会計ソフト向けに運送案件データをCSV、Excel、XMLへエクスポート

Order Exportは、運送案件のデータを他のプログラムがインポートできるファイル（CSV、Excel (XLSX)、XML）へ、そのプログラムが求めるレイアウト通りに出力・変換するLiteTMSのモジュールです。各案件の詳細画面から1件ずつエクスポートすることも、モジュールのExport画面から一括でエクスポートすることも可能で、LiteTMSはどの案件が、いつ、誰によってダウンロードされたかを記録します。これにより、誰かがデータを二度打ちすることなく、会計ソフトやERP、取引先のシステムへ運送案件のデータをスムーズに連携できます。

動画のナレーションはポーランド語です。

完了した案件の再入力がミスの温床になる

多くの運送会社では、運送案件の管理システムと請求システムが分かれています。トラックが配送を終えると、担当者は2つのウィンドウを並べて開き、案件番号、荷主、納税者番号、運行ルート、運賃などの案件情報を手作業で転記しています。項目ごとに、案件ごとに転記を繰り返し、月末には膨大な量の作業が山積みになります。

この作業は退屈なだけでなく、まさにミスの原因となります。運賃のゼロが1つ多かったり、納税者番号の数字が2桁入れ替わったりするだけで、請求書と案件内容が一致しなくなってしまいます。

大半の会計ソフトやERPは、手入力を必要としません。ファイルインポート機能を備えているためです。しかし問題は、プログラムごとに独自のレイアウトが要求される点です。列名やその並び順、値の区切り文字（セミコロンまたはカンマ）、日付の表記形式や小数点記号、ときには古い文字コードや、複数の請求データを含んだXML形式などが求められます。Order Exportは、LiteTMSにすでに登録されている案件データから、そうした要件に沿ったファイルを生成します。

連携先プログラムが求めるファイル形式をテンプレートで定義

テンプレートでは、どのようなデータをどのレイアウトでファイルに含めるかを定義します。プログラムごとにモジュールのTemplatesタブで一度設定するだけで完了します。作成にあたっては、空白のCSVファイル、空白のExcelシート、空白のXMLファイル、事前用意されたテンプレート、あるいは連携先プログラム自体のインポート用ファイル（詳細は後述）から開始できます。

CSVやExcelの場合は、列のリストを作成します。Add fieldsをクリックすると、案件の構造に合わせてグループ分けされた検索可能な選択画面が開きます。グループには、出力ファイル情報、自社情報、案件情報、荷主、支払人、ルートと日時、積載貨物、ドライバーおよび車両、金額と支払条件などが用意されています。各列には、案件のフィールド値や通貨コードなどの固定テキストのほか、「運送案件 {order number}」のようにテキストとフィールド値を組み合わせた設定も可能です。連携先プログラムが指定する順序に合わせて列をドラッグして並べ替えることができ、それぞれの列に個別の書式を設定できます。たとえば、日付のパターン、小数点以下の桁数、大文字変換、数字のみ（ハイフンなしの納税者番号）、ポーランド語特有の文字を除去したアルファベット表記、最大文字数、フィールドが空の場合に出力するデフォルト値などが指定可能です。

ファイルは通常1案件につき1行ですが、立ち寄り地点、積込先・荷卸先、品目、ドライバー、車両、トレーラー、運行区間ごとに1行を出力する形式を選択することもできます。XMLの場合は要素のツリー構造を作成します。エクスポートされる案件ごとに1つの要素が繰り返され、その配下の要素として立ち寄り地点、品目、ドライバーなどを繰り返し配置でき、プログラムの要求に応じて属性を設定することも可能です。

その他の設定はFile settingsで行います。ファイル名（エクスポート日時の挿入が可能）、区切り文字（セミコロン、カンマ、タブ）、文字コード（BOM付き/なしのUTF-8、ポーランドの旧式プログラム向けのWindows-1250、ISO-8859-2）、改行コード、小数点の区切り文字や桁区切り記号、日付の形式、タイムゾーン、ステータスなどの翻訳値をポーランド語と英語のどちらで出力するかなどを指定できます。表計算ソフト向けには数式保護機能も用意されており、「=」、「+」、「-」、「@」で始まるテキストの先頭に自動でアポストロフィを付加し、シート側で計算式として誤認・実行されるのを防ぎます。

