Négy nyilvántartás, amely rendszert teremt a fuvarozó cég életében

Egy fuvarozó cég működtetése sokkal egyszerűbbé válik, ha négy alapvető nyilvántartás rendben van: a munkavállalók, a járművek, a pótkocsik és a partnerek. Ha mindennek megvan a maga pontos helye, az irányításnak nem kell többé egyszerű kérdésekre a választ táblázatokból, mappákból és a legrégebbi kolléga emlékezetéből összegereblyéznie.

Egy fuvar négy kérdéssel kezdődik

A rakomány kész, az útvonalat beárazták, az idősávot visszaigazolták. Mielőtt azonban a teherautó elindulna, valakinek még négy teljesen hétköznapi kérdésre kell választ adnia.

El tudja vállalni a feladatot ez a munkavállaló? Számít a munkaköre, a dokumentumai, a képesítései és az aktuális státusza.

Készen áll a jármű? Az irodának ismernie kell a műszaki adatait, a felszereltségét, az okmányait és a szerviztörténetét.

Megfelelő a pótkocsi? A méretek, a tömeg, a felszereltség, a papírok és a szervizidőpontok mind befolyásolják a választ.

Helyesek a partner adatai? A fuvarmegbízás nem a megfelelő hely arra, hogy címeket, kapcsolattartókat, számlaszámokat vagy együttműködési feltételeket találgassunk.

E kérdések egyike sem bonyolult. Akkor válnak költségessé, amikor a válaszokért mindenhová külön-külön kell utánanézni.

A legtöbb cégnél az adatok már megvannak

Ritkán az a gond, hogy senki sem rögzítette az adatokat. Sokkal inkább az, hogy egy részük egy táblázatban, másik részük egy mappában, a többi pedig üzenetváltásokban vagy egyetlen ember fejében található meg.

Ez az állapot egészen kezelhetőnek tűnhet, amíg valaki szabadságra nem megy, be nem fut egy sürgős fuvar, vagy azonnal szükség nem lesz egy dokumentumra. Ilyenkor egyetlen apró kérdés telefonhívások láncolatát indítja el. Kinél van a biztosítási kötvény? Mikor volt szervizben az a pótkocsi? Melyik az alvállalkozó érvényes telefonszáma? Rendben vannak a sofőr papírjai ehhez az útvonalhoz?

Az információ létezik. Csak épp nincs egy egyértelmű hely, ahol keresni kellene.

Négy nyilvántartás négy egyértelmű feladattal

Az egységes rendszer nem azt jelenti, hogy minden adatot egyetlen óriási táblázatba öntünk össze. A valódi rend abból fakad, ha minden részlet ahhoz a személyhez, eszközhöz vagy céghez kapcsolódik, amelyhez valójában tartozik.

Munkavállalók

A munkavállalói adatlap tartalmazza a profilt, a munkakört, a dokumentumokat, a képesítéseket, a foglalkoztatási feltételeket és az aktuális státuszt. Amikor az irányítás sofőrt rendel egy feladathoz, többé nem az a kérdés, vajon kinél lehetnek a papírjai. A válasz magából a munkavállalói adatlapból indul ki.

Ezáltal a csapat kevésbé függ az egyéni emlékezettől. Egy új irodai munkatárs is azonnal megtalálja az alapvető információkat anélkül, hogy tudnia kellene, ki készített egy táblázatot öt évvel ezelőtt, vagy melyik mappaelnevezési szabályt hagyták el csendben a többiek.

Járművek

Egy rendszám még nem elég egy tehergépjármű felelősségteljes üzemeltetéséhez. Az irodának szüksége van a műszaki adatokra, az okmányokra, a felszereltségre, a finanszírozási adatokra, az üzemanyagtartály paramétereire és a szerviztörténetre is.

A jármű törzslapja mindennek állandó helyet biztosít. A műszaki vizsga adatai és a felszereltség előzményei a járműnél maradnak ahelyett, hogy különálló, független fájlokban kallódnának.

Pótkocsik

A pótkocsi nem pusztán a vontató lábjegyzete. Saját méretekkel, tömegadatokkal, felszereltséggel, okmányokkal, szervizigényekkel és felhasználási céllal rendelkezik. A külön pótkocsi-nyilvántartás segít az irodának a megfelelő szerelvényt összeállítani, még mielőtt a jármű megérkezne a rámpához.

Emellett megőrzi az eszköz történetét akkor is, amikor a pótkocsik cserélődnek a vontatók között. Az információ magát a pótkocsit követi, nem pedig egy olyan szerelvényt, amely csak egyetlen fuvar erejéig létezett.

