Izvoz prijevoznih naloga u CSV, Excel ili XML za vaše računovodstvo

Order Export je modul u sustavu LiteTMS koji prijevozne naloge pretvara u datoteku koju drugi program može uvesti: CSV, Excel (XLSX) ili XML, raspoređenu točno onako kako taj program zahtijeva. Možete izvesti pojedinačni nalog s njegove stranice ili čitav paket sa stranice Export unutar modula, a LiteTMS bilježi koji su nalozi izvezeni, kada i tko je preuzeo datoteku. Tako vaši nalozi stižu u računovodstveni softver, ERP ili sustav klijenta bez potrebe za ponovnim ručnim unosom.

Videozapis je na poljskom jeziku.

Ručno prepisivanje završenog naloga izvor je pogrešaka

U mnogim prijevozničkim tvrtkama nalog se nalazi u jednom sustavu, a račun u drugom. Nakon što kamion obavi dostavu, netko sjedi s dva otvorena prozora i prepisuje podatke o nalogu: broj naloga, naručitelja, porezni broj, rutu, vozarinu. Polje po polje, nalog po nalog, a na kraju mjeseca nakupi se čitava hrpa.

Taj je posao monoton i upravo tu nastaju pogreške. Jedna nula viška u vozarini ili dvije zamijenjene znamenke u poreznom broju, i račun više ne odgovara nalogu.

Većina računovodstvenih i ERP programa ne zahtijeva ručni unos. Oni mogu uvesti datoteku. Problem je u tome što svaki program traži vlastiti format: nazive stupaca i njihov redoslijed, točku sa zarezom ili zarez između vrijednosti, vlastiti format datuma i decimalni razdjelnik, ponekad starije kodiranje znakova, a ponekad XML dokument s više računa unutra. Order Export stvara upravo takvu datoteku iz naloga koje već imate u sustavu LiteTMS.

Predložak definira datoteku kakvu vaš program očekuje

Predložak određuje što ulazi u datoteku i u kojem rasporedu. Postavljate ga jednom za svaki program na kartici Templates, a možete početi od prazne CSV datoteke, prazne Excel tablice, praznog XML dokumenta, gotovog predloška ili uvozne datoteke samog programa (više o tome u nastavku).

Za CSV i Excel izrađujete popis stupaca. Opcija Add fields otvara izbornik s pretraživanjem, strukturiran na način na koji je organiziran i nalog: ova datoteka, vaša tvrtka, nalog, naručitelj, platitelj, ruta i datumi, teret, vozači i vozila, iznosi i plaćanje. Svaki stupac može sadržavati polje, fiksni tekst poput koda valute ili kombinaciju teksta i polja, na primjer "Prijevozni nalog {broj naloga}". Stupce povlačenjem raspoređujete redoslijedom koji program zahtijeva, a svaki može imati vlastiti format: oblik datuma, broj decimala, velika slova, samo znamenke (porezni broj bez crtica), slova bez poljskih dijakritika, maksimalnu duljinu ili zadanu vrijednost ako je polje prazno.

Datoteka obično sadrži jedan redak po nalogu, no umjesto toga možete odabrati jedan redak za svako zaustavljanje, točku utovara ili istovara, stavku tereta, vozača, vozilo, poluprikolicu ili dionicu rute. Za XML gradite stablo elemenata: jedan se element ponavlja za svaki izvezeni nalog, a elementi unutar njega mogu se ponavljati za njegova zaustavljanja, stavke tereta ili vozače, uz atribute tamo gdje ih program zahtijeva.

File settings sadrži ostale postavke: naziv datoteke (može uključivati datum izvoza), razdjelnik stupaca (točka sa zarezom, zarez ili tabulator), kodiranje znakova (UTF-8 sa ili bez BOM-a, Windows-1250 za starije poljske programe ili ISO-8859-2), prijelome redaka, decimalne razdjelnike i razdjelnike tisućica, formate datuma, vremensku zonu te informaciju ispisuju li se prevedene vrijednosti poput statusa na poljskom ili engleskom jeziku. Za proračunske tablice postoji i zaštita od formula: tekst koji počinje s =, +, - ili @ dobiva apostrof kako ga tablica ne bi izvršila kao formulu.

Ne morate nagađati kako će rezultat izgledati. Pretpregled pored alata za izradu prikazuje datoteku za ogledni nalog ili bilo koji stvarni nalog koji pretražite, u obliku tablice ili izvornog teksta datoteke, i ažurira se sa svakom izmjenom predloška.

Započnite s datotekom koju vaš program već uvozi

Najbrži put do funkcionalnog predloška često je upravo datoteka samog programa. Putem opcije Start from your program's file prenesite CSV ili XML datoteku koju vaš računovodstveni program uvozi, primjer njegovog formata za uvoz ili zalijepite njezine prve retke. LiteTMS očitava njezin raspored i povezuje stupce s poljima naloga, a zatim vam javlja koliko je vrijednosti povezao i koje je ostavio kao fiksni tekst ili prazne, kako biste točno znali što treba provjeriti. Prihvaćaju se datoteke do 200 KB. Koristi se samo struktura, sama se datoteka ne pohranjuje.

