Neljä rekisteriä, jotka pitävät kuljetusliikkeen järjestyksessä

Kuljetusliikkeen pyörittäminen helpottuu huomattavasti, kun neljä perusrekisteriä on kunnossa: työntekijät, ajoneuvot, perävaunut ja kumppanit. Kun jokaiselle asialle on selkeä paikkansa, ajojärjestelyn ei tarvitse enää kasata yksinkertaisia vastauksia taulukoista, kansioista ja talon pitkäaikaisimman työntekijän muistin varasta.

Yksi tilaus alkaa neljästä kysymyksestä

Kuorma on valmiina, reitti hinnoiteltu ja aikaikkuna vahvistettu. Ennen kuin auto lähtee matkaan, tarvitaan silti neljä arkista vastausta.

Voiko kyseinen työntekijä ottaa ajon vastaan? Rooli, asiakirjat, pätevyydet ja nykyinen tilanne ratkaisevat.

Onko ajoneuvo valmis? Toimisto tarvitsee tekniset tiedot, varustelun, paperit ja huoltohistorian.

Onko perävaunu oikea? Mitat, painot, varusteet, asiakirjat ja huoltoajankohdat vaikuttavat kaikki vastaukseen.

Ovatko kumppanin tiedot oikein? Tilaus on väärä paikka alkaa arvailla osoitetta, yhteyshenkilöä, tilinumeroa tai toimintamallia.

Yksikään näistä kysymyksistä ei ole vaikea. Niistä tulee kalliita vasta silloin, kun jokainen vastaus löytyy eri paikasta.

Useimmilla yrityksillä tiedot ovat jo olemassa

Ongelma on harvoin se, ettei tietoja olisi kirjattu mihinkään. Kyse on pikemminkin siitä, että yksi osa on taulukossa, toinen mapissa ja loput viestiketjuissa tai jonkun päässä.

Järjestely saattaa tuntua täysin toimivalta, kunnes joku on poissa, myöhäinen tilaus saapuu tai jokin asiakirja tarvitaan heti. Silloin pieni kysymys käynnistää soittorumban. Kenellä on vakuutuspaperit? Milloin tuo perävaunu huollettiin? Mikä tämän alihankkijan puhelinnumeroista on voimassa? Ovatko tämän kuljettajan luvat reitille kunnossa?

Tieto on kyllä olemassa. Siitä vain puuttuu selkeä paikka, josta sitä etsiä.

Neljä rekisteriä ja neljä selkeää tehtävää

Yksi järjestelmä ei tarkoita kaiken tiedon heittämistä yhteen jättimäiseen taulukkoon. Toimiva järjestys syntyy siitä, että jokainen yksityiskohta liitetään suoraan siihen henkilöön, kalustoyksikköön tai yritykseen, jota se oikeasti kuvaa.

Työntekijät

Työntekijäkortti sisältää profiilin, roolin, asiakirjat, pätevyydet, yhteistyön tiedot ja nykytilan. Kun ajojärjestelijä osoittaa tehtävän kuljettajalle, ensimmäinen kysymys ei ole enää se, kenen hallussa hänen paperinsa mahtavat olla. Vastaus löytyy suoraan työntekijäkortilta.

Tämä tekee tiimistä myös vähemmän riippuvaisen muistinvaraisuudesta. Uusi toimistotyöntekijä löytää perustiedot tarvitsematta tietää, kuka loi taulukon viisi vuotta sitten tai mitä kansioiden nimeämissääntöä kukaan ei enää noudata.

Ajoneuvot

Rekisteritunnus ei riitä kuorma-auton vastuulliseen ajamiseen. Toimisto tarvitsee myös tekniset tiedot, asiakirjat, varusteet, rahoitustiedot, polttoainesäiliön koon ja huoltohistorian.

Ajoneuvokortti tarjoaa tälle kaikelle pysyvän osoitteen. Katsastustiedot ja varusteiden historia pysyvät auton mukana sen sijaan, että ne olisivat hajallaan erillisissä tiedostoissa.

Perävaunut

Perävaunu ei ole pelkkä vetoauton alaviite. Sillä on omat mittansa, painonsa, varusteensa, asiakirjansa, huoltonsa ja käyttötarkoituksensa. Erillinen perävaunurekisteri auttaa toimistoa valitsemaan oikean yhdistelmän ennen kuin kalusto saapuu lastauslaiturille.

Se pitää myös historian kiinni kalustoyksikössä, kun perävaunuja vaihdetaan autosta toiseen. Tieto seuraa perävaunua, ei yksittäiselle matkalle muodostettua yhdistelmää.

