Katër regjistra që mbajnë të organizuar një kompani transporti

Drejtimi i një kompanie transporti bëhet më i lehtë kur katër regjistrat kryesorë janë në rregull: punonjësit, mjetet, rimorkiot dhe kontraktorët. Kur secili element ka vendin e vet të qartë, dispeçimi nuk ka më nevojë të rindërtojë përgjigje të thjeshta duke kërkuar nëpër tabela, dosje dokumentesh apo në kujtesën e punonjësit me më shumë përvojë.

Një porosi nis me katër pyetje

Ngarkesa është gati, çmimi i itinerarit është caktuar dhe orari i ngarkimit është konfirmuar. Para se kamioni të niset, duhen ende katër përgjigje të zakonshme.

A mund ta marrë këtë punë ky punonjës? Roli, dokumentet, kualifikimet dhe statusi aktual i tij kanë rëndësi.

A është mjeti gati? Zyra ka nevojë për të dhënat teknike, pajisjet, dokumentacionin dhe historikun e mirëmbajtjes së tij.

A është kjo rimorkioja e duhur? Përmasat, pesha, pajisjet, dokumentet dhe datat e kontrolleve teknike ndikojnë të gjitha në këtë përgjigje.

A janë të sakta të dhënat e kontraktorit? Porosia nuk është vendi i duhur për të hamendësuar adresën, personin e kontaktit, numrin e llogarisë apo kushtet e bashkëpunimit.

Asnjëra nga këto pyetje nuk është e vështirë. Ato bëhen të kushtueshme kur secila përgjigje gjendet në një vend tjetër.

Shumica e kompanive tashmë i kanë këto informacione

Problemi rrallëherë qëndron te fakti se të dhënat nuk janë regjistruar. Ai vjen sepse një pjesë ndodhet në një tabelë llogaritëse, një pjesë në një dosje dhe pjesa tjetër në biseda mesazhesh apo në mendjen e një personi.

Kjo mënyrë pune mund të duket krejtësisht e menaxhueshme derisa dikush mungon, vjen një porosi e vonë ose kërkohet menjëherë një dokument. Atëherë, një pyetje e vogël nis një varg telefonatash: Kush e ka dosjen e sigurimit? Kur është kryer servisi i asaj rimorkioje? Cili numër telefoni i këtij nënkontraktori është aktual? A i ka ky shofer dokumentet e duhura për këtë itinerar?

Informacioni ekziston. Ajo që mungon është një vend i qartë se ku duhet kërkuar.

Katër regjistra me katër funksione të qarta

Një sistem i vetëm nuk do të thotë hedhje e çdo të dhëne në një tabelë gjigante. Rregulli efikas vjen duke lidhur çdo detaj me personin, mjetin ose kompaninë që ai përshkruan realisht.

Punonjësit

Skeda e punonjësit përmban profilin, rolin, dokumentet, kualifikimet, kushtet e bashkëpunimit dhe statusin. Kur dispeçimi cakton një shofer, pyetja e parë nuk është më se kush mund t'i ketë dokumentet e tij. Përgjigjja nis nga skeda e punonjësit.

Kjo gjithashtu e bën ekipin më pak të varur nga kujtesa. Një punonjës i ri në zyrë mund të gjejë gjërat themelore pa pasur nevojë të dijë se kush e krijoi një tabelë para pesë vitesh apo cilin rregull për emërtimin e dosjeve të gjithë kanë pushuar së ndjekuri pa u vënë re.

Mjetet

Targa nuk mjafton për të operuar një kamion me përgjegjësi. Zyra ka nevojë gjithashtu për specifikimet teknike, dokumentet, pajisjet, të dhënat e financimit, kapacitetin e depozitave të karburantit dhe regjistrin e mirëmbajtjes.

Skeda e mjetit i jep të gjitha këtyre një adresë të përhershme. Të dhënat e kontrollit teknik dhe historiku i pajisjeve mbeten bashkë me kamionin, në vend që të shpërndahen nëpër dosje të palidhura.

Rimorkiot

Rimorkioja nuk është thjesht një shtesë e kokës tërheqëse. Ajo ka përmasat, peshat, pajisjet, dokumentet, mirëmbajtjen dhe funksionin e vet. Një regjistër i veçantë rimorkiash e ndihmon zyrën të zgjedhë kombinimin e duhur para se mjeti të mbërrijë te rampa e ngarkimit.

Ai gjithashtu e mban historikun të lidhur me vetë mjetin kur rimorkiot ndërrohen midis kamionëve të ndryshëm. Informacioni ndjek rimorkion dhe jo një kombinim që ka ekzistuar vetëm për një udhëtim të vetëm.

