Четири регистъра, които поддържат реда в транспортната компания

Управлението на една транспортна фирма става много по-лесно, когато четири регистъра са подредени: служители, превозни средства, ремаркета и контрагенти. Когато всеки обект има точно определено място, диспечерите спират да сглобяват елементарни отговори от таблици, папки с документи и паметта на колегата с най-голям стаж.

Една поръчка започва с четири въпроса

Товарът е готов, цената за маршрута е договорена, а часовият интервал е потвърден. Преди камионът да тръгне обаче, някой все още трябва да получи четири съвсем обикновени отговора.

Може ли този служител да поеме курса? Важни са неговата роля, документи, квалификации и текущ статус.

Готово ли е превозното средство? Офисът се нуждае от неговите технически данни, оборудване, документи и сервизна история.

Това ли е правилното ремарке? Размерите, теглото, оборудването, документите и датите за техническо обслужване определят този отговор.

Точни ли са данните за контрагента? Самата поръчка е неподходящо място тепърва да се отгатват адрес, лице за контакт, банкова сметка или условия на работа.

Никой от тези въпроси не е сложен. Те обаче излизат скъпо, когато всеки отговор се намира на различно място.

Повечето компании вече разполагат с тази информация

Проблемът рядко е в това, че никой не е записал данните. По-скоро част от тях се намира в Excel таблица, друга в папка с класьори, а останалото - в чатове или в главата на определен човек.

Тази организация може да изглежда напълно нормална, докато някой не излезе в отпуск, не се появи спешна поръчка в последния момент или не потрябва документ веднага. Тогава един дребен въпрос отприщва поредица от обаждания. Къде е застраховката? Кога за последно е обслужвано това ремарке? Кой е актуалният телефон на този подизпълнител? Този шофьор има ли нужните документи за маршрута?

Информацията съществува. Липсва обаче ясно и очевидно място, където да бъде потърсена.

Четири регистъра с четири ясни задачи

Единната система не означава изсипване на всички данни в една гигантска таблица. Истинският ред идва тогава, когато всеки детайл е свързан с конкретния човек, актив или компания, за които се отнася.

Служители

Досието на служителя съдържа неговия профил, роля, документи, квалификации, условия за сътрудничество и статус. Когато диспечерът разпределя шофьор, първият въпрос вече не е кой държи документите му. Отговорът започва директно от профила на служителя.

Това прави екипа много по-малко зависим от паметта. Нов колега в офиса може да открие основните данни, без да се налага да знае кой е създал дадена таблица преди пет години или кое правило за именуване на папки всички тихомълком са спрели да спазват.

Превозни средства

Регистрационният номер не е достатъчен за отговорното управление на един камион. Офисът се нуждае също от технически спецификации, документи, оборудване, данни за лизинг или финансиране, обем на резервоарите и сервизна история.

Картонът на превозното средство дава постоянен адрес на всичко това. Данните за технически прегледи и историята на оборудването остават към камиона, вместо да са пръснати в несвързани файлове.

Ремаркета

Ремаркето не е просто добавка към влекача. То има собствени размери, тегло, оборудване, документи, сервизни интервали и предназначение. Отделният регистър за ремаркета помага на офиса да избере правилната композиция, преди камионът изобщо да стигне до товарната рампа.

Той запазва и историята, свързана със самия актив, когато ремаркетата се сменят между различните влекачи. Информацията следва ремаркето, а не композицията, съществувала само за един курс.

Контрагенти

Клиентът, превозвачът или бизнес партньорът изискват нещо повече от име и телефонен номер. Профилът на контрагента обединява фирмени данни, контакти, адреси, документи, банкови сметки и стандартни настройки, които се зареждат автоматично при създаване на поръчки.

В LiteTMS контрагентите са напълно безплатни и неограничени. Можете да опишете цялата си работна мрежа, без да се налага да преценявате кой партньор заслужава да заеме платен запис.

Какво се променя в един обикновен работен вторник

Най-голямата полза не се вижда по време на продуктово демо. Тя се усеща, когато някой попита за документ и получи отговор за тридесет секунди.

Екипът знае къде да актуализира всяка подробност. За един и същи факт вече няма три противоречиви версии. На новия диспечер не му се налага да разпитва най-опитния колега за всяко превозно средство или партньор. А подготовката на поръчка започва от поддържани актуални данни, вместо цялата операция да се въвежда наново от нулата.

Отговорността също става по-ясна. Документът на камиона принадлежи на камиона. Сервизът на ремаркето принадлежи на ремаркето. Лицето за контакт по счетоводни въпроси при клиента принадлежи към контрагента. Правилото е достатъчно просто, за да бъде спазвано лесно дори в най-натоварения ден.

Започнете с текущата работа, а не с десетгодишна история

Не е необходимо да разчиствате цялата история на фирмата назад във времето, за да усетите ползата от TMS системата. Започнете със записите, които вършат реална работа днес.

Първо въведете активните служители, превозни средства и ремаркета. След това добавете контрагентите, участващи в текущите поръчки. Попълнете полетата, на които екипът действително разчита в ежедневието, вместо да преписвате всяка колона от стар архив. Накрая установете един ясен навик: новата информация се въвежда директно в правилния регистър.

За преход с по-нисък риск започнете с една релация и един диспечер. Нашето ръководство за преминаване на малък превозвач от електронни таблици към TMS обяснява тази последователност подробно.

Как LiteTMS управлява четирите регистъра

LiteTMS има специализирани раздели за служители, превозни средства, ремаркета и контрагенти. Всеки запис води до информацията и документите, свързани с това лице, превозно средство или компания. Регистрите се превръщат в основа за диспечирането, вместо в отделен архив, който никой не се сеща да отвори.

LiteTMS в момента е с ранен достъп. За да видите как работят тези записи на реалните екрани, се запишете в списъка с чакащи за ранен достъп.

ЧЗВ

Кои записи трябва да добавя преди първата поръчка в TMS?

Започнете с активните служители, превозни средства, ремаркета и контрагенти. Тези четири регистъра осигуряват данните за хората, оборудването и партньорите, от които зависи ежедневното диспечиране.

Трябва ли да мигрирам цялата история на компанията?

Не. Започнете с активните записи и документите, необходими за текущата работа. Запазете старите файлове като архив само за четене и прехвърляйте информация само когато потрябва отново.

Какво трябва да съдържа записът за превозно средство или ремарке?

Записът за превозно средство трябва да съдържа техническите му данни, документи, оборудване и сервизна история. Ремаркето се нуждае от собствен запис за размери, тегла, документация, оборудване и поддръжка.

Ограничава ли LiteTMS броя на контрагентите?

Не. Контрагентите и поръчките са безплатни и неограничени. Плащате за потребителските места и услугите, които използвате, а платените функции показват тарифата и потреблението си в панела, преди каквото и да било да влезе във фактурата.