Τέσσερα μητρώα που διατηρούν οργανωμένη μια μεταφορική εταιρεία

Η διαχείριση μιας μεταφορικής εταιρείας γίνεται πολύ πιο απλή όταν τέσσερα βασικά μητρώα είναι σε τάξη: εργαζόμενοι, οχήματα, ρυμουλκούμενα και αντισυμβαλλόμενοι. Όταν κάθε κατηγορία έχει τη δική της ξεκάθαρη θέση, το γραφείο κίνησης παύει να αναζητά απλές απαντήσεις ανάμεσα σε υπολογιστικά φύλλα, φακέλους εγγράφων και τις αναμνήσεις των παλαιότερων υπαλλήλων.

Μια παραγγελία ξεκινά με τέσσερα ερωτήματα

Το φορτίο είναι έτοιμο, η τιμή του δρομολογίου έχει καθοριστεί και η χρονοθυρίδα φόρτωσης έχει επιβεβαιωθεί. Πριν ξεκινήσει το φορτηγό, χρειάζονται ακόμα τέσσερις συνηθισμένες απαντήσεις.

Μπορεί αυτός ο εργαζόμενος να αναλάβει το δρομολόγιο; Ο ρόλος, τα έγγραφα, τα επαγγελματικά προσόντα και η τρέχουσα κατάστασή του παίζουν καθοριστικό ρόλο.

Είναι έτοιμο το όχημα; Το γραφείο χρειάζεται τα τεχνικά χαρακτηριστικά, τον εξοπλισμό, τα έγγραφα και το ιστορικό συντήρησής του.

Είναι αυτό το κατάλληλο ρυμουλκούμενο; Οι διαστάσεις, το βάρος, ο εξοπλισμός, τα έγγραφα και οι ημερομηνίες συντήρησης επηρεάζουν άμεσα την απάντηση.

Είναι σωστά τα στοιχεία του αντισυμβαλλομένου; Μια παραγγελία μεταφοράς δεν είναι το κατάλληλο σημείο για να μαντεύει κανείς διευθύνσεις, πρόσωπα επικοινωνίας, τραπεζικούς λογαριασμούς ή όρους συνεργασίας.

Κανένα από αυτά τα ερωτήματα δεν είναι δύσκολο. Γίνονται όμως κοστοβόρα όταν κάθε απάντηση βρίσκεται σε διαφορετικό σημείο.

Οι περισσότερες εταιρείες διαθέτουν ήδη τις πληροφορίες

Το πρόβλημα σπάνια έγκειται στο ότι δεν καταγράφηκαν τα δεδομένα. Το ζήτημα είναι ότι ένα μέρος τους βρίσκεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο, ένα άλλο σε ένα κλασέρ και τα υπόλοιπα σε συνομιλίες μηνυμάτων ή στη μνήμη ενός και μόνο ατόμου.

Αυτή η κατάσταση μπορεί να φαίνεται απόλυτα διαχειρίσιμη, μέχρι να λείψει κάποιος με άδεια, να προκύψει μια επείγουσα παραγγελία ή να ζητηθεί άμεσα ένα έγγραφο. Τότε, ένα απλό ερώτημα ξεκινά μια αλυσίδα τηλεφωνημάτων: Ποιος έχει το ασφαλιστήριο συμβόλαιο; Πότε πέρασε από σέρβις το συγκεκριμένο ρυμουλκούμενο; Ποιο τηλέφωνο αυτού του υπεργολάβου ισχύει σήμερα; Έχει ο οδηγός τα κατάλληλα έγγραφα για το συγκεκριμένο δρομολόγιο;

Οι πληροφορίες υπάρχουν. Αυτό που λείπει είναι ένα προφανές μέρος για να τις αναζητήσει κανείς.

Τέσσερα μητρώα με τέσσερις σαφείς ρόλους

Ένα ενιαίο σύστημα δεν σημαίνει ότι συγκεντρώνουμε όλα τα δεδομένα σε έναν τεράστιο πίνακα. Η πραγματική οργάνωση προκύπτει όταν συνδέουμε κάθε λεπτομέρεια με το πρόσωπο, το περιουσιακό στοιχείο ή την εταιρεία που πραγματικά αφορά.

Εργαζόμενοι

Η καρτέλα του εργαζομένου περιλαμβάνει το προφίλ, τον ρόλο, τα έγγραφα, τις πιστοποιήσεις, τις λεπτομέρειες συνεργασίας και την τρέχουσα κατάστασή του. Όταν το γραφείο κίνησης αναθέτει ένα δρομολόγιο σε έναν οδηγό, δεν αναρωτιέται πλέον ποιος μπορεί να έχει τα έγγραφά του. Η απάντηση βρίσκεται απευθείας στο μητρώο εργαζομένων.

