i tidig åtkomst. För att se hur registren fungerar i systemet, skriv upp dig på väntelistan för tidig åtkomst.

Vanliga frågor

Vilka uppgifter bör jag lägga till före den första transportordern i ett TMS?

Börja med aktiva anställda, fordon, trailers och motparter. Dessa fyra register ger den bas av personal, fordon och samarbetspartners som den dagliga transportledningen är beroende av.

Måste jag migrera företagets hela historik?

Nej. Börja med aktiva poster och de dokument som behövs för det löpande arbetet. Spara gamla filer i ett skrivskyddat arkiv och för bara över information när den behövs igen.

Vad hör hemma i ett register för fordon eller trailers?

En fordonspost bör innehålla tekniska uppgifter, dokument, utrustning och underhållshistorik. En trailer behöver en egen post för mått, vikter, handlingar, utrustning och underhåll.

Begränsar LiteTMS antalet motparter?

Nej. Motparter och order är kostnadsfria och obegränsade. Du betalar för de användarplatser och tjänster du använder, och betalda funktioner visar pris och förbrukning i kontrollpanelen innan något hamnar på fakturan.