Četiri registra koja održavaju red u prijevozničkoj tvrtki

Prijevozničkim poduzećem lakše je upravljati kada su četiri registra uredna: zaposlenici, vozila, poluprikolice i poslovni partneri. Dajte svakom subjektu jasno mjesto i dispečeri više neće morati sastavljati jednostavne odgovore iz tablica, mapa s dokumentima i sjećanja onoga tko tamo najduže radi.

Jedan nalog počinje s četiri pitanja

Teret je spreman, cijena rute je određena i termin je potvrđen. No prije polaska kamiona još uvijek su potrebna četiri uobičajena odgovora.

Može li ovaj zaposlenik preuzeti posao? Važni su njegova uloga, dokumenti, kvalifikacije i trenutni status.

Je li vozilo spremno? Uredu su potrebni tehnički podaci, oprema, dokumentacija i povijest održavanja.

Je li to odgovarajuća poluprikolica? Dimenzije, masa, oprema, dokumenti i datumi servisa utječu na taj odgovor.

Jesu li podaci o partneru točni? Nalog nije mjesto za nagađanje adrese, kontakt osobe, broja računa ili dogovorenih uvjeta suradnje.

Nijedno od tih pitanja nije teško. Postaju skupa onda kada se svaki odgovor nalazi na drugom mjestu.

Većina poduzeća već ima te informacije

Problem je rijetko u tome što nitko nije zabilježio podatke. Problem je što se jedan dio nalazi u tablici, drugi u registratoru, a ostatak u porukama ili u nečijoj glavi.

Takvo stanje može djelovati sasvim održivo sve dok netko nije odsutan, dok ne stigne kasni nalog ili dok neki dokument ne zatreba odmah. Tada jedno obično pitanje pokreće niz poziva. Kod koga je polica osiguranja? Kada je ta poluprikolica servisirana? Koji je broj telefona ovog podprijevoznika točan? Ima li ovaj vozač potrebne dokumente za tu rutu?

Informacije postoje. Ono što nedostaje jest očigledno mjesto na kojem ih treba potražiti.

Četiri registra s četiri jasne uloge

Jedinstveni sustav ne znači ubacivanje svakog podatka u jednu ogromnu tablicu. Koristan red nastaje kada se svaki podatak poveže s osobom, vozilom ili poduzećem na koje se stvarno odnosi.

Zaposlenici

Zapis o zaposleniku sadrži profil, ulogu, dokumente, kvalifikacije, podatke o suradnji i status. Kada dispečer dodjeljuje vozača, prvo pitanje više nije tko ima njegove dokumente. Odgovor počinje u zapisu o zaposleniku.

To ujedno smanjuje ovisnost tima o pamćenju pojedinaca. Novi zaposlenik u uredu može pronaći osnovne podatke bez potrebe da zna tko je prije pet godina stvorio tablicu ili koje su pravilo imenovanja mapa svi s vremenom prestali pratiti.

Vozila

Registracijska oznaka nije dovoljna za odgovorno upravljanje kamionom. Uredu su također potrebne tehničke specifikacije, dokumenti, oprema, podaci o financiranju, podaci o spremniku goriva i evidencija održavanja.

Zapis o vozilu svemu tome daje trajno mjesto. Podaci o tehničkim pregledima i povijest opreme ostaju vezani uz kamion umjesto da budu raspršeni po nepovezanim datotekama.

Poluprikolice

Poluprikolica nije samo fusnota uz tegljač. Ona ima vlastite dimenzije, mase, opremu, dokumente, održavanje i namjenu. Zaseban registar poluprikolica pomaže uredu da odabere odgovarajuću kombinaciju prije nego što vozilo stigne na utovarnu rampu.

Također čuva povijest vezanu uz samo vozilo kada se poluprikolice izmjenjuju među kamionima. Informacije prate poluprikolicu, a ne kombinaciju koja je postojala za samo jedno putovanje.

Poslovni partneri

Klijent, prijevoznik ili poslovni partner zahtijeva više od samog naziva i broja telefona. Zapis o partneru objedinjuje podatke o poduzeću, kontakte, adrese, dokumente, bankovne račune i zadane postavke koje se koriste pri kreiranju naloga.

Poslovni partneri u LiteTMS-u su besplatni i neograničeni. Možete definirati cijelu svoju poslovnu mrežu bez donošenja odluka o tome koji partner zaslužuje zauzeti plaćeni zapis.

Što se mijenja jednog običnog utorka

Najveća prednost ne vidi se u prezentaciji softvera. Ona se vidi kada netko zatraži dokument i dobije odgovor u roku od trideset sekundi.

Tim zna gdje treba ažurirati podatak. Isti podatak više nema tri različite verzije. Novi dispečer ne mora ispitivati najiskusnijeg kolegu o svakom vozilu ili partneru. Uz to, nalog se stvara na temelju ažurnih zapisa umjesto ponovnog upisivanja cijelog posla od nule.

Također postaje jasnije tko je za što odgovoran. Dokument vozila pripada vozilu. Održavanje poluprikolice pripada poluprikolici. Kontakt klijenta za računovodstvo pripada partneru. Pravilo je dovoljno jednostavno da ga tim pun posla može dosljedno slijediti.

Krenite s današnjim poslovanjem, a ne s poviješću od deset godina

Ne morate srediti cjelokupnu prošlost poduzeća da bi TMS postao koristan. Krenite sa zapisima koji su u opticaju danas.

Prvo unesite aktivne zaposlenike, vozila i poluprikolice. Zatim dodajte partnere koji sudjeluju u trenutnim nalozima. Ispunite polja na koja se tim stvarno oslanja umjesto prepisivanja svakog stupca iz stare arhive. Na kraju usvojite jednu naviku: nova informacija unosi se izravno u odgovarajući zapis.

Za prelazak s manje rizika započnite s jednom relacijom i jednim dispečerom. Naš vodič za prelazak malog prijevoznika s tablica na TMS detaljno objašnjava taj redoslijed.

Kako LiteTMS upravlja četirima registrima

LiteTMS ima namjenske cjeline za zaposlenike, vozila, prikolice i partnere. Svaki zapis vodi do informacija i dokumenata relevantnih za tu osobu, vozilo ili tvrtku. Registri postaju temelj dispečerskog rada, a ne zasebna arhiva koju se nitko ne sjeti otvoriti.

LiteTMS je trenutno u fazi ranog pristupa. Da biste vidjeli kako ti zapisi izgledaju na stvarnim zaslonima, prijavite se na listu čekanja za rani pristup.

Česta pitanja

Koje zapise trebam dodati prije prvog naloga u TMS-u?

Započnite s aktivnim zaposlenicima, vozilima, prikolicama i partnerima. Ta četiri registra pružaju podatke o ljudima, opremi i partnerima o kojima ovisi svakodnevna dispozicija.

Moram li prenijeti cjelokupnu povijest tvrtke?

Ne. Započnite s aktivnim zapisima i dokumentima potrebnima za tekući rad. Stare datoteke zadržite kao arhivu samo za čitanje, a podatke prenosite tek kada ponovno postanu korisni.

Što sve pripada u zapis vozila ili prikolice?

Zapis vozila trebao bi sadržavati njegove tehničke podatke, dokumente, opremu i povijest održavanja. Prikolica treba vlastiti zapis za dimenzije, mase, dokumentaciju, opremu i održavanje.

Ograničava li LiteTMS broj partnera?

Ne. Partneri i nalozi su besplatni i neograničeni. Plaćate samo korisnička mjesta i usluge koje koristite, a plaćene funkcije prikazuju svoju cijenu i potrošnju na upravljačkoj ploči prije nego što bilo što dospije na račun.