Quatro registos que mantêm uma empresa de transportes organizada

Uma empresa de transportes torna-se mais fácil de gerir quando quatro registos estão em ordem: colaboradores, veículos, semirreboques e parceiros comerciais. Atribua a cada tema um espaço próprio e o departamento de tráfego deixará de ter de reconstruir respostas simples a partir de uma folha de cálculo, de uma pasta de documentos e da memória de quem trabalha na empresa há mais tempo.

Uma ordem de transporte começa com quatro perguntas

A carga está pronta, a rota tem preço definido e a janela horária está confirmada. Antes de o camião sair, alguém precisa ainda de quatro respostas simples.

Este colaborador pode assumir o serviço? A sua função, documentos, qualificações e estado atual são fundamentais.

O veículo está pronto? O escritório precisa das suas especificações técnicas, equipamento, documentação e histórico de manutenção.

Este é o semirreboque certo? Dimensões, peso, equipamento, documentos e datas de manutenção afetam essa resposta.

Os dados do parceiro comercial estão corretos? Uma ordem de transporte não é o local indicado para adivinhar uma morada, pessoa de contacto, número de conta bancária ou condições comerciais.

Nenhuma destas perguntas é difícil. Tornam-se dispendiosas quando cada resposta reside num local diferente.

A maioria das empresas já tem a informação

O problema raramente é a falta de registo dos dados. O problema é que uma parte está numa folha de cálculo, outra num dossier físico e o restante em trocas de mensagens ou na cabeça de alguém.

Esta organização pode parecer perfeitamente controlável até alguém se ausentar, chegar um pedido de última hora ou ser necessário um documento de imediato. Nessa altura, uma simples questão dá início a uma cadeia de telefonemas. Quem tem a apólice do seguro? Quando foi feita a revisão ao semirreboque? Qual é o número de telefone atual deste subcontratado? Este motorista tem a documentação necessária para o percurso?

A informação existe. O que falta é um local óbvio onde procurar.

Quatro registos com quatro funções claras

Um único sistema não significa juntar todos os dados numa tabela gigante. A verdadeira organização resulta de associar cada detalhe à pessoa, ao veículo ou à empresa que ele realmente descreve.

Colaboradores

A ficha de um colaborador reúne o perfil, função, documentos, qualificações, condições de trabalho e estado atual. Quando a gestão de tráfego atribui um motorista, a primeira questão já não é quem poderá ter os documentos dele. A resposta começa na ficha do colaborador.

Isto também torna a equipa menos dependente da memória individual. Um novo colaborador no escritório consegue encontrar o essencial sem precisar de saber quem criou uma folha de cálculo há cinco anos ou qual era a regra de nomenclatura de pastas que todos deixaram de cumprir.

Veículos

Uma matrícula não é suficiente para operar um camião de forma responsável. O escritório também necessita de especificações técnicas, documentos, equipamento, dados de financiamento, capacidade dos depósitos de combustível e histórico de manutenção.

A ficha do veículo dá a tudo isto um local fixo. As datas de inspeção e o histórico do equipamento ficam associados ao camião, em vez de dispersos por ficheiros sem ligação entre si.

Semirreboques

Um semirreboque não é uma nota de rodapé de um trator rodoviário. Tem as suas próprias dimensões, pesos, equipamento, documentos, manutenções e finalidade. Um registo próprio para semirreboques ajuda o escritório a escolher a combinação certa antes de o veículo chegar ao cais de carga.

Além disso, mantém o histórico associado ao ativo quando os semirreboques alternam entre tratores. A informação acompanha o semirreboque, não uma combinação temporária que existiu apenas numa viagem.

Parceiros comerciais

Um cliente, transportador ou parceiro comercial precisa de mais do que um nome e um número de telefone. A ficha de parceiro reúne dados da empresa, contactos, moradas, documentos, contas bancárias e predefinições utilizadas na criação de ordens de transporte.

Os parceiros comerciais são gratuitos e ilimitados no LiteTMS. Pode registar toda a sua rede de contactos sem ter de decidir que parceiro justifica ocupar um registo pago.

O que muda numa terça-feira qualquer

A maior vantagem não se nota numa demonstração do produto. Nota-se quando alguém pede um documento e obtém uma resposta em trinta segundos.

A equipa sabe onde atualizar uma informação. O mesmo dado deixa de ter três versões concorrentes. Um novo gestor de tráfego não precisa de perguntar à pessoa mais experiente sobre cada veículo ou parceiro. E uma ordem de transporte arranca a partir de registos atualizados, em vez de se ter de escrever tudo do zero.

A atribuição de responsabilidades também fica mais clara. O documento do veículo pertence ao veículo. A manutenção do semirreboque pertence ao semirreboque. O contacto da contabilidade do cliente pertence ao parceiro comercial. A regra é suficientemente simples para uma equipa atarefada a cumprir.

Comece pela operação de hoje, não por dez anos de histórico

Não precisa de organizar todo o passado da empresa antes de um TMS começar a ser útil. Comece pelos registos que suportam o trabalho de hoje.

Comece por adicionar os colaboradores, veículos e semirreboques ativos. Em seguida, adicione os parceiros comerciais envolvidos nos serviços em curso. Preencha os campos em que a equipa realmente se apoia, em vez de transcrever todas as colunas de um arquivo antigo. Por fim, definam um hábito comum: a nova informação é inserida diretamente no registo correto.

Para uma transição com menor risco, comece com uma rota e um gestor de tráfego. O nosso guia sobre como migrar uma pequena transportadora de folhas de cálculo para um TMS explica essa sequência em detalhe.

Como o LiteTMS organiza os quatro registos

O LiteTMS dispõe de áreas dedicadas para colaboradores, veículos, semirreboques e parceiros comerciais. Cada registo dá acesso direto às informações e documentos relevantes para essa pessoa, ativo ou empresa. Os registos tornam-se a base operacional da gestão de tráfego, em vez de funcionarem como um arquivo isolado que ninguém se lembra de consultar.

O LiteTMS está atualmente em fase de acesso antecipado. Para ver como estes registos funcionam no sistema, inscreva-se na lista de espera de acesso antecipado.

Perguntas frequentes

Que registos devo introduzir antes da primeira ordem de transporte num TMS?

Comece pelos colaboradores, veículos, semirreboques e parceiros comerciais ativos. Estes quatro registos fornecem os dados sobre equipa, frota e parceiros dos quais depende o trabalho diário de tráfego.

É necessário migrar todo o histórico da empresa?

Não. Comece pelos registos ativos e pelos documentos necessários para o trabalho corrente. Mantenha os ficheiros antigos como arquivo apenas de consulta e transfira a informação apenas quando ela voltar a ser útil.

O que deve constar da ficha de um veículo ou semirreboque?

A ficha de um veículo deve conter as suas características técnicas, documentos, equipamentos associados e histórico de manutenção. Um semirreboque necessita da sua própria ficha com dimensões, pesos, documentação, equipamentos e manutenção.

O LiteTMS limita o número de parceiros comerciais?

Não. Os parceiros comerciais e as ordens de transporte são gratuitos e ilimitados. Paga apenas pelos utilizadores e serviços que utiliza, e as funcionalidades pagas mostram o seu custo e utilização no painel antes de qualquer valor chegar à fatura.