Kontraktorët

Një klient, transportues apo partner biznesi ka nevojë për më shumë sesa thjesht një emër dhe një numër telefoni. Skeda e kontraktorit mbledh bashkë të dhënat e kompanisë, kontaktet, adresat, dokumentet, llogaritë bankare dhe parametrat e paracaktuar që përdoren gjatë krijimit të porosive.

Kontraktorët janë pa pagesë dhe të pakufizuar në LiteTMS. Ju mund të pasqyroni të gjithë rrjetin tuaj të punës pa qenë nevoja të vendosni se cili partner meriton të zërë një vend me pagesë.

Çfarë ndryshon në një ditë të zakonshme pune

Përfitimi më i madh nuk shfaqet gjatë prezantimit të një programi. Ai duket kur dikush kërkon një dokument dhe merr përgjigje brenda tridhjetë sekondash.

Ekipi e di ekzaktësisht se ku duhet të përditësojë një detaj. I njëjti fakt nuk ka më tri versione të ndryshme që bien ndesh me njëra-tjetrën. Një dispeçer i ri nuk ka nevojë të pyesë kolegun më me përvojë për çdo mjet apo partner. Dhe një porosi nis nga të dhëna të mirëmbajtura, në vend që çdo veprim të rishkruhet nga e para.

Edhe përgjegjësia bëhet më e qartë. Dokumenti i mjetit i përket mjetit. Mirëmbajtja e rimorkios i përket rimorkios. Kontakti financiar i klientit i përket kontraktorit. Rregulli është mjaft i thjeshtë për t'u zbatuar nga një ekip i ngarkuar me punë.

Filloni me operacionet e sotme, jo me dhjetë vite histori

Nuk keni nevojë të rregulloni gjithë historikun e kaluar të kompanisë që një TMS të bëhet i dobishëm. Filloni me të dhënat e atyre që janë në punë aktive sot.

Regjistroni fillimisht punonjësit, mjetet dhe rimorkiot aktive. Më pas shtoni kontraktorët e përfshirë në porositë aktuale. Plotësoni fushat mbi të cilat ekipi mbështetet realisht, në vend që të kopjoni çdo kolonë nga një arkivë e vjetër. Dhe në fund, krijoni një zakon të përbashkët: informacioni i ri shkon menjëherë në skedën e duhur.

Për një kalim me më pak rrezik, filloni me një linjë dhe një dispeçer. Udhëzuesi ynë për kalimin e një transportuesi të vogël nga tabelat në një TMS e shpjegon këtë sekuencë me hollësi.

Si i menaxhon LiteTMS katër regjistrat

LiteTMS ka hapësira të posaçme për punonjësit, mjetet, rimorkiot dhe kontraktorët. Çdo regjistrim të çon te informacionet dhe dokumentet përkatëse për atë person, mjet apo kompani. Regjistrat bëhen baza e dispeçimit dhe jo një arkiv më vete që askush nuk kujtohet ta hapë.

LiteTMS aktualisht është në fazën e hyrjes së hershme. Për të parë se si funksionojnë këto regjistrime në ekranet reale, bashkohuni në listën e pritjes për hyrje të hershme.

Pyetje të shpeshta

Cilat regjistrime duhet të shtoj përpara porosisë së parë në një TMS?

Filloni me punonjësit, mjetet, rimorkiot dhe kontraktorët aktivë. Këta katër regjistra ofrojnë të dhënat për personelin, pajisjet dhe partnerët, nga të cilat varet dispeçimi i përditshëm.

A duhet të migroj të gjithë historikun e kompanisë?

Jo. Filloni me regjistrimet aktive dhe dokumentet e nevojshme për punën aktuale. Skedarët e vjetër mbajini si arkiv vetëm për lexim dhe transferoni të dhënat vetëm kur ato bëhen sërish të dobishme.

Çfarë duhet të përfshijë regjistrimi i një mjeti ose i një rimorkioje?

Regjistrimi i një mjeti duhet të përmbajë të dhënat teknike, dokumentet, pajisjet dhe historikun e mirëmbajtjes. Një rimorkio ka nevojë për regjistrimin e saj të veçantë për përmasat, peshat, dokumentacionin, pajisjet dhe mirëmbajtjen.

A e kufizon LiteTMS numrin e kontraktorëve?

Jo. Kontraktorët dhe porositë janë falas dhe të pakufizuara. Ju paguani vetëm për llogaritë e përdoruesve dhe shërbimet që përdorni, dhe funksionet me pagesë shfaqin tarifën dhe përdorimin e tyre në panel para se të lëshohet fatura.