Четыре реестра для наведения порядка в транспортной компании

Управлять транспортной компанией становится проще, когда в порядке четыре реестра: сотрудники, транспортные средства, полуприцепы и контрагенты. Если у каждой категории есть четкое место, диспетчерам больше не приходится собирать простые ответы по крупицам из электронных таблиц, папок с документами и памяти старожилов компании.

Один заказ начинается с четырех вопросов

Груз готов, маршрут рассчитан, тайм-слот подтвержден. Но перед отправкой машины нужно получить четыре простых ответа.

Может ли этот сотрудник выполнить рейс? Важны его должность, документы, квалификация и текущий статус.

Готов ли автомобиль? Офису нужны его технические характеристики, оснащение, документы и история обслуживания.

Подходит ли полуприцеп? Габариты, масса, оснащение, документы и сроки техобслуживания определяют этот ответ.

Верны ли данные контрагента? Заказ - не то место, где стоит наугад вводить адрес, контактное лицо, банковские реквизиты или условия работы.

Ни один из этих вопросов не сложен. Проблемы начинаются тогда, когда ответы приходится искать в разных местах.

У большинства компаний эта информация уже есть

Дело редко в том, что данные никто не записал. Проблема в том, что часть хранится в таблице, часть - в бумажной папке, а остальное - в переписках или в голове одного человека.

Такой порядок может казаться вполне удобным, пока кто-то не уйдет в отпуск, не поступит срочный заказ или срочно не потребуется документ. Тогда простой вопрос запускает цепочку звонков: У кого страховка? Когда обслуживали этот полуприцеп? Какой номер телефона субподрядчика актуален? Есть ли у водителя нужные документы для этого маршрута?

Информация есть. Не хватает понятного места, где ее искать.

Четыре реестра с четырьмя четкими задачами

Единая система не означает свалку всех данных в одну гигантскую таблицу. Настоящий порядок появляется тогда, когда каждая деталь привязана к конкретному человеку, машине или компании.

Сотрудники

Карточка сотрудника содержит профиль, должность, документы, квалификацию, условия сотрудничества и текущий статус. Когда диспетчер назначает водителя, больше не возникает вопроса, у кого могут быть его документы. Ответ сразу виден в карточке сотрудника.

Команда перестает зависеть от чужой памяти. Новый сотрудник офиса может быстро найти основные сведения, даже не зная, кто создал таблицу пять лет назад и о каких правилах наименования папок все давно забыли.

Транспортные средства

Одного регистрационного номера недостаточно для грамотного управления машиной. Офису также нужны технические характеристики, документы, оснащение, данные о лизинге или кредите, параметры топливных баков и история технического обслуживания.

Карточка транспортного средства собирает все это в одном месте. Данные техосмотра и история оборудования остаются привязаны к автомобилю, а не разбросаны по разрозненным файлам.

Полуприцепы

Полуприцеп - это не просто дополнение к тягачу. У него свои габариты, масса, оснащение, документы, регламент обслуживания и назначение. Отдельный реестр полуприцепов помогает офису подобрать правильную сцепку еще до того, как машина приедет на погрузку.

Это также сохраняет историю актива при постоянной смене тягачей. Информация следует за полуприцепом, а не за сцепкой, сформированной под один рейс.

Контрагенты

Заказчику, перевозчику или деловому партнеру нужно больше, чем просто название и номер телефона. В карточке контрагента собраны реквизиты компании, контакты, адреса, документы, банковские счета и параметры по умолчанию, которые подставляются при создании заказов.

В LiteTMS добавление контрагентов бесплатно и не ограничено. Вы можете занести всю партнерскую сеть, не высчитывая, заслуживает ли партнер платной записи в системе.

Что меняется в обычный рабочий день

Главное преимущество раскрывается не на демонстрации продукта. Оно заметно тогда, когда кому-то срочно требуется документ, и ответ находится за тридцать секунд.

Команда знает, куда внести изменения. У одной и той же информации больше нет трех противоречащих версий. Новому диспетчеру не нужно переспрашивать у опытных коллег детали по каждой машине или партнеру. А оформление заказа опирается на актуальные реестры, вместо того чтобы каждый раз вбивать данные заново.

Зоны ответственности тоже становятся прозрачнее. Документ на автомобиль привязан к автомобилю. Обслуживание полуприцепа - к полуприцепу. Контакт бухгалтерии клиента - к контрагенту. Это простое правило, которому легко следовать даже при высокой загрузке.

Начните с текущей работы, а не с архивов за десять лет

Чтобы TMS приносила пользу, вовсе не обязательно оцифровывать всю историю компании за прошлые годы. Начните с данных, которые задействованы в работе прямо сейчас.

Сначала добавьте работающих сотрудников, транспортные средства и полуприцепы. Затем внесите контрагентов по текущим заказам. Заполняйте только те поля, которые действительно нужны команде, не перенося каждую колонку из старых архивов. И главное - договоритесь об одной привычке: любая новая информация сразу вносится в нужную карточку.

Чтобы переход был менее рискованным, начните с одного маршрута и одного диспетчера. В нашем руководстве по переходу небольшого перевозчика с таблиц на TMS эта последовательность описана подробно.

Как LiteTMS работает с четырьмя справочниками

В LiteTMS предусмотрены отдельные разделы для сотрудников, транспортных средств, полуприцепов и контрагентов. Каждая запись открывает доступ к информации и документам, относящимся к конкретному человеку, технике или компании. Справочники становятся рабочей основой для диспетчера, а не отдельным архивом, о котором никто не вспоминает.

Сейчас LiteTMS находится на стадии раннего доступа. Чтобы увидеть, как эти записи работают в реальном интерфейсе, запишитесь в список ожидания раннего доступа.