Štirje registri, ki ohranjajo red v prevoznem podjetju

Vodenje transportnega podjetja postane preprostejše, ko so urejeni štirje temeljni registri: zaposleni, vozila, polpriklopniki in partnerji. Ko ima vsako področje svoje jasno mesto, dispečerjem ni več treba sestavljati preprostih odgovorov iz preglednic, map z dokumenti in spomina tistih, ki so v podjetju najdlje.

Eno naročilo se začne s štirimi vprašanji

Tovor je pripravljen, prevoznina je določena in termin naklada potrjen. Toda preden tovornjak odpelje, mora nekdo odgovoriti na štiri povsem običajna vprašanja.

Ali lahko ta zaposleni prevzame prevoz? Pomembni so njegova vloga, dokumenti, usposobljenost in trenutni status.

Ali je vozilo pripravljeno? Pisarna potrebuje tehnične podatke, opremo, dokumentacijo in zgodovino vzdrževanja.

Ali je to pravi polpriklopnik? Dimenzije, nosilnost, oprema, dokumenti in datumi servisov vplivajo na ta odgovor.

Ali so podatki o partnerju točni? Naročilo ni pravi kraj za ugibanje naslova, kontaktne osebe, številke bančnega računa ali dogovorjenih pogojev sodelovanja.

Nobeno od teh vprašanj ni zapleteno. Postanejo pa draga, ko je vsak odgovor na drugem mestu.

Večina podjetij te podatke že ima

Težava le redko tiči v tem, da podatkov nihče ne bi zabeležil. Gre za to, da je del podatkov v preglednici, del v registratorju, preostanek pa v sporočilih ali v glavi posameznika.

Takšna ureditev se morda zdi povsem obvladljiva, dokler nekdo ni odsoten, ne pride nujno naročilo ali pa je treba dokument predložiti takoj. Takrat eno majhno vprašanje sproži celo vrsto klicev. Kje je polica zavarovanja? Kdaj je bil servisiran ta polpriklopnik? Katera telefonska številka podprevoznika je prava? Ali ima voznik ustrezne dokumente za to relacijo?

Podatki obstajajo. Manjka le jasno mesto, kjer bi jih poiskali.

Štirje registri s štirimi jasnimi nalogami

Enoten sistem ne pomeni, da vse podatke zmečete v eno velikansko tabelo. Uporaben red nastane takrat, ko je vsak podatek pripet k osebi, vozilu ali podjetju, ki ga dejansko opisuje.

Zaposleni

Zapis o zaposlenem vsebuje profil, vlogo, dokumente, usposobljenost, pogoje sodelovanja in status. Ko dispečer dodeli voznika, prvo vprašanje ni več, kdo bi lahko imel njegove papirje. Odgovor se začne pri zapisu zaposlenega.

Tako je ekipa tudi manj odvisna od spomina posameznikov. Nov zaposleni v pisarni lahko najde osnovne podatke, ne da bi moral vedeti, kdo je pred petimi leti ustvaril določeno preglednico ali katerega pravila za poimenovanje map se nihče več ne drži.

Vozila

Registrska oznaka ni dovolj za odgovorno upravljanje tovornega vozila. Pisarna potrebuje tudi tehnične specifikacije, dokumente, opremo, podatke o financiranju, kapaciteto rezervoarjev za gorivo in evidenco vzdrževanja.

Zapis o vozilu vsem tem podatkom zagotavlja stalno mesto. Podatki o tehničnih pregledih in zgodovina opreme ostanejo vezani na vozilo, namesto da bi bili razpršeni po nepovezanih datotekah.

Polpriklopniki

Polpriklopnik ni le opomba k vlačilcu. Ima lastne dimenzije, nosilnost, opremo, dokumente, servisno zgodovino in namen. Ločen register polpriklopnikov pisarni pomaga izbrati pravo kombinacijo, še preden vozilo prispe na nakladalno rampo.

Prav tako ohranja zgodovino vezano na sredstvo, ko se polpriklopniki menjavajo med vlačilci. Informacije sledijo polpriklopniku, ne pa kombinaciji, ki je obstajala le za eno vožnjo.

Partnerji

Naročnik, prevoznik ali poslovni partner potrebuje več kot le ime in telefonsko številko. Zapis o partnerju združuje podatke o podjetju, kontakte, naslove, dokumente, bančne račune in privzete nastavitve, ki se uporabljajo pri ustvarjanju naročil.

V LiteTMS so partnerji brezplačni in neomejeni. V sistem lahko vnesete celotno mrežo sodelavcev, ne da bi morali presojati, kateri partner si zasluži plačljiv vnos.

Kaj se spremeni na povsem navaden torek

Največja prednost se ne pokaže na predstavitvi programske opreme. Pokaže se takrat, ko nekdo vpraša po dokumentu in dobi odgovor v tridesetih sekundah.

Ekipa ve, kje posodobiti podatek. Isti podatek nima več treh različnih verzij. Novemu dispečerju ni treba za vsako vozilo ali partnerja spraševati najizkušenejšega sodelavca. Naročilo pa se ustvari na podlagi urejenih podatkov, namesto da bi celoten prevoz vnašali na novo.

Tudi odgovornost postane jasnejša. Dokument vozila spada k vozilu. Vzdrževanje polpriklopnika spada k polpriklopniku. Kontakt v računovodstvu stranke spada k partnerju. Pravilo je dovolj preprosto, da se ga zasedena ekipa zlahka drži.

Začnite s trenutnim poslovanjem, ne z desetletno zgodovino

Ni vam treba urediti celotne preteklosti podjetja, preden TMS postane uporaben. Začnite z zapisi, ki jih dejansko potrebujete pri današnjem delu.

Najprej vnesite aktivne zaposlene, vozila in polpriklopnike. Nato dodajte partnerje, ki sodelujejo pri trenutnih naročilih. Izpolnite polja, na katera se ekipa dejansko zanaša, namesto da bi prepisovali vsak stolpec iz starega arhiva. Na koncu pa se dogovorite za eno navado: vsak nov podatek gre takoj v pravi register.

Za prehod z manjšim tveganjem začnite z eno relacijo in enim disponentom. Naš vodnik o prehodu malega prevoznika s preglednic na TMS podrobno pojasnjuje ta vrstni red.

Kako LiteTMS upravlja štiri registre

LiteTMS ima namenske razdelke za zaposlene, vozila, priklopnike in pogodbene partnerje. Vsak zapis vodi do informacij in dokumentov, ki so pomembni za to osebo, sredstvo ali podjetje. Registri tako postanejo temelj za dispečersko delo in ne ločen arhiv, ki se ga nihče več ne spomni odpreti.

LiteTMS je trenutno v fazi zgodnjega dostopa. Če želite videti, kako ti zapisi delujejo na dejanskih zaslonih, se vpišite na čakalni seznam za zgodnji dostop.

Pogosta vprašanja

Katere zapise naj dodam pred prvim naročilom v TMS?

Začnite z aktivnimi zaposlenimi, vozili, priklopniki in partnerji. Ti štirje registri zagotavljajo podatke o ljudeh, vozilih ter partnerjih, od katerih je odvisno vsakodnevno dispečerstvo.

Ali moram prenesti celotno zgodovino podjetja?

Ne. Začnite z aktivnimi zapisi in dokumenti, ki so potrebni za tekoče delo. Stare datoteke obdržite kot arhiv samo za branje, informacije pa prenesite šele takrat, ko znova postanejo uporabne.

Kaj sodi v zapis o vozilu ali priklopniku?

Zapis o vozilu mora vsebovati njegove tehnične podatke, dokumente, opremo in zgodovino vzdrževanja. Priklopnik potrebuje svoj zapis za dimenzije, mase, dokumentacijo, opremo in vzdrževanje.

Ali LiteTMS omejuje število partnerjev?

Ne. Partnerji in naročila so brezplačni ter neomejeni. Plačate le za uporabniške licence in storitve, ki jih uporabljate, plačljive funkcije pa svojo tarifo in porabo prikazujejo na nadzorni plošči, še preden se karkoli pojavi na računu.