Partnerek

Egy megbízó, alvállalkozó fuvarozó vagy üzleti partner jóval több egy névnél és egy telefonszámnál. A partner adatlapja egy helyre gyűjti a cégadatokat, a kapcsolattartókat, a címeket, a dokumentumokat, a bankszámlákat és a fuvarmegbízások létrehozásakor használt alapértelmezett beállításokat.

A partnerek kezelése díjmentes és korlátlan a LiteTMS-ben. A teljes partnerhálózatát felépítheti anélkül, hogy mérlegelnie kellene, melyik partner érdemli meg, hogy fizetős adatlapot foglaljon.

Mi változik egy teljesen átlagos keddi napon?

A legnagyobb előny nem a termékbemutatón válik láthatóvá. Hanem akkor, amikor valaki elkér egy dokumentumot, és harminc másodpercen belül megkapja a választ.

A csapat tudja, hol kell frissíteni egy-egy adatot. Nem létezik többé három egymásnak ellentmondó változat ugyanarról a tényről. Az új fuvarszervezőnek nem kell a legtapasztaltabb kollégát faggatnia minden egyes járműről vagy partnerről. A megbízások pedig karbantartott törzsadatokból épülnek fel ahelyett, hogy minden műveletet a nulláról kellene újra begépelni.

A felelősségi körök és a hovatartozás is egyértelműbbé válik. A járműokmány a járműhöz tartozik. A pótkocsi karbantartása a pótkocsihoz. A megbízó pénzügyi kapcsolattartója a partnerhez. A szabály elég egyszerű ahhoz, hogy egy leterhelt csapat is könnyedén kövesse.

A mai napi működéssel kezdje, ne tíz év múltjával

Nem szükséges a cég teljes múltját kitakarítani ahhoz, hogy a TMS hasznossá váljon. Kezdje azokkal az adatokkal, amelyekkel ma valóban dolgoznak.

Először rögzítse az aktív munkavállalókat, járműveket és pótkocsikat. Ezután vigye fel az aktuális fuvarokban érintett partnereket. Csak azokat a mezőket töltse ki, amelyekre a csapatnak valóban szüksége van, ahelyett hogy egy régi archívum minden oszlopát átmásolná. Végül állapodjanak meg egyetlen közös szokásban: az új információ azonnal a megfelelő adatlapra kerül.

A kisebb kockázatú átállás érdekében kezdje egyetlen viszonylattal és egy fuvarszervezővel. A kis fuvarozók táblázatokról TMS-re való átállásáról szóló útmutatónk részletesen bemutatja ezt a folyamatot.

Hogyan kezeli a LiteTMS a négy nyilvántartást?

A LiteTMS külön felületet biztosít a munkavállalók, a járművek, a pótkocsik és a partnerek számára. Minden egyes tétel közvetlenül az adott személyhez, eszközhöz vagy vállalkozáshoz kapcsolódó adatokhoz és dokumentumokhoz vezet. A nyilvántartások így a mindennapi fuvarszervezés alapjává válnak, nem pedig egy különálló archívummá, amelyet senki sem nyit meg.

A LiteTMS jelenleg korai hozzáférésben érhető el. Ha szeretné látni, hogyan működnek ezek a nyilvántartások a gyakorlatban, iratkozzon fel a korai hozzáférés várólistájára.

Gyakori kérdések

Milyen adatokat érdemes rögzíteni az első megbízás felvitele előtt a TMS-ben?

Kezdje az aktív munkavállalókkal, gépjárművekkel, pótkocsikkal és partnerekkel. Ez a négy nyilvántartás biztosítja a személyi, eszköz- és partneradatokat, amelyekre a mindennapi fuvarszervezés épül.

Át kell másolnom a cég teljes előzményeit?

Nem. Kezdje az aktív adatokkal és a folyamatban lévő munkákhoz szükséges dokumentumokkal. A régi fájlokat tartsa meg csak olvasható archívumként, és csak akkor emeljen át információkat, amikor azok újra szükségessé válnak.

Minek kell szerepelnie egy jármű vagy pótkocsi adatlapján?

A jármű adatlapjának tartalmaznia kell a műszaki adatokat, az okmányokat, a felszerelést és a szervizelési előzményeket. A pótkocsinak külön adatlapra van szüksége a méretek, tömegek, okmányok, felszerelések és karbantartások nyilvántartásához.

Korlátozza a LiteTMS a partnerek számát?

Nem. A partnerek és a megbízások felvitele ingyenes és korlátlan. Csak a használt felhasználói hozzáférésekért és szolgáltatásokért fizet, a fizetős funkciók díja és használata pedig megjelenik a vezérlőpulton, még a számlázás előtt.