Kumppanit

Asiakas, rahdinkuljettaja tai muu yhteistyökumppani tarvitsee muutakin kuin nimen ja puhelinnumeron. Kumppanikortti kokoaa yhteen yrityksen tiedot, yhteyshenkilöt, osoitteet, asiakirjat, pankkitilit sekä oletusarvot, joita käytetään tilauksia luotaessa.

Kumppanit ovat LiteTMS-järjestelmässä maksuttomia ja niiden määrä on rajaton. Voit mallintaa koko yhteistyöverkostosi ilman, että joudut pohtimaan, kenestä kumppanista kannattaa maksaa erillinen rekisteripaikka.

Mikä muuttuu tavallisena tiistaina

Suurin hyöty ei näy tuote-esittelyssä. Se näkyy silloin, kun joku kysyy asiakirjaa ja saa vastauksen kolmessakymmenessä sekunnissa.

Tiimi tietää, mihin mikäkin tieto päivitetään. Samasta asiasta ei enää ole kolmea ristiriitaista versiota. Uuden ajojärjestelijän ei tarvitse kysyä kokeneimmalta kollegaltaan jokaisesta ajoneuvosta tai kumppanista. Lisäksi tilaus aloitetaan valmiiksi ylläpidetyistä tiedoista sen sijaan, että kaikki naputeltaisiin alusta alkaen uudelleen.

Myös vastuut selkiytyvät. Ajoneuvon asiakirja kuuluu ajoneuvolle. Perävaunun huolto kuuluu perävaunulle. Asiakkaan talousosaston yhteyshenkilö kuuluu kumppanille. Sääntö on riittävän yksinkertainen kiireisenkin tiimin noudatettavaksi.

Aloita tämän päivän toiminnoista, älä kymmenen vuoden historiasta

Yrityksen koko historiaa ei tarvitse siivota ennen kuin TMS-järjestelmästä on hyötyä. Aloita niistä tiedoista, joita tarvitaan arjessa tänään.

Lisää ensin aktiiviset työntekijät, ajoneuvot ja perävaunut. Lisää sitten ne kumppanit, jotka liittyvät käynnissä oleviin tilauksiin. Täytä ne kentät, joihin tiimi oikeasti tukeutuu, sen sijaan että kopioisit jokaisen sarakkeen vanhasta arkistosta. Sovi lopuksi yhdestä toimintatavasta: uusi tieto viedään suoraan oikeaan paikkaan.

Jos haluatte pienentää siirtymän riskejä, aloittakaa yhdellä reitillä ja yhdellä ajojärjestelijällä. Oppaamme pienen kuljetusliikkeen siirtymisestä taulukkolaskennasta TMS-järjestelmään käsittelee tämän vaiheittain ja yksityiskohtaisesti.

Miten LiteTMS käsittelee neljää perusrekisteriä

LiteTMS sisältää omat osionsa työntekijöille, ajoneuvoille, perävaunuille ja kumppaneille. Jokainen tietue kokoaa kyseiseen henkilöön, kalustoyksikköön tai yritykseen liittyvät tiedot ja asiakirjat. Rekistereistä muodostuu ajojärjestelyn perusta eikä erillinen arkisto, jota kukaan ei muista avata.

LiteTMS on tällä hetkellä ennakkokäytössä. Jos haluatte nähdä, miten rekisterit toimivat käytännössä, ilmoittautukaa ennakkoversion jonotuslistalle.

Usein kysytyt kysymykset

Mitkä tiedot TMS-järjestelmään kannattaa lisätä ennen ensimmäistä tilausta?

Aloittakaa aktiivisista työntekijöistä, ajoneuvoista, perävaunuista ja kumppaneista. Nämä neljä rekisteriä tarjoavat ihmisten, kaluston ja kumppaneiden tiedot, joihin päivittäinen ajojärjestely nojaa.

Täytyykö yrityksen koko historia siirtää kerralla?

Ei. Aloittakaa aktiivisista tiedoista ja asiakirjoista, joita tarvitaan nykyisissä kuljetuksissa. Säilyttäkää vanhat tiedostot lukutilassa olevana arkistona ja tuokaa tietoja järjestelmään vasta silloin, kun niille on taas käyttöä.

Mitä tietoja ajoneuvon tai perävaunun kortille kuuluu?

Ajoneuvotietueen tulee sisältää tekniset tiedot, asiakirjat, varustelu ja huoltohistoria. Perävaunu tarvitsee oman tietueensa mitoille, massoille, asiakirjoille, varusteille ja huolloille.

Rajoittaako LiteTMS kumppaneiden määrää?

Ei. Kumppanit ja tilaukset ovat maksuttomia ja rajattomia. Maksatte vain käyttämistänne käyttäjätileistä ja palveluista, ja maksulliset toiminnot näyttävät hintansa ja kulutuksensa hallintapaneelissa ennen laskutusta.