Četiri evidencije koje održavaju red u transportnom preduzeću

Vođenje transportne kompanije postaje znatno lakše kada su četiri registra uredna: zaposleni, vozila, prikolice i poslovni partneri. Dodelite svakom od njih jasno mesto i dispečerska služba više neće morati da sklapa jednostavne odgovore iz tabela, fascikli sa dokumentima i sećanja kolege sa najdužim stažom.

Jedan nalog počinje sa četiri pitanja

Tovar je spreman, ruta je ugovorena i termin utovara je potvrđen. Pre nego što kamion krene, ipak su potrebna četiri jednostavna odgovora.

Da li ovaj zaposleni može da preuzme zadatak? Njegova uloga, dokumenta, kvalifikacije i trenutni status su ključni.

Da li je vozilo spremno? Kancelariji su potrebni tehnički podaci, oprema, dokumentacija i istorija održavanja.

Da li je ovo odgovarajuća prikolica? Dimenzije, nosivost, oprema, dokumenta i datumi servisa utiču na taj odgovor.

Da li su podaci o partneru tačni? Kreiranje naloga nije trenutak kada treba nagađati adresu, kontakt osobu, broj računa ili uslove saradnje.

Nijedno od ovih pitanja nije teško. Ona postaju skupa kada se svaki odgovor nalazi na drugom mestu.

Većina kompanija već ima ove podatke

Problem je retko u tome što niko nije zabeležio podatke. Problem je što se jedan deo nalazi u tabeli, drugi u registratoru, a ostatak u prepiskama poruka ili u glavi jedne osobe.

Takva organizacija može delovati sasvim održivo sve dok neko nije odsutan, dok ne stigne hitan nalog ili dok se dokument ne zatraži odmah. Tada obično pitanje pokreće lavinu poziva: Kod koga je polisa osiguranja? Kada je ta prikolica servisirana? Koji je broj telefona ovog podprevoznika tačan? Da li ovaj vozač ima potrebne papire za ovu rutu?

Podaci postoje. Ono što nedostaje jeste očigledno mesto gde ih treba potražiti.

Četiri registra sa četiri jasna zadatka

Jedan sistem ne znači ubacivanje svakog podatka u jednu ogromnu tabelu. Koristan red nastaje kada se svaki detalj veže za osobu, vozilo ili kompaniju na koju se zaista odnosi.

Zaposleni

Zapis o zaposlenom sadrži profil, radno mesto, dokumenta, kvalifikacije, detalje o saradnji i trenutni status. Kada dispečer dodeljuje vozača, prvo pitanje više nije kod koga su njegovi papiri. Odgovor počinje u kartici zaposlenog.

Ovo takođe smanjuje zavisnost tima od pamćenja pojedinaca. Novi zaposleni u kancelariji može pronaći osnovne podatke bez potrebe da zna ko je pre pet godina napravio tabelu ili koje je pravilo imenovanja fascikli vremenom prestalo da se poštuje.

Vozila

Registarska oznaka nije dovoljna za odgovorno upravljanje kamionom. Kancelariji su takođe potrebne tehničke specifikacije, dokumenta, oprema, podaci o finansiranju, kapacitet rezervoara za gorivo i evidencija održavanja.

Kartica vozila svemu tome daje stalno mesto. Podaci o tehničkim pregledima i istorija opreme ostaju vezani za kamion, umesto da budu rasuti po nepovezanim fajlovima.

Prikolice

Prikolica nije sporedna stavka uz tegljač. Ona ima sopstvene dimenzije, nosivost, opremu, dokumentaciju, održavanje i namenu. Zaseban registar prikolica pomaže kancelariji da izabere pravu kombinaciju pre nego što vozilo stigne na utovarno mesto.

Takođe, istorijat ostaje vezan za sredstvo čak i kada se prikolice menjaju među tegljačima. Informacije prate prikolicu, a ne privremeni skup vozila sastavljen za samo jednu vožnju.

