Izvoz transportnih naloga u CSV, Excel ili XML za vaše računovodstvo

Order Export je modul u sistemu LiteTMS koji pretvara transportne naloge u datoteku koju drugi program može uvesti: CSV, Excel (XLSX) ili XML, raspoređenu onako kako taj program očekuje. Možete izvesti pojedinačni nalog sa njegove stranice ili čitavu grupu naloga sa stranice modula Export, pri čemu LiteTMS bilježi koji su nalozi izvezeni, kada i ko je preuzeo datoteku. Tako vaši nalozi stižu u računovodstveni softver, ERP ili sistem klijenta bez potrebe da ih iko ponovo ručno unosi.

Videozapis je na poljskom jeziku.

Prepisivanje završenog naloga izvor je grešaka

U mnogim transportnim kompanijama nalog se nalazi u jednom sistemu, a faktura u drugom. Čim kamion završi isporuku, neko otvori oba prozora na ekranu i prepisuje podatke iz naloga: broj naloga, klijenta, porezni broj, relaciju, vozarinu. Polje po polje, nalog po nalog, a krajem mjeseca nakupi se gomila.

Posao je monoton i upravo tu nastaju greške. Jedna nula viška u vozarini ili dvije zamijenjene cifre u poreznom broju, i faktura više ne odgovara nalogu.

Većina računovodstvenih i ERP programa ne zahtijeva ručni unos. Oni mogu uvesti datoteku. Problem je u tome što svaki program traži vlastiti raspored: nazive kolona i njihov redoslijed, tačku-zarez ili zarez između vrijednosti, vlastiti format datuma i decimalni separator, ponekad starije kodiranje znakova, a ponekad XML dokument sa mnogo faktura unutra. Order Export kreira upravo takvu datoteku na osnovu naloga koje već imate u sistemu LiteTMS.

Šablon definira datoteku kakvu vaš program očekuje

Šablon određuje šta ulazi u datoteku i u kojem rasporedu. Podešavate ga jednom po programu na kartici Templates unutar modula, a možete početi od prazne CSV datoteke, prazne Excel tabele, praznog XML dokumenta, gotovog šablona ili same uvozne datoteke tog programa (više o tome u nastavku).

Za CSV i Excel kreirate listu kolona. Opcija Add fields otvara pretraživi birač grupisan onako kako je strukturiran sam nalog: ova datoteka, vaša kompanija, nalog, klijent, platilac, relacija i datumi, teret, vozači i vozila, iznosi i plaćanje. Svaka kolona može sadržavati polje, fiksni tekst poput koda valute ili tekst kombinovan s poljima, naprimjer "Transportni nalog {broj naloga}". Kolone prevlačite u redoslijed koji program zahtijeva, a svaka može imati vlastiti format: format datuma, broj decimala, velika slova, samo cifre (porezni broj bez crtica), slova bez poljskih dijakritika, maksimalnu dužinu ili vrijednost koja se upisuje kada je polje prazno.

Datoteka obično ima jedan red po nalogu, ali umjesto toga možete odabrati jedan red za svako stajalište, tačku utovara ili istovara, stavku tereta, vozača, vozilo, prikolicu ili dionicu rute. Za XML gradite stablo elemenata: jedan element se ponavlja za svaki izvezeni nalog, a elementi unutar njega mogu se ponavljati za njegova stajališta, stavke tereta ili vozače, uz atribute tamo gdje ih program zahtijeva.

Kartica File settings sadrži ostale postavke: naziv datoteke (može uključivati datum izvoza), separator kolona (tačka-zarez, zarez ili tabulator), kodiranje (UTF-8 sa ili bez BOM-a, Windows-1250 za starije poljske programe ili ISO-8859-2), prelome linija, separatore za decimale i hiljade, formate datuma, vremensku zonu te mogućnost odabira da li se prevedene vrijednosti, poput statusa, ispisuju na poljskom ili engleskom jeziku. Za proračunske tabele postoji i zaštita od formula: tekst koji počinje sa =, +, - ili @ dobija apostrof kako ga tabela ne bi izvršila kao formulu.

Ne morate nagađati rezultat. Pregled pored alata za izradu prikazuje datoteku za primjer naloga ili bilo koji stvarni nalog koji pretražite, u obliku tabele ili kao stvarni tekst datoteke, te se ažurira čim promijenite šablon.

Započnite od datoteke koju vaš program već uvozi

Najbrži put do funkcionalnog šablona često je datoteka samog programa. U odjeljku Start from your program's file učitate CSV ili XML datoteku koju vaš računovodstveni program uvozi, ili primjer njegovog uvoznog formata, odnosno zalijepite prvih nekoliko linija. LiteTMS očitava njen raspored i povezuje kolone sa poljima naloga, a zatim vam prikazuje koliko je vrijednosti povezao, a koje je ostavio kao fiksni tekst ili prazne, tako da tačno znate šta trebate provjeriti. Prihvataju se datoteke veličine do 200 KB. Koristi se samo raspored; sama datoteka se ne pohranjuje.

