Porządek w firmie transportowej zaczyna się od czterech kartotek: pracowników, pojazdów, naczep i kontrahentów. Kiedy dane każdego z tych obszarów mają swoje miejsce, dyspozytor nie musi przed każdym zleceniem składać odpowiedzi z arkusza, folderu z dokumentami i cudzej pamięci.
Jedno zlecenie zaczyna się od czterech pytań
Ładunek może być gotowy, trasa policzona, a termin potwierdzony. Mimo to przed wyjazdem ktoś musi odpowiedzieć na cztery zwyczajne pytania.
Czy pracownik może pojechać? Trzeba znać jego uprawnienia, dokumenty i aktualny status.
Czy pojazd jest gotowy? Liczą się dane techniczne, wyposażenie, przeglądy i historia serwisowa.
Czy naczepa pasuje do roboty? Typ, wymiary, wyposażenie i terminy mają znaczenie jeszcze zanim zestaw podjedzie pod rampę.
Czy dane kontrahenta są poprawne? W zleceniu nie powinno być miejsca na zgadywanie adresu, osoby kontaktowej, warunków współpracy czy rachunku bankowego.
Każde pytanie jest proste. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy każda odpowiedź mieszka gdzie indziej.
Problemem rzadko jest brak danych
Najczęściej firma ma już wszystkie potrzebne informacje. Tyle że część leży w arkuszu, część w segregatorze, a reszta w wiadomościach i głowie osoby, która pracuje tu najdłużej.
Taki układ działa do pierwszej nieobecności, pilnego zlecenia albo kontroli. Wtedy drobne pytanie zamienia się w serię telefonów. Kto ma skan polisy? Kiedy był serwis naczepy? Który numer do kontrahenta jest aktualny? Czy ten kierowca ma komplet dokumentów?
Nie brakuje informacji. Brakuje jednego, oczywistego miejsca, w którym należy ich szukać.
Cztery kartoteki, cztery odpowiedzialności
Wspólna baza nie oznacza wrzucenia wszystkiego do jednego worka. Dobry porządek polega na tym, że każda informacja trafia do rekordu, którego naprawdę dotyczy.
Pracownicy
Kartoteka pracownika zbiera profil, rolę, dokumenty, uprawnienia, dane współpracy i status. Gdy dyspozytor wybiera kierowcę do zlecenia, nie zaczyna od pytania, kto ma jego papiery. Otwiera właściwy rekord.
To ważne także przy zmianie zespołu. Nowa osoba w biurze nie musi znać historii firmy, żeby znaleźć podstawowe dane. System przejmuje część pamięci, którą wcześniej nosił jeden człowiek.
Pojazdy
Numer rejestracyjny to za mało, żeby rozsądnie zarządzać autem. Potrzebne są parametry techniczne, dokumenty, wyposażenie, informacje o finansowaniu, zbiornikach paliwa i wykonanych pracach serwisowych.
Karta pojazdu daje temu stały adres. Zamiast osobnego pliku dla przeglądów i kolejnego dla wyposażenia masz historię przypisaną do konkretnego auta.
Naczepy
Naczepa nie jest dopiskiem do ciągnika. Ma własne wymiary, masy, wyposażenie, dokumenty, serwis i zastosowanie. Trzymanie tych danych w osobnej kartotece pomaga dobrać właściwy zestaw, a później odtworzyć, co działo się z danym egzemplarzem.
To szczególnie przydatne, gdy naczepy rotują między pojazdami. Informacja zostaje przy sprzęcie, a nie przy zestawie, który istniał tylko przez jeden kurs.
Kontrahenci
Klient, przewoźnik i partner biznesowy potrzebują czegoś więcej niż nazwy oraz numeru telefonu. Kartoteka kontrahenta porządkuje dane firmy, kontakty, adresy, dokumenty, rachunki bankowe i ustawienia wykorzystywane przy zleceniach.
W LiteTMS lista kontrahentów jest darmowa i bez limitu. Możesz więc odwzorować całą sieć współpracy bez zastanawiania się, czy kolejny rekord podniesie rachunek.
Co zmienia się w codziennej pracy
Największa korzyść nie pojawia się na prezentacji. Widać ją w zwykły wtorek, kiedy ktoś pyta o dokument i odpowiedź zajmuje pół minuty.
Każdy wie, gdzie aktualizować dane. Ta sama informacja nie ma trzech wersji w trzech plikach. Nowy pracownik biura nie musi pytać najbardziej doświadczonej osoby o każdy szczegół. A zlecenie powstaje na podstawie uporządkowanych kartotek, zamiast odtwarzać dane od początku.
To także prostsza odpowiedzialność. Dokument pojazdu trafia do pojazdu. Serwis naczepy do naczepy. Kontakt do księgowości klienta do kontrahenta. Reguła jest banalna, więc zespół ma szansę naprawdę jej przestrzegać.
Jak zacząć bez projektu na pół roku
Nie trzeba porządkować całej historii firmy przed pierwszym użyciem TMS. Wystarczy zacząć od tego, co pracuje dzisiaj.
Najpierw dodaj aktywnych pracowników, pojazdy i naczepy. Potem kontrahentów z bieżących zleceń. Uzupełniaj dane, których zespół faktycznie potrzebuje do pracy, zamiast przepisywać każde pole ze starego archiwum. Na koniec ustal jedną prostą zasadę: nowa informacja od razu trafia do właściwej kartoteki.
Jeśli chcesz przeprowadzić zmianę spokojnie, zacznij od jednej relacji i jednego dyspozytora. Dokładny plan opisaliśmy w poradniku jak mały przewoźnik schodzi z Excela na TMS.
Jak wygląda to w LiteTMS
LiteTMS ma osobne obszary dla pracowników, pojazdów, naczep i kontrahentów. Każdy rekord prowadzi do danych oraz dokumentów właściwych dla danej osoby, sprzętu lub firmy. Dzięki temu kartoteki stają się fundamentem zleceń, a nie osobnym archiwum, do którego nikt nie zagląda.
System jest obecnie we wczesnym dostępie. Jeśli chcesz sprawdzić, jak taki porządek wygląda na prawdziwych ekranach, dołącz do listy wczesnego dostępu.
Częste pytania
- Jakie kartoteki warto założyć przed pierwszym zleceniem w TMS?
- Zacznij od aktywnych pracowników, pojazdów, naczep i kontrahentów. Te cztery kartoteki dostarczają danych, na których opiera się codzienna praca ze zleceniami.
- Czy trzeba przenosić całą historię firmy?
- Nie. Na start wystarczą aktywne rekordy oraz dokumenty potrzebne do bieżącej pracy. Stare pliki możesz zostawić jako archiwum i uzupełniać system tylko wtedy, gdy dana informacja znów okaże się potrzebna.
- Co warto trzymać przy pojeździe i naczepie?
- Przy pojeździe warto zapisać dane techniczne, dokumenty, wyposażenie oraz historię serwisu. Naczepa powinna mieć własny rekord z wymiarami, masami, dokumentami, wyposażeniem i pracami utrzymaniowymi.
- Czy kontrahenci w LiteTMS są limitowani?
- Nie. Kontrahenci są darmowi i bez limitu, podobnie jak zlecenia. Płacisz za używane stanowiska i usługi, a stawki oraz zużycie płatnych funkcji widzisz w panelu, zanim trafią na rachunek.