Dostupna su i tri gotova predloška koje održava LiteTMS: Popis naloga (Excel), Podaci za fakturiranje u računovodstvu (CSV) i Nalozi s rutom, teretom i posadom (XML). Upotrijebite neki od njih kakav jest ili kliknite na Prilagodi kako biste dobili vlastiti primjerak za uređivanje.

Jedan nalog s njegove stranice ili cijeli mjesec odjednom

Za pojedinačni nalog otvorite ga i prijeđite na karticu Izvoz. Odaberite predložak, provjerite datoteku u pretpregledu i kliknite na Preuzmi datoteku. Kartica u nastavku prikazuje svaki izvoz tog naloga.

Na kraju mjeseca radije otvorite stranicu Izvoz unutar modula. Ondje se nalazi popis vaših naloga s filtrima te označavate one koji vam trebaju; odabir ostaje sačuvan pri promjeni stranica ili filtara. Opcija Odaberi sve podudarne dodaje svaki nalog koji odgovara filtrima. Jedan izvoz obuhvaća do 500 naloga. Pretpregled prikazuje prve naloge bez bilježenja ičega, a Preuzmi datoteku daje vam ili jednu datoteku sa svim odabranim nalozima ili, ako je tako postavljeno u predlošku, zasebnu datoteku za svaki nalog, preuzetu zajedno u ZIP arhivi.

LiteTMS pamti što je već izvezeno

Svako se preuzimanje bilježi. Na stranici Izvoz uz svaki se nalog vidi je li izvezen i koliko puta, a filtar Još nije izvezeno ostavlja samo naloge koji još čekaju, pa u računovodstvo ništa ne odlazi dvaput niti ostaje zaboravljeno. Kartica Povijest bilježi svaki izvoz: kada je proveden, koji je predložak korišten, naziv datoteke, broj naloga, je li pokrenut sa stranice naloga ili sa stranice Izvoz te tko ga je pokrenuo. Opcija Ponovno izvezi ponovno stvara datoteku od istih naloga prema trenutnom stanju predloška.

Iznosi su zaštićeni na isti način kao i drugdje u LiteTMS-u. Predložak koji čita iznose mogu pregledati i preuzeti samo korisnici s ovlaštenjem za uvid u financije naloga; svi ostali dobivaju jasnu obavijest s navedenim poljima, a nikada datoteku s praznim poljima. Zasebna ovlaštenja pokrivaju otvaranje modula, preuzimanje datoteka, uređivanje predložaka i njihovo brisanje.

Što modul Izvoz naloga ne radi

Ne šalje ništa samostalno. Datoteku preuzimate sami i uvozite je u drugi program na način na koji taj program podržava uvoz. Modul stvara formate CSV, Excel (XLSX) i XML, pa program na drugoj strani mora prihvaćati jedan od njih za uvoz. Provjerite to prije izrade predloška.

Kako ga uključiti

Izvoz naloga je plaćeni modul u LiteTMS trgovini modula, uz besplatno probno razdoblje od 7 dana. Ondje vidite njegovu mjesečnu cijenu prije nego što ga uključite. Do 31. prosinca 2026. vrijedi promotivna početna cijena, a pretplata započeta po toj cijeni ostaje trajno nepromijenjena. Ako pretplatu ne otkažete tijekom probnog razdoblja, prvi mjesec naplaćuje se po završetku tog razdoblja.

Ako u vašem uredu naloge još uvijek ručno prepisuju u drugi program, javite nam se s primjerom datoteke koju taj program uvozi. Pokazat ćemo vam kako izraditi odgovarajući predložak.

Česta pitanja

S kojim računovodstvenim programima radi Izvoz naloga?

Sa svakim programom koji može uvesti CSV, Excel (XLSX) ili XML datoteku. Stupce ili XML elemente, razdjelnike, kodiranje znakova i formate prilagođavate zahtjevima njegova uvoza ili započinjete od datoteke koju taj program već uvozi.

Mogu li izvesti više naloga u jednu datoteku?

Da. Odaberite naloge na stranici Izvoz, do 500 odjednom, i preuzmite jednu datoteku sa svima njima. Predložak može izraditi i zasebnu datoteku za svaki nalog, koji se preuzimaju zajedno u ZIP arhivi.

Šalje li LiteTMS datoteku automatski u moj računovodstveni program?

Ne. Datoteku preuzimate u LiteTMS-u i sami je uvozite u svoj računovodstveni program ili drugi sustav. LiteTMS bilježi svako preuzimanje, pa uvijek vidite koji su nalozi već izvezeni.

Kako izbjeći dvostruki izvoz istog naloga?

Upotrijebite filtar Još nije izvezeno na stranici Izvoz. Uz svaki se nalog prikazuje je li i koliko puta izvezen, a kartica Povijest navodi svaku datoteku s datumom i osobom koja ju je preuzela.

Je li Izvoz naloga isto što i izvoz podataka u postavkama?

Ne. Izvoz u postavkama obuhvaća evidenciju zaposlenika, vozila, prikolica i poslovnih partnera u obliku zaštićene arhive, što je opisano u našem članku o uvozu i izvozu podataka. Izvoz naloga stvara datoteke s vašim nalozima spremne za uvoz u drugi program.