Четири евиденции за целосна организираност на транспортното претпријатие

Раководењето со транспортна компанија станува многу полесно кога четири регистри се уредни: вработени, возила, приколки и соработници. Кога секој субјект има свое точно одредено место, диспечерите повеќе не мора да составуваат едноставни одговори од табели во Excel, папки со документи и од меморијата на колегата со најдолг стаж во фирмата.

Еден транспортен налог започнува со четири прашања

Товарот е подготвен, релацијата е пресметана и терминот е потврден. Пред камионот да тргне, некој сè уште мора да добие четири вообичаени одговори.

Дали овој вработен може да ја преземе релацијата? Важни се неговата улога, документите, квалификациите и моменталниот статус.

Дали возилото е подготвено? На канцеларијата ѝ се потребни неговите технички карактеристики, опрема, документација и историја на одржување.

Дали ова е вистинската приколка? Димензиите, тежината, опремата, документите и датумите за сервис влијаат врз тој одговор.

Дали податоците за соработникот се точни? Транспортниот налог е погрешно место за нагодување адреса, лице за контакт, трансакциска сметка или договорени услови за работа.

Ниту едно од овие прашања не е тешко. Тие стануваат скапи кога секој одговор се наоѓа на различно место.

Повеќето компании веќе ги имаат информациите

Проблемот ретко е во тоа што никој не ги запишал податоците. Проблемот е што еден дел стои во табела, друг во класер, а остатокот во преписки од пораки или во главата на еден човек.

Таквата организација може да изгледа сосема функционална сè додека некој не замине на одмор или боледување, не пристигне итен налог или не се побара документ веднаш. Тогаш едно ситно прашање започнува ланец од телефонски повици: Кај кого е полисата за осигурување? Кога беше последен пат сервисирана таа приколка? Кој телефонски број на овој подизведувач е точен? Дали возачот ги има сите потребни документи за таа релација?

Информациите постојат. Она што недостасува е едно очигледно место каде што треба да се бара.

Четири регистри со четири јасни улоги

Еден систем не значи трупање на секој податок во една огромна табела. Вистинскиот ред настанува кога секој детаљ ќе се поврзе со лицето, возилото или компанијата за која навистина се однесува.

Вработени

Досието на вработениот содржи профил, работна улога, документи, квалификации, услови за соработка и моментален статус. Кога диспечерот доделува возач, првото прашање веќе не е кај кого се неговите документи. Одговорот започнува од досието на вработениот.

Ова исто така го прави тимот помалку зависен од памтење. Нов вработен во канцеларијата може да ги најде основните информации без да мора да знае кој ја создал табелата пред пет години или кое правило за именување папки сите тивко престанале да го почитуваат.

Возила

Регистарската табличка не е доволна за одговорно управување со камион. На канцеларијата ѝ се потребни и технички спецификации, документи, опрема, податоци за финансирање или лизинг, детали за резервоарот и евиденција за одржување.

Досието на возилото му дава трајно место на сето ова. Податоците за технички прегледи и историјата на опремата остануваат врзани за камионот наместо да бидат расфрлани низ непорврзани фајлови.

Приколки

Приколката не е само додаток на влекачот. Таа има сопствени димензии, тежини, опрема, документи, историја на одржување и намена. Посебен регистар за приколки ѝ помага на канцеларијата да ја избере вистинската комбинација пред возилото да пристигне на рампата за утовар.

Исто така, ова овозможува историјата да остане поврзана со самото возило кога приколките се менуваат меѓу влекачите. Информацијата ја следи приколката, а не комбинацијата што постоела само за една релација.

Соработници

На клиент, превозник или деловен партнер му треба повеќе од само име и телефонски број. Досието на соработникот ги обединува податоците за компанијата, контактите, адресите, документите, трансакциските сметки и стандардните параметри што се користат при креирање налози за превоз.

Внесувањето соработници во LiteTMS е бесплатно и неограничено. Можете да ја поставите целата ваша работна мрежа без да одлучувате кој партнер заслужува да заземе платено место.

Што се менува во еден обичен вторник

Најголемата придобивка не се гледа на презентација на софтверот. Таа се забележува кога некој ќе побара документ и ќе добие одговор за триесет секунди.

Тимот знае каде треба да ажурира одреден податок. Истиот податок веќе нема три различни верзии. Нов диспечер нема потреба да го прашува поискусниот колега за секое возило или партнер. А налогот за превоз започнува од уредно водени записи наместо целата операција одново да се пречукува од нула.

Надлежноста исто така станува појасна. Документот за возилото му припаѓа на возилото. Одржувањето на приколката ѝ припаѓа на приколката. Контактот од сметководството на клиентот му припаѓа на соработникот. Правилото е доволно едноставно за да може да го следи дури и тим под голем притисок.

Започнете со денешната работа, а не со историја од десет години

Не мора да го расчистите целото минато на компанијата за еден TMS да стане корисен. Започнете со записите што вршат реална работа денес.

Најпрво внесете ги активните вработени, возила и приколки. Потоа додајте ги соработниците вклучени во тековните налози. Пополнете ги полињата на кои тимот навистина се потпира, наместо да препишувате секоја колона од стара архива. На крајот, договорете една навика: секоја нова информација оди директно во соодветното досие.

За премин со помал ризик, започнете со една релација и еден диспечер. Нашиот водич за префрлање на мал превозник од табели во TMS детално го објаснува тој редослед.

Како LiteTMS работи со четирите регистри

LiteTMS има посебни делови за вработени, возила, полуприколки и деловни партнери. Секој запис води до информациите и документите релевантни за тоа лице, возило или компанија. Регистрите стануваат основа за диспечерската работа, наместо посебна архива што никој не се сеќава да ја отвори.

LiteTMS моментално е во фаза на раен пристап. За да видите како функционираат тие записи на вистинските екрани, пријавете се на листата на чекање за раен пристап.

ЧПП

Кои записи треба да ги додадам пред првиот налог во TMS?

Започнете со активните вработени, возила, полуприколки и деловни партнери. Тие четири регистри ги обезбедуваат податоците за луѓето, возниот парк и партнерите од кои зависи секојдневната диспечерска работа.

Дали треба да ја префрлам целата историја на компанијата?

Не. Започнете со активните записи и документите потребни за тековната работа. Чувајте ги старите фајлови како архива само за читање и пренесувајте информации само кога повторно ќе станат потребни.

Што спаѓа во записот за возило или полуприколка?

Записот за возило треба да ги содржи неговите технички податоци, документи, опрема и историја на одржување. За полуприколката е потребен сопствен запис со димензии, тежини, документација, опрема и одржување.

Дали LiteTMS го ограничува бројот на партнери?

Не. Партнерите и налозите се бесплатни и неограничени. Плаќате за корисничките места и услугите што ги користите, а платените функции ги прикажуваат цената и потрошувачката на контролниот панел пред што било да стигне на фактурата.