Dostupna su i tri gotova šablona koje održava LiteTMS: Orders list (Excel), Invoice data for accounting (CSV) i Orders with route, cargo and crew (XML). Iskoristite ih onakve kakvi jesu ili kliknite na Customize kako biste dobili vlastitu kopiju za prilagođavanje.

Jedan nalog s njegove stranice ili cijeli mjesec odjednom

Za pojedinačni nalog, otvorite ga i idite na karticu Export. Odaberite šablon, provjerite datoteku u pretpregledu i kliknite na Download file. Na kartici je ispod naveden svaki izvoz tog naloga.

Krajem mjeseca umjesto toga idite na stranicu modula Export. Tu su prikazani vaši nalozi s filterima, a vi označavate one koji vam trebaju; odabir ostaje sačuvan i kada promijenite stranicu ili filtere. Opcija Select all matching dodaje svaki nalog koji odgovara filterima. Jedan izvoz obuhvata do 500 naloga. Preview prikazuje prve naloge bez ikakvog evidentiranja, a Download file vam daje ili jednu datoteku sa svim odabranim nalozima ili, ako je tako podešeno u šablonu, zasebnu datoteku za svaki nalog, preuzetu zajedno u ZIP arhivi.

LiteTMS pamti šta je već izvezeno

Svako preuzimanje se bilježi. Na stranici Export za svaki nalog se vidi da li je izvezen i koliko puta, a filter Not exported yet ostavlja samo naloge koji još čekaju, tako da ništa ne ide u računovodstvo dvaput i ništa se ne zaboravlja. Kartica History navodi svaki izvoz: kada je izvršen, koji šablon je korišten, naziv datoteke, broj naloga, da li je pokrenut sa stranice naloga ili stranice Export, te ko ga je uradio. Opcija Export again ponovo kreira datoteku od istih naloga, koristeći trenutnu verziju šablona.

Iznosi su zaštićeni na isti način kao i drugdje u LiteTMS-u. Šablon koji čita iznose mogu pregledati i preuzeti samo korisnici s dozvolom za uvid u finansije naloga; svi ostali dobijaju jasnu poruku s nazivima polja, nikada datoteku s praznim poljima. Zasebne dozvole pokrivaju otvaranje modula, preuzimanje datoteka, uređivanje šablona i njihovo brisanje.

Šta Order Export ne radi

Ne šalje ništa samostalno. Vi preuzimate datoteku i uvozite je u drugi program, onako kako taj program uvozi datoteke. Modul kreira CSV, Excel (XLSX) i XML, pa program na drugoj strani mora podržavati uvoz jednog od tih formata. Provjerite to prije nego što kreirate šablon.

Kako ga uključiti

Order Export je plaćeni modul u LiteTMS trgovini modulima, uz 7-dnevni besplatni probni period. Tamo vidite njegovu mjesečnu cijenu prije nego što ga uključite. Do 31. decembra 2026. dostupan je po promotivnoj početnoj cijeni, a pretplata započeta po toj cijeni ostaje ista. Ako ga ne otkažete tokom probnog perioda, prvi mjesec se naplaćuje po završetku probnog perioda.

Ako vaša kancelarija još uvijek ručno prepisuje naloge u drugi program, kontaktirajte nas i pripremite primjer datoteke koju taj program uvozi. Pokazaćemo vam kako se za njega kreira šablon.

Često postavljana pitanja

S kojim računovodstvenim programima Order Export funkcioniše?

Sa svakim programom koji može uvoziti CSV, Excel (XLSX) ili XML datoteke. Kolone ili XML elemente, separatore, kodiranje i formate podešavate tako da odgovaraju njegovom uvozu, ili krećete od datoteke koju taj program već uvozi.

Mogu li izvesti više naloga u jednu datoteku?

Da. Odaberite naloge na stranici Export, do 500 odjednom, i preuzmite jednu datoteku sa svima njima. Šablon također može kreirati zasebnu datoteku za svaki nalog, koje se zajedno preuzimaju kao ZIP arhiva.

Šalje li LiteTMS datoteku automatski u moj računovodstveni program?

Ne. Datoteku preuzimate u LiteTMS-u i uvozite je u svoj računovodstveni program ili drugi sistem. LiteTMS bilježi svako preuzimanje, tako da možete vidjeti koji su nalozi već izvezeni.

Kako da izbjegnem izvoz istog naloga dvaput?

Koristite filter Not exported yet na stranici Export. Za svaki nalog se vidi da li je i koliko puta izvezen, a kartica History navodi svaku datoteku s datumom i korisnikom koji ju je preuzeo.

Da li je Order Export isto što i izvoz podataka u postavkama?

Ne. Izvoz u postavkama obuhvata podatke o zaposlenima, vozilima, prikolicama i poslovnim partnerima u obliku zaštićene arhive, što je opisano u našem članku o uvozu i izvozu podataka. Order Export kreira datoteke s vašim nalozima spremne za uvoz u drugi program.