Fjórar skrár sem halda utan um skipulag flutningafyrirtækis

Rekstur flutningafyrirtækis verður mun einfaldari þegar fjórar lykilskrár eru í lagi: starfsmenn, ökutæki, tengivagnar og samstarfsaðilar. Þegar hver þáttur á sér skýran stað þarf stjórnstöðin ekki lengur að púsla saman einföldum svörum úr töflureiknum, skjalarmöppum eða minni þess sem hefur starfað lengst hjá fyrirtækinu.

Ein pöntun hefst á fjórum spurningum

Farmurinn er tilbúinn, búið er að verðleggja leiðina og tímasetning lestunar er staðfest. Áður en flutningabíllinn leggur af stað þarf samt sem áður að svara fjórum venjulegum spurningum.

Getur þessi starfsmaður tekið verkið að sér? Hlutverk hans, skjöl, réttindi og núverandi staða skipta máli.

Er ökutækið tilbúið? Skrifstofan þarf að hafa tæknilegar upplýsingar, búnað, pappíra og viðhaldssögu á hreinu.

Er þetta rétti tengivagninn? Mál, þyngd, búnaður, skjöl og dagsetningar þjónustuskoðana hafa öll áhrif á svarið.

Eru upplýsingar um samstarfsaðilann réttar? Pöntun er ekki rétti staðurinn til að giska á heimilisfang, tengilið, reikningsnúmer eða samningsfyrirkomulag.

Engin þessara spurninga er erfið. Þær verða hins vegar dýrkeyptar þegar svörin liggja á víð og dreif.

Flest fyrirtæki búa þegar yfir upplýsingunum

Vandamálið er sjaldnast það að enginn hafi skráð gögnin. Það liggur frekar í því að hluti þeirra er í töflureikni, annar í möppu og afgangurinn í skilaboðaþráðum eða í kollinum á einhverjum starfsmanni.

Þetta fyrirkomulag getur virst virka ágætlega þar til einhver fer í frí, pöntun berst á síðustu stundu eða þörf er á skjali tafarlaust. Þá hrindir lítil spurning af stað símtalahrinu. Hver er með tryggingaskjalið? Hvenær fór þessi tengivagn síðast í skoðun? Hvert er rétt símanúmer hjá þessum undirverktaka? Er bílstjórinn með réttu pappírana fyrir þessa akstursleið?

Upplýsingarnar eru til staðar. Það sem vantar er augljós staður til að leita á.

Fjórar skrár með fjögur skýr hlutverk

Eitt kerfi þýðir ekki að öllum gögnum sé hrúgað í eina risastóra töflu. Gagnlegt skipulag fæst með því að tengja hvert smáatriði við þann einstakling, þá eign eða það fyrirtæki sem það á í raun við.

Starfsmenn

Starfsmannaskrá geymir prófíl, hlutverk, skjöl, réttindi, samstarfsupplýsingar og stöðu. Þegar stjórnstöð úthlutar verkefni á bílstjóra er fyrsta spurningin ekki lengur hver gæti verið með pappírana hans. Svarið hefst í starfsmannaskránni.

Þetta gerir teymið einnig minna háð minni einstakra starfsmanna. Nýr starfsmaður á skrifstofunni getur fundið grunnatriðin án þess að vita hver bjó til tiltekinn töflureikni fyrir fimm árum eða hvaða nafnavenju á möppum fólk hætti smám saman að fylgja.

Ökutæki

Skráningarnúmer eitt og sér dugar ekki til að reka flutningabíl af ábyrgð. Skrifstofan þarf einnig tæknilýsingar, skjöl, búnaðarupplýsingar, upplýsingar um fjármögnun, stærð eldsneytistanka og viðhaldssögu.

Skráning ökutækisins gefur öllu þessu varanlegan stað. Skoðunargögn og saga búnaðar fylgja bílnum í stað þess að dreifast á stakar, ótengdar skrár.

Tengivagnar

Tengivagn er ekki bara neðanmálsgrein við dráttarbíl. Hann hefur sín eigin mál, þyngdarmörk, búnað, skjöl, viðhald og hlutverk. Sérstök vagnaskrá hjálpar skrifstofunni að velja réttu samsetninguna áður en ökutækið mætir að lestunarpallinum.

Hún tryggir einnig að ferillinn fylgi tækinu sjálfu þegar tengivagnar færast á milli dráttarbíla. Upplýsingarnar fylgja vagninum, en ekki samsetningu sem var aðeins til staðar í einni ferð.

Samstarfsaðilar

Viðskiptavinur, flutningsaðili eða samstarfsaðili þarf meira en bara nafn og símanúmer. Skrá yfir samstarfsaðila tekur saman fyrirtækjaupplýsingar, tengiliði, heimilisföng, skjöl, bankareikninga og sjálfgefnar stillingar sem notaðar eru við stofnun pantana.

Samstarfsaðilar eru gjaldfrjálsir og ótakmarkaðir í LiteTMS. Þú getur sett upp allt tengslanetið í rekstrinum án þess að þurfa að velja hvaða samstarfsaðili á skilið að taka upp greidda færslu.

Hvað breytist á venjulegum þriðjudegi

Stærsti ávinningurinn kemur ekki fram í kynningu á hugbúnaðinum. Hann kemur í ljós þegar einhver spyr um skjal og fær svar á þrjátíu sekúndum.

Starfsfólkið veit hvar á að uppfæra upplýsingar. Sama staðreyndin birtist ekki lengur í þremur ósamræmdum útgáfum. Nýr flutningastjóri þarf ekki að spyrja reyndasta starfsmanninn út í hvert einasta ökutæki eða samstarfsaðila. Og pöntun hefst á grundvelli uppfærðra skráa í stað þess að slegnar séu inn allar upplýsingar frá grunni.

Ábyrgð á gögnum verður einnig skýrari. Skjal ökutækis tilheyrir ökutækinu. Viðhald tengivagns tilheyrir tengivagninum. Tengiliður fjárhalds hjá viðskiptavini tilheyrir samstarfsaðilanum. Reglan er nógu einföld til að önnum kafið starfsfólk geti fylgt henni.

Byrjaðu á rekstrinum í dag, ekki tíu ára sögu

Þú þarft ekki að taka til í allri fortíð fyrirtækisins áður en TMS-kerfi kemur að gagni. Byrjaðu á þeim skrám sem unnið er með í dag.

Skráðu fyrst virka starfsmenn, ökutæki og tengivagna. Bættu svo við þeim samstarfsaðilum sem koma að núverandi pöntunum. Fylltu út þá reiti sem starfsfólkið reiðir sig raunverulega á í stað þess að afrita hvern einasta dálk úr gömlu skjalasafni. Komið ykkur að lokum saman um eina venju: nýjar upplýsingar fara beint á réttan stað í réttri skrá.

Til að lágmarka áhættuna við breytinguna er gott að byrja á einni leið og einum flutningsstjóra. Í leiðarvísi okkar um hvernig lítill flutningsaðili færir sig úr töflureiknum í TMS er farið nánar í þá vinnuröð.

Hvernig LiteTMS heldur utan um skrárnar fjórar

LiteTMS býður upp á sérstök svæði fyrir starfsmenn, ökutæki, eftirvagna og viðsemjendur. Hver færsla veitir beinan aðgang að upplýsingum og skjölum sem tengjast viðkomandi einstaklingi, eign eða fyrirtæki. Skrárnar verða þannig grunnurinn að daglegri flutningsstjórnun í stað þess að vera afskekkt skjalasafn sem enginn man eftir að opna.

LiteTMS er nú í lokuðum forgangsaðgangi. Til að sjá hvernig þessar skrár virka í kerfinu geturðu skráð þig á biðlista eftir forgangsaðgangi.

Algengar spurningar

Hvaða færslur ætti ég að skrá áður en fyrsta pöntunin er búin til í TMS?

Byrjaðu á virkum starfsmönnum, ökutækjum, eftirvögnum og viðsemjendum. Þessar fjórar skrár innihalda upplýsingar um fólk, búnað og samstarfsaðila sem dagleg flutningsstjórnun byggir á.

Þarf ég að flytja yfir alla sögu fyrirtækisins?

Nei. Byrjaðu á virkum færslum og þeim skjölum sem þarf fyrir yfirstandandi verkefni. Geymdu eldri gögn sem eingöngu lesanlegt skjalasafn og færðu upplýsingar yfir eftir því sem þörf krefur.

Hvað á að vera í færslu fyrir ökutæki eða eftirvagn?

Ökutækjafærsla ætti að geyma tæknilegar upplýsingar, skjöl, búnað og viðhaldssögu. Eftirvagn þarf sína eigin færslu fyrir mál, þyngdir, pappíra, búnað og viðhald.

Takmarkar LiteTMS fjölda viðsemjenda?

Nei. Viðsemjendur og pantanir eru ókeypis og án takmarkana. Þú greiðir eingöngu fyrir notendaaðganga og þjónustu sem þú nýtir, og gjaldskyldir eiginleikar sýna verð og notkun í stjórnborðinu áður en nokkuð ratar á reikninginn.