Vie kuljetustilaukset CSV-, Excel- tai XML-muodossa taloushallintoon

Order Export on LiteTMS-moduuli, joka muuntaa kuljetustilaukset toisen ohjelmiston tuomaan tiedostomuotoon: CSV-, Excel- (XLSX) tai XML-tiedostoksi, juuri kyseisen ohjelmiston vaatimassa muodossa. Voit viedä yksittäisen tilauksen sen omalta sivulta tai kokonaisen erän moduulin Export-sivulta, ja LiteTMS kirjaa ylös, mitkä tilaukset vietiin, milloin ja kuka tiedoston latasi. Näin tilauksesi siirtyvät taloushallinto-ohjelmistoon, toiminnanohjausjärjestelmään (ERP) tai asiakkaan järjestelmään ilman, että kenenkään tarvitsee syöttää tietoja uudelleen käsin.

Video on puolankielinen.

Valmiin tilauksen uudelleenkirjoittaminen altistaa virheille

Monissa kuljetusliikkeissä tilaus sijaitsee yhdessä järjestelmässä ja laskutus toisessa. Kun kuorma on toimitettu, joku avaa molemmat ikkunat vierekkäin ja kopioi tilauksen tiedot: tilausnumeron, asiakkaan, Y-tunnuksen, reitin ja rahtihinnan. Kenttä kentältä, tilaus tilaukselta, ja kuukauden lopussa niitä riittää pinoksi asti.

Työ on puuduttavaa ja juuri siinä syntyvät virheet. Yksi ylimääräinen nolla rahtihinnassa tai kaksi vaihtunutta numeroa Y-tunnuksessa, eikä lasku enää vastaa tilausta.

Useimmat taloushallinto- ja toiminnanohjausjärjestelmät eivät edellytä tietojen käsin naputtelua. Ne osaavat tuoda tiedostoja suoraan sisään. Ongelma on se, että jokainen ohjelmisto vaatii omanlaisen rakenteensa: omat sarakeotsikkonsa ja niiden järjestyksen, puolipisteen tai pilkun erottimeksi, oman päivämäärämuotonsa ja desimaalierottimensa, toisinaan vanhemman merkistökoodauksen tai vaikkapa XML-tiedoston, johon sisältyy useita laskuja. Order Export muodostaa tällaisen tiedoston suoraan LiteTMS-järjestelmässä jo olevista tilauksista.

Mallipohja määrittää tiedoston rakenteen vastaanottavalle ohjelmalle

Mallipohja määrittelee, mitä tietoja tiedostoon tulee ja missä muodossa. Määrität sen kerran kullekin ohjelmistolle moduulin Templates-välilehdellä, ja voit aloittaa tyhjästä CSV-tiedostosta, tyhjästä Excel-taulukosta, tyhjästä XML-dokumentista, valmiista mallipohjasta tai suoraan vastaanottavan ohjelmiston omasta tuontitiedostosta (tästä lisää jäljempänä).

CSV- ja Excel-tiedostoja varten luot sarakeluettelon. Add fields avaa haettavan valitsimen, joka on ryhmitelty tilauksen rakenteen mukaan: tämä tiedosto, oma yrityksesi, tilaus, asiakas, maksaja, reitti ja päivämäärät, rahti, kuljettajat ja kalusto, summat sekä maksu. Jokainen sarake voi sisältää kentän arvon, kiinteää tekstiä (kuten valuuttakoodin) tai tekstin ja kenttien yhdistelmän, esimerkiksi "Kuljetustilaus {tilausnumero}". Voit vetää sarakkeet ohjelmiston vaatimaan järjestykseen, ja jokaiselle voi määrittää oman muotoilun: päivämäärämuodon, desimaalien määrän, isot kirjaimet, pelkät numerot (Y-tunnus ilman väliviivoja), kirjaimet ilman puolalaisia erikoismerkkejä, enimmäispituuden tai oletusarvon tyhjän kentän tilalle.

Yleensä tiedostossa on yksi rivi tilausta kohti, mutta rivijaoksi voi valita myös pysähdyksen, lastaus- tai purkupaikan, rahtierän, kuljettajan, ajoneuvon, perävaunun tai reittiosuuden. XML-muodossa rakennat elementtipuun: yksi elementti toistuu jokaiselle vietävälle tilaukselle, ja sen sisäiset elementit voivat toistua pysähdysten, rahtierien tai kuljettajien mukaan, tarvittavine attribuutteineen.

File settings sisältää loput asetukset: tiedostonimen (joka voi sisältää vientipäivämäärän), sarake-erottimen (puolipiste, pilkku tai sarkain), merkistökoodauksen (UTF-8 BOM-merkinnällä tai ilman, Windows-1250 vanhemmille puolalaisille ohjelmille tai ISO-8859-2), rivinvaihdot, desimaali- ja tuhaterottimet, päivämäärämuodot, aikavyöhykkeen sekä sen, kirjoitetaanko käännetyt arvot (kuten tilat) puolaksi vai englanniksi. Taulukkolaskentaa varten mukana on myös suojaus kaavoilta: merkeillä =, +, - tai @ alkavan tekstin eteen lisätään heittomerkki, jotta taulukko-ohjelma ei suorita sitä kaavana.

Lopputulosta ei tarvitse arvailla. Määritysnäkymän vieressä oleva esikatselu näyttää tiedoston mallitilaukselle tai mille tahansa hakemallesi oikealle tilaukselle taulukkona tai tiedoston todellisena raakatekstinä, ja se päivittyy aina kun muokkaat mallipohjaa.

Aloita vastaanottavan ohjelmiston valmiista tuontitiedostosta

Nopein tapa toimivan mallipohjan luomiseen on usein ohjelmiston oma mallitiedosto. Kohdassa Start from your program's file lataat taloushallinto-ohjelmistosi tuoman CSV- tai XML-tiedoston tai sen tuontiformaatin esimerkkitiedoston, tai liität sen ensimmäiset rivit suoraan kenttään. LiteTMS lukee tiedoston rakenteen ja yhdistää sen sarakkeet tilauksen kenttiin. Järjestelmä ilmoittaa, kuinka monta arvoa yhdistettiin ja mitkä jätettiin kiinteäksi tekstiksi tai tyhjiksi, jolloin tiedät tarkalleen, mitä sinun tulee tarkistaa. Järjestelmä hyväksyy enintään 200 kt:n tiedostoja. Vain tiedostorakennetta hyödynnetään; itse tiedostoa ei tallenneta.

Saatavilla on myös kolme LiteTMS:n ylläpitämää valmispohjaa: Tilausluettelo (Excel), Laskutustiedot kirjanpitoon (CSV) ja Tilaukset reitillä, rahdilla ja kuljettajilla (XML). Käytä niitä sellaisenaan tai luo oma muokattava kopio painamalla Mukauta.

Yksittäinen tilaus tilaussivulta tai koko kuukausi kerralla

Jos haluat viedä yksittäisen tilauksen, avaa tilaus ja siirry Vienti-välilehdelle. Valitse pohja, tarkista tiedosto esikatselussa ja paina Lataa tiedosto. Välilehdellä näkyvät kaikki kyseisen tilauksen aiemmat viennit.

Kuukauden lopussa siirry sen sijaan moduulin Vienti-sivulle. Sivulla näkyvät tilauksesi suodattimien kera, ja voit rastittaa tarvitsemasi tilaukset. Valinnat säilyvät, vaikka vaihtaisit sivua tai suodatusta. Valitse kaikki vastaavat lisää mukaan jokaisen suodatusta vastaavan tilauksen. Yhteen vientiin voi sisällyttää enintään 500 tilausta. Esikatselu näyttää ensimmäiset tilaukset tallentamatta mitään, ja Lataa tiedosto luo joko yhden tiedoston kaikista valituista tilauksista tai pohjan asetuksista riippuen erillisen tiedoston jokaisesta tilauksesta ladattuna ZIP-pakettina.

LiteTMS muistaa, mitkä tilaukset on jo viety

Jokainen lataus kirjataan muistiin. Vienti-sivulla jokaisen tilauksen kohdalla näkyy, onko se jo viety ja kuinka monta kertaa. Ei vielä viety -suodatin jättää näkyviin vain vielä odottavat tilaukset, joten mikään ei päädy kirjanpitoon kahteen kertaan eikä mikään unohdu. Historia-välilehdellä luetellaan jokainen vienti: ajankohta, käytetty pohja, tiedostonimi, tilausten määrä, käynnistettiinkö vienti tilaussivulta vai Vienti-sivulta sekä viennin tekijä. Vie uudelleen luo tiedoston samoista tilauksista uudelleen käyttäen pohjan nykyisiä asetuksia.

Rahasummat on suojattu samalla tavalla kuin muuallakin LiteTMS:ssä. Pohjia, jotka lukevat rahasummia, voivat esikatsella ja ladata vain käyttäjät, joilla on oikeus tarkastella tilausten taloustietoja. Muut saavat selkeän ilmoituksen kyseisistä kentistä, ei koskaan tyhjiä kenttiä sisältävää tiedostoa. Erilliset käyttöoikeudet kattavat moduulin avaamisen, tiedostojen lataamisen sekä pohjien muokkaamisen ja poistamisen.

Mitä Order Export ei tee

Moduuli ei lähetä mitään itsestään. Lataat tiedoston koneellesi ja tuot sen toiseen ohjelmaan kyseisen ohjelman oman tuontitoiminnon mukaisesti. Se muodostaa CSV-, Excel- (XLSX) ja XML-tiedostoja, joten vastaanottavan ohjelman on tuettava jotakin näistä tuontimuodoista. Tarkista tämä ennen pohjan rakentamista.

Miten toiminto otetaan käyttöön

Order Export on maksullinen moduuli LiteTMS:n moduulikaupassa, ja siihen kuuluu 7 päivän ilmainen kokeilujakso. Näet kuukausihinnan kaupassa ennen moduulin käyttöönottoa. Sen lanseeraushinta on voimassa 31. joulukuuta 2026 saakka, ja tällä hinnalla aloitettu tilaus säilyttää kyseisen hinnan. Jos tilausta ei peruta kokeilujakson aikana, ensimmäinen kuukausi veloitetaan kokeilujakson päättyessä.

Jos toimistossanne näpytellään tilauksia yhä käsin toiseen ohjelmaan, ota meihin yhteyttä ja toimita meille esimerkki tiedostosta, jonka kyseinen ohjelma pystyy tuomaan. Näytämme, miten sopiva pohja rakennetaan.

Usein kysytyt kysymykset

Minkä kirjanpito-ohjelmien kanssa Order Export toimii?

Minkä tahansa ohjelman kanssa, joka pystyy tuomaan CSV-, Excel- (XLSX) tai XML-tiedostoja. Määrität sarakkeet tai XML-elementit, erottimet, merkistökoodauksen ja muotoilut vastaamaan kyseisen ohjelman tuontivaatimuksia, tai otat lähtökohdaksi tiedoston, jota ohjelma jo valmiiksi käyttää tuontiin.

Voinko viedä useita tilauksia yhteen tiedostoon?

Kyllä. Valitse tilaukset Vienti-sivulta, enintään 500 kerralla, ja lataa yksi tiedosto, joka sisältää ne kaikki. Pohjan asetuksilla voidaan luoda myös erillinen tiedosto jokaisesta tilauksesta, jolloin ne latautuvat yhteisenä ZIP-pakettina.

Lähettääkö LiteTMS tiedoston kirjanpito-ohjelmaan automaattisesti?

Ei. Lataat tiedoston LiteTMS:stä ja tuot sen kirjanpito-ohjelmaasi tai muuhun järjestelmääsi. LiteTMS kirjaa jokaisen latauksen muistiin, joten näet helposti, mitkä tilaukset on jo viety.

Miten vältän saman tilauksen viemisen kahteen kertaan?

Käytä Vienti-sivun Ei vielä viety -suodatinta. Jokaisen tilauksen kohdalla näkyy, onko se viety ja kuinka monta kertaa, ja Historia-välilehti luetteloi jokaisen tiedoston päivämäärineen ja lataajineen.

Onko Order Export sama asia kuin asetusten datavienti?

Ei. Asetuksissa oleva vienti kattaa työntekijä-, ajoneuvo-, perävaunu- ja yhteistyökumppanitiedot suojattuna arkistona, josta kerromme artikkelissamme tietojen tuonnista ja viennistä. Order Export luo tilauksistasi tiedostoja toiseen ohjelmaan tuotavaksi.