Έτσι, η ομάδα εξαρτάται λιγότερο από την ανθρώπινη μνήμη. Ένας νέος υπάλληλος γραφείου μπορεί να βρει τα βασικά στοιχεία χωρίς να χρειάζεται να γνωρίζει ποιος δημιούργησε ένα Excel πριν από πέντε χρόνια ή ποιον κανόνα ονοματοδοσίας φακέλων σταμάτησαν όλοι σιωπηρά να ακολουθούν.

Οχήματα

Ο αριθμός κυκλοφορίας δεν αρκεί για την υπεύθυνη διαχείριση ενός φορτηγού. Το γραφείο χρειάζεται επίσης τεχνικές προδιαγραφές, έγγραφα, εξοπλισμό, στοιχεία χρηματοδότησης, χωρητικότητα ρεζερβουάρ και ιστορικό συντήρησης.

Η καρτέλα του οχήματος δίνει σε όλα αυτά μια μόνιμη θέση. Τα στοιχεία τεχνικού ελέγχου και το ιστορικό εξοπλισμού παραμένουν συνδεδεμένα με το φορτηγό, αντί να είναι διασκορπισμένα σε ασύνδετα αρχεία.

Ρυμουλκούμενα

Ένα ρυμουλκούμενο δεν αποτελεί απλώς μια υποσημείωση για τον τράκτορα. Έχει τις δικές του διαστάσεις, βάρη, εξοπλισμό, έγγραφα, πρόγραμμα συντήρησης και ειδικό σκοπό χρήσης. Ένα ξεχωριστό μητρώο ρυμουλκουμένων βοηθά το γραφείο να επιλέξει τον κατάλληλο συνδυασμό προτού το όχημα φτάσει στη ράμπα φόρτωσης.

Παράλληλα, διατηρεί το ιστορικό συνδεδεμένο με το συγκεκριμένο όχημα όταν τα ρυμουλκούμενα αλλάζουν τράκτορες. Οι πληροφορίες ακολουθούν το ρυμουλκούμενο και όχι έναν συνδυασμό που υπήρξε μόνο για ένα μεμονωμένο ταξίδι.

Αντισυμβαλλόμενοι

Ένας πελάτης, μεταφορέας ή εμπορικός συνεργάτης απαιτεί περισσότερα από ένα όνομα και έναν αριθμό τηλεφώνου. Η καρτέλα του αντισυμβαλλομένου συγκεντρώνει εταιρικά στοιχεία, πρόσωπα επαφής, διευθύνσεις, έγγραφα, τραπεζικούς λογαριασμούς και προεπιλεγμένες ρυθμίσεις που χρησιμοποιούνται κατά την καταχώριση παραγγελιών.

Στο LiteTMS, οι αντισυμβαλλόμενοι είναι δωρεάν και απεριόριστοι. Μπορείτε να καταχωρίσετε ολόκληρο το δίκτυο συνεργατών σας χωρίς να χρειάζεται να αποφασίσετε ποιος συνεργάτης αξίζει να καταλάβει μια επί πληρωμή εγγραφή.

Τι αλλάζει σε μια συνηθισμένη Τρίτη

Το μεγαλύτερο όφελος δεν φαίνεται σε μια παρουσίαση λογισμικού. Φαίνεται όταν κάποιος ζητά ένα έγγραφο και λαμβάνει απάντηση μέσα σε τριάντα δευτερόλεπτα.

Η ομάδα γνωρίζει ακριβώς πού να ενημερώσει κάθε στοιχείο. Η ίδια πληροφορία δεν έχει πλέον τρεις αντικρουόμενες εκδοχές. Ένας νέος υπάλληλος κίνησης δεν χρειάζεται να ρωτά τον πιο έμπειρο συνάδελφο για κάθε όχημα ή συνεργάτη. Και κάθε παραγγελία ξεκινά από ενημερωμένα μητρώα αντί να πληκτρολογούνται τα στοιχεία της μεταφοράς από την αρχή.

Η κατανομή αρμοδιοτήτων γίνεται επίσης πιο ξεκάθαρη. Το έγγραφο ενός οχήματος ανήκει στο όχημα. Η συντήρηση του ρυμουλκουμένου ανήκει στο ρυμουλκούμενο. Το πρόσωπο επικοινωνίας στο λογιστήριο του πελάτη ανήκει στον αντισυμβαλλόμενο. Ο κανόνας είναι αρκετά απλός ώστε να μπορεί να τον ακολουθήσει μια πολυάσχολη ομάδα.

Ξεκινήστε με την τρέχουσα λειτουργία, όχι με ιστορικό δεκαετίας

Δεν χρειάζεται να εκκαθαρίσετε ολόκληρο το παρελθόν της εταιρείας για να αποδειχθεί χρήσιμο ένα TMS. Ξεκινήστε με τις καταχωρίσεις που χρησιμοποιούνται στην πράξη σήμερα.

Καταχωρίστε πρώτα τους ενεργούς εργαζομένους, τα οχήματα και τα ρυμουλκούμενα. Στη συνέχεια, προσθέστε τους αντισυμβαλλομένους που συμμετέχουν στις τρέχουσες παραγγελίες. Συμπληρώστε τα πεδία στα οποία βασίζεται πραγματικά η ομάδα, αντί να αντιγράφετε κάθε στήλη από ένα παλιό αρχείο. Τέλος, συμφωνήστε σε μία βασική συνήθεια: κάθε νέα πληροφορία καταχωρίζεται απευθείας στη σωστή καρτέλα.

Για μια μετάβαση χαμηλότερου ρίσκου, ξεκινήστε με ένα δρομολόγιο και έναν διαχειριστή. Ο οδηγός μας για τη μετάβαση ενός μικρού μεταφορέα από τα υπολογιστικά φύλλα σε ένα TMS εξηγεί αυτή τη διαδικασία αναλυτικά.

Πώς διαχειρίζεται το LiteTMS τα τέσσερα μητρώα

Το LiteTMS διαθέτει ειδικές ενότητες για εργαζομένους, οχήματα, ρυμουλκούμενα και συνεργάτες. Κάθε εγγραφή οδηγεί στις πληροφορίες και τα έγγραφα που αφορούν το συγκεκριμένο πρόσωπο, περιουσιακό στοιχείο ή εταιρεία. Τα μητρώα αποτελούν τη βάση για τη διαχείριση δρομολογίων και όχι ένα ξεχωριστό αρχείο που κανείς δεν θυμάται να ανοίξει.

Το LiteTMS βρίσκεται επί του παρόντος σε φάση πρόωρης πρόσβασης. Για να δείτε πώς λειτουργούν αυτές οι εγγραφές στις πραγματικές οθόνες, εγγραφείτε στη λίστα αναμονής πρόωρης πρόσβασης.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιες εγγραφές πρέπει να προσθέσω πριν από την πρώτη παραγγελία σε ένα TMS;

Ξεκινήστε με τους ενεργούς εργαζομένους, τα οχήματα, τα ρυμουλκούμενα και τους συνεργάτες. Αυτά τα τέσσερα μητρώα παρέχουν τα δεδομένα προσωπικού, εξοπλισμού και συνεργατών στα οποία βασίζεται η καθημερινή διαχείριση δρομολογίων.

Χρειάζεται να μεταφέρω ολόκληρο το ιστορικό της εταιρείας;

Όχι. Ξεκινήστε με τις ενεργές εγγραφές και τα έγγραφα που απαιτούνται για την τρέχουσα εργασία. Κρατήστε τα παλιά αρχεία ως αρχείο μόνο για ανάγνωση και μεταφέρετε πληροφορίες μόνο όταν καταστούν ξανά χρήσιμες.

Τι περιλαμβάνει η εγγραφή ενός οχήματος ή ρυμουλκούμενου;

Η εγγραφή ενός οχήματος πρέπει να περιλαμβάνει τα τεχνικά στοιχεία, τα έγγραφα, τον εξοπλισμό και το ιστορικό συντήρησης. Ένα ρυμουλκούμενο χρειάζεται τη δική του εγγραφή για διαστάσεις, βάρη, έγγραφα, εξοπλισμό και συντήρηση.

Περιορίζει το LiteTMS τον αριθμό των συνεργατών;

Όχι. Οι συνεργάτες και οι παραγγελίες είναι δωρεάν και απεριόριστοι. Πληρώνετε για τις θέσεις χρηστών και τις υπηρεσίες που χρησιμοποιείτε, ενώ οι επί πληρωμή λειτουργίες εμφανίζουν την τιμή και τη χρήση τους στον πίνακα προτού χρεωθούν στο τιμολόγιο.