出力結果を頭の中で想像する必要はありません。ビルダーの横に表示されるプレビュー機能により、サンプル案件や検索した実際の案件データをもとに、表形式または実際のファイルテキストとして確認でき、テンプレートの変更内容がリアルタイムに反映されます。

連携先プログラムのインポート用ファイルをもとに作成を開始

すぐに使えるテンプレートを作成する最も手軽な方法は、連携先プログラム自体のファイルを活用することです。Start from your program's fileで、会計ソフトがインポートするCSVやXMLファイル、またはそのフォーマット例をアップロードするか、ファイルの最初の数行を貼り付けます。LiteTMSがそのレイアウトを解析して各列を案件項目と自動でマッピングし、一致した項目数や、固定テキストまたは空欄のまま残された項目を表示するため、何を確認すべきかがひと目でわかります。最大200 KBのファイルに対応しています。レイアウト構造のみが利用され、ファイル自体が保存されることはありません。

また、LiteTMSが標準で用意している3つのテンプレート、受注一覧（Excel）、会計用請求データ（CSV）、**ルート・貨物・乗務員情報付き受注データ（XML）**も利用できます。そのまま使うことも、カスタマイズをクリックして複製し、自社向けに調整することも可能です。

案件詳細画面からの1件出力も、月単位の一括出力も可能

単一の案件を出力する場合は、該当の案件を開いてエクスポートタブに移動します。テンプレートを選択し、プレビューでファイルを確認したら、ファイルをダウンロードをクリックします。同タブの下部には、その案件の出力履歴がすべて表示されます。

月末の処理では、モジュールのエクスポート画面をご利用ください。フィルター付きで案件一覧が表示されるので、必要な案件にチェックを入れます。選択状態はページやフィルターを切り替えても保持されます。一致する案件をすべて選択を使えば、フィルター条件に合致するすべての案件を一度に選択できます。1回のエクスポートで最大500件まで処理可能です。プレビューでは履歴を残さずに先頭の案件を確認でき、ファイルをダウンロードをクリックすると、選択した全案件を1つにまとめたファイル、またはテンプレート設定に応じた案件ごとの個別ファイルがZIP形式でダウンロードされます。

LiteTMSは出力済みの案件を記録

ダウンロードは毎回すべて記録されます。エクスポート画面では各案件が出力済みかどうかや出力回数が表示され、未出力のみフィルターを使えば未処理の案件のみを絞り込めるため、会計システムへの二重送信や計上漏れを防げます。履歴タブには、出力日時、使用テンプレート、ファイル名、件数、案件画面とエクスポート画面のどちらから実行されたか、実行者の情報が一覧表示されます。再エクスポートをクリックすると、現在のテンプレート設定を使用して同じ案件群からファイルを再生成できます。

金額データはLiteTMS内の他の項目と同様に保護されます。金額項目を含むテンプレートは、案件の財務情報の閲覧権限を持つ担当者のみがプレビューおよびダウンロードできます。権限のないユーザーには対象フィールドを明記したメッセージが表示され、値が空白の不完全なファイルが出力されることはありません。モジュールの表示、ファイルのダウンロード、テンプレートの編集および削除には、それぞれ個別のアクセス権限が設定されています。

オーダーエクスポートが対応していないこと

本機能は自動でデータを外部送信するものではありません。ダウンロードしたファイルを、連携先ソフトウェアの取込機能を使って手動でインポートします。出力形式はCSV、Excel（XLSX）、XMLに対応しているため、連携先ソフトがこれらのいずれかのインポートに対応している必要があります。テンプレートを作成する前に、連携先ソフトの取込仕様をご確認ください。

有効化の手順

オーダーエクスポートはLiteTMSのモジュールマーケットプレイスで提供されている有料モジュールで、7日間の無料トライアルをご利用いただけます。月額料金は有効化する前に画面上で確認できます。2026年12月31日まではローンチ記念価格が設定されており、その期間中に開始されたサブスクリプションには同価格が継続して適用されます。トライアル期間中に解約されない場合、トライアル終了時に初月分の料金が請求されます。

社内で別のソフトウェアへの案件データの手入力がまだ残っている場合は、連携先ソフトの取込用ファイルサンプルをご用意の上、お問い合わせください。該当フォーマットに応じたテンプレートの作成方法をご案内いたします。