Order Export एक LiteTMS मॉड्यूल है जो ट्रांसपोर्ट ऑर्डर्स को ऐसी फ़ाइल में बदल देता है जिसे कोई दूसरा प्रोग्राम इम्पोर्ट कर सके: CSV, Excel (XLSX) या XML, बिल्कुल उसी लेआउट में जैसा उस प्रोग्राम को चाहिए। आप किसी ऑर्डर को सीधे उसके पेज से एक्सपोर्ट कर सकते हैं या फिर मॉड्यूल के Export पेज से एक साथ कई ऑर्डर्स एक्सपोर्ट कर सकते हैं, और LiteTMS यह रिकॉर्ड रखता है कि कौन से ऑर्डर कब गए और फ़ाइल किसने डाउनलोड की। इस तरह आपके ऑर्डर्स बिना दोबारा टाइप किए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर, ERP या ग्राहक के सिस्टम तक पहुँच जाते हैं।
यह वीडियो पोलिश भाषा में है।
पूरा हो चुका ऑर्डर दोबारा टाइप करने में ही गलतियाँ होती हैं
कई ट्रांसपोर्ट कंपनियों में ऑर्डर एक सिस्टम में होता है और इनवॉइस दूसरे में। जब गाड़ी डिलीवरी पूरी कर लेती है, तो कोई व्यक्ति दोनों विंडो खोलकर बैठता है और ऑर्डर का ब्यौरा कॉपी करता है: ऑर्डर नंबर, ग्राहक, टैक्स आईडी, रूट, भाड़ा दर। एक-एक फ़ील्ड, एक-एक ऑर्डर, और महीने के अंत में ऐसे ऑर्डर्स का ढेर लग जाता है।
यह काम उबाऊ है, और गलतियाँ यहीं पर होती हैं। भाड़ा दर में एक अतिरिक्त शून्य लग जाए या टैक्स आईडी में दो अंक आगे-पीछे हो जाएँ, तो इनवॉइस ऑर्डर से मेल नहीं खाता।
ज़्यादातर अकाउंटिंग और ERP प्रोग्रामों में किसी को मैन्युअल टाइपिंग करने की ज़रूरत नहीं होती। वे फ़ाइल इम्पोर्ट कर सकते हैं। पेंच यह है कि हर प्रोग्राम को अपना लेआउट चाहिए: कॉलम के नाम और उनका क्रम, मानों के बीच सेमिकोलन या कॉमा, अपनी तारीख का फ़ॉर्मेट और दशमलव सेपरेटर, कभी कोई पुराना कैरेक्टर एन्कोडिंग, तो कभी कई इनवॉइस वाला एक XML दस्तावेज़। Order Export वह फ़ाइल उन्हीं ऑर्डर्स से तैयार कर देता है जो आपके पास LiteTMS में पहले से मौजूद हैं।
टेम्प्लेट तय करता है कि आपके प्रोग्राम को कैसी फ़ाइल चाहिए
टेम्प्लेट यह निर्धारित करता है कि फ़ाइल में क्या जानकारी जाएगी और किस लेआउट में होगी। आप मॉड्यूल के Templates टैब पर प्रत्येक प्रोग्राम के लिए इसे एक बार सेट करते हैं। आप एक खाली CSV फ़ाइल, खाली Excel शीट, खाली XML दस्तावेज़, किसी रेडी-मेड टेम्प्लेट या खुद उस प्रोग्राम की इम्पोर्ट फ़ाइल से शुरुआत कर सकते हैं (इसके बारे में नीचे विस्तार से बताया गया है)।
CSV और Excel के लिए आप कॉलम की सूची तैयार करते हैं। Add fields पर क्लिक करने से एक सