Transporto įmonę valdyti tampa daug paprasčiau, kai sutvarkyti keturi pagrindiniai registrai: darbuotojai, transporto priemonės, puspriekabės ir kontrahentai. Kai kiekviena sritis turi aiškią vietą sistemoje, dispečeriams nebereikia rankioti paprastų atsakymų iš skaičiuoklių, dokumentų aplankų ar ilgiausiai dirbančio kolegos atminties.
Vienas užsakymas prasideda nuo keturių klausimų
Krovinys paruoštas, maršruto kaina suderinta, o pakrovimo laikas patvirtintas. Tačiau prieš išvažiuojant sunkvežimiui, vis tiek reikia gauti keturis įprastus atsakymus.
Ar šis darbuotojas gali vykdyti užsakymą? Svarbios jo pareigos, dokumentai, kvalifikacija ir dabartinis statusas.
Ar transporto priemonė paruošta? Biurui reikalingi jos techniniai duomenys, įranga, dokumentai ir techninės priežiūros istorija.
Ar tai tinkama puspriekabė? Atsakymui įtakos turi jos matmenys, svoris, įranga, dokumentai ir techninės apžiūros bei aptarnavimo datos.
Ar teisingi kontrahento duomenys? Užsakymas nėra ta vieta, kur reikėtų spėlioti adresą, kontaktinį asmenį, banko sąskaitos numerį ar bendradarbiavimo sąlygas.
Nė vienas iš šių klausimų nėra sudėtingas. Tačiau jie brangiai kainuoja, kai kiekvienas atsakymas slypi vis kitoje vietoje.
Dauguma įmonių šią informaciją jau turi
Problema retai kyla dėl to, kad duomenų niekas neužfiksavo. Dažniausiai viena dalis guli skaičiuoklėje, kita segtuve, o likusi susirašinėjimuose arba vieno darbuotojo galvoje.
Tokia tvarka gali atrodyti visiškai pakenčiama, kol kas nors neišeina atostogų, neatsiranda skubus užsakymas arba neprireikia skubiai rasti dokumento. Tada vienas paprastas klausimas sukelia visą skambučių grandinę. Pas ką yra draudimo polisas? Kada buvo atliktas puspriekabės servisas? Kuris šio subrangovo telefono numeris yra teisingas? Ar šis vairuotojas turi reikiamus dokumentus šiam maršrutui?
Informacija yra. Trūksta tik vienos aiškios vietos, kur jos ieškoti.
Keturi registrai ir keturios aiškios funkcijos
Viena sistema nereiškia, kad visi duomenys suverčiami į vieną didžiulę lentelę. Tikroji tvarka atsiranda tada, kai kiekviena detalė priskiriama tam asmeniui, transporto priemonei ar įmonei, kuriai ji ir priklauso.
Darbuotojai
Darbuotojo kortelėje saugoma jo anketa, pareigos, dokumentai, kvalifikacija, bendradarbiavimo sąlygos ir statusas. Kai dispečeris skiria vairuotoją reisui, jam nebereikia sukti galvos, pas ką ieškoti jo dokumentų. Visi atsakymai prasideda nuo darbuotojo kortelės.
Dėl to komanda tampa mažiau priklausoma nuo pavienių darbuotojų atminties. Naujas biuro kolega gali rasti pagrindinę informaciją nežinodamas, kas prieš penkerius metus sukūrė tam tikrą skaičiuoklę ar kokios aplankų pavadinimų taisyklės visi pamažu nustojo laikytis.
Transporto priemonės
Vien valstybinio numerio neužtenka norint atsakingai eksploatuoti sunkvežimį. Biurui taip pat reikalingos techninės specifikacijos, dokumentai, įranga, finansavimo informacija, kuro bako talpos duomenys ir techninės priežiūros istorija.
Transporto priemonės kortelė suteikia visai šiai informacijai nuolatinę vietą. Techninių apžiūrų duomenys ir įrangos istorija lieka susieti su konkrečiu sunkvežimiu, o ne išsibarsto po nesusijusius failus.
Puspriekabės
Puspriekabė nėra tik vilkiko priedas. Ji turi savo matmenis, svorį, įrangą, dokumentus, techninės priežiūros grafiką ir paskirtį. Atskiras puspriekabių registras padeda biurui parinkti tinkamą sąstatą dar prieš transporto priemonei atvykstant prie pakrovimo rampos.
Be to, kai puspriekabės keičiamos tarp skirtingų vilkikų, visa istorija lieka susieta su pačiu objektu. Informacija lydi puspriekabę, o ne vienam reisui sudarytą sąstatą.
Kontrahentai
Klientui, vežėjui ar verslo partneriui reikia daugiau nei tik pavadinimo ir telefono numerio. Kontrahento kortelėje sujungiami įmonės rekvizitai, kontaktai, adresai, dokumentai, banko sąskaitos ir numatytieji nustatymai, naudojami kuriant užsakymus.
Sistemoje LiteTMS kontrahentų skaičius yra nemokamas ir neribotas. Galite susikurti visą savo partnerių tinklą nesukdami galvos, kuris partneris nusipelnė mokamo įrašo.
Kas pasikeičia eilinį antradienį
Didžiausia nauda pastebima ne demonstracijoje. Ji pasimato tada, kai kas nors paprašo dokumento ir gauna atsakymą per trisdešimt sekundžių.
Komanda žino, kur atnaujinti bet kokią informaciją. Tas pats faktas nebeturi trijų skirtingų versijų. Naujam dispečeriui nebereikia klausinėti labiausiai patyrusio darbuotojo apie kiekvieną transporto priemonę ar partnerį. O užsakymas pradedamas pildyti iš jau tvarkingai vedamų registrų, užuot kiekvieną kartą viską vedus ranka iš naujo.
Atsakomybės ribos taip pat tampa aiškesnės. Transporto priemonės dokumentas priklauso transporto priemonei. Puspriekabės servisas priklauso puspriekabei. Užsakovo buhalterijos kontaktas priklauso kontrahentui. Ši taisyklė pakankamai paprasta, kad jos galėtų laikytis net ir labiausiai užsiėmusi komanda.
Pradėkite nuo šiandienos operacijų, o ne nuo dešimties metų istorijos
Jums nereikia sutvarkyti visos įmonės praeities, kad TMS sistema taptų naudinga. Pradėkite nuo tų įrašų, kurie reikalingi šiandienos darbui.
Pirmiausia suveskite aktyvius darbuotojus, transporto priemones ir puspriekabes. Tada pridėkite kontrahentus, su kuriais dirbate vykdydami dabartinius užsakymus. Užpildykite tuos laukus, kuriais komanda iš tikrųjų remiasi, užuot perrašinėję kiekvieną stulpelį iš senų archyvų. Galiausiai susitarkite dėl vieno įpročio: nauja informacija iškart keliauja tiesiai į reikiamą kortelę.
Kad perėjimas keltų mažiau rizikos, pradėkite nuo vienos maršruto krypties ir vieno dispečerio. Mūsų vadove apie tai, kaip nedideliam vežėjui pereiti nuo skaičiuoklių prie TMS, ši seka paaiškinta išsamiai.
Kaip keturis registrus tvarko „LiteTMS“
„LiteTMS“ turi atskiras skiltis darbuotojams, transporto priemonėms, puspriekabėms ir partneriams. Kiekvienas įrašas nukreipia į informaciją ir dokumentus, susijusius su konkrečiu asmeniu, technika ar įmone. Registrai tampa dispečerinio darbo pagrindu, o ne atskiru archyvu, kurio niekas nepamena atsidaryti.
„LiteTMS“ šiuo metu veikia išankstinės prieigos režimu. Norėdami pamatyti, kaip šie įrašai atrodo realiose sistemos formose, prisijunkite prie išankstinės prieigos laukiančiųjų sąrašo.
DUK
Kokius įrašus reikėtų įvesti prieš sukuriant pirmąjį užsakymą TMS?
Pradėkite nuo aktyvių darbuotojų, transporto priemonių, puspriekabių ir partnerių. Šie keturi registrai suteikia duomenis apie žmones, techniką ir partnerius, kuriais remiasi kasdienis dispečerio darbas.
Ar man reikia perkelti visą įmonės istoriją?
Ne. Pradėkite nuo aktyvių įrašų ir dokumentų, reikalingų dabartiniam darbui. Senus failus palikite kaip archyvą tik skaitymui ir perkelkite informaciją tik tada, kai jos vėl prireikia.
Kokia informacija turi būti transporto priemonės ar puspriekabės kortelėje?
Transporto priemonės kortelėje turėtų būti jos techniniai duomenys, dokumentai, įranga ir techninės priežiūros istorija. Puspriekabei reikalinga atskira kortelė, kurioje nurodomi matmenys, svoriai, dokumentai, įranga ir atlikti remonto darbai.
Ar „LiteTMS“ riboja partnerių skaičių?
Ne. Partnerių ir užsakymų skaičius yra neribojamas ir nemokamas. Mokate tik už naudojamas darbo vietas ir paslaugas, o mokamų funkcijų įkainiai ir naudojimas rodomi valdymo skydelyje dar prieš išrašant sąskaitą.
Palaikykite ryšį
Raskite vietos vertingam turiniui.
Pasirinkite „LiteTMS“ kaip pageidaujamą šaltinį ir „Google“ raskite daugiau mūsų straipsnių.
Pasirinkite „LiteTMS“ „Google“Patvirtinkite pasirinkimą „Google“ · Atsidaro naujame skirtuke