Poslovni partneri

Klijent, prevoznik ili poslovni partner zahteva više od samog naziva i broja telefona. Kartica partnera objedinjuje podatke o kompaniji, kontakte, adrese, dokumenta, bankovne račune i podrazumevane postavke koje se koriste prilikom kreiranja naloga.

Poslovni partneri su u sistemu LiteTMS besplatni i neograničeni. Možete uneti celokupnu mrežu saradnika bez potrebe da birate koji partner zaslužuje da zauzme plaćeni unos.

Šta se menja običnog utorka

Najveća prednost se ne vidi na prezentaciji softvera. Ona se primećuje onda kada neko zatraži dokument i dobije odgovor za trideset sekundi.

Tim tačno zna gde treba ažurirati podatak. Ista činjenica više nema tri različite verzije. Novi dispečer ne mora da zapitkuje najiskusnijeg kolegu o svakom vozilu ili partneru. Uz to, nalog se formira na osnovu urednih podataka umesto da se svaki put prekucava ispočetka.

I odgovornost postaje jasnija. Dokument vozila pripada vozilu. Održavanje prikolice pripada prikolici. Kontakt za računovodstvo klijenta pripada partneru. Pravilo je dovoljno jednostavno da ga tim u svakodnevnoj gužvi može lako pratiti.

Počnite od današnjeg poslovanja, a ne od desetogodišnje istorije

Nije potrebno da sređujete celokupnu istoriju poslovanja kompanije da bi TMS postao koristan. Počnite od podataka koji su vam potrebni za današnji rad.

Najpre unesite aktivne zaposlene, vozila i prikolice. Zatim dodajte poslovne partnere koji učestvuju u tekućim nalozima. Popunite polja na koja se tim zaista oslanja umesto da prepisujete svaku kolonu iz stare arhive. Na kraju, usvojite jednu naviku: svaka nova informacija se unosi direktno u odgovarajući zapis.

Za prelazak sa manjim rizikom, počnite sa jednom relacijom i jednim dispečerom. Naš vodič za prelazak malog prevoznika sa tabela na TMS detaljno objašnjava taj redosled.

Kako LiteTMS upravlja sa četiri registra

LiteTMS ima posebne sekcije za zaposlene, vozila, prikolice i partnere. Svaki zapis vodi do informacija i dokumenata važnih za tu osobu, vozilo ili kompaniju. Registri postaju osnova za dispečing, a ne zasebna arhiva koju niko ne otvara.

LiteTMS je trenutno u fazi ranog pristupa. Da biste videli kako ovi zapisi izgledaju na pravim ekranima, prijavite se na listu čekanja za rani pristup.

Često postavljana pitanja

Koje zapise treba da unesem pre prvog naloga u TMS-u?

Počnite sa aktivnim zaposlenima, vozilima, prikolicama i partnerima. Ta četiri registra obezbeđuju podatke o ljudima, opremi i partnerima od kojih zavisi svakodnevni dispečerski rad.

Da li moram da prenesem celokupnu istoriju poslovanja kompanije?

Ne. Počnite sa aktivnim zapisima i dokumentima neophodnim za trenutni rad. Stare fajlove sačuvajte kao arhivu samo za čitanje, a podatke prenosite tek kada ponovo postanu potrebni.

Šta treba da sadrži zapis o vozilu ili prikolici?

Zapis o vozilu treba da sadrži tehničke podatke, dokumenta, opremu i istoriju održavanja. Za prikolicu je potreban sopstveni zapis sa dimenzijama, masama, dokumentacijom, opremom i održavanjem.

Da li LiteTMS ograničava broj partnera?

Ne. Partneri i nalozi su besplatni i neograničeni. Plaćate samo korisnička mesta i usluge koje koristite, a plaćene funkcije prikazuju svoju cenu i potrošnju na kontrolnoj tabli pre nego što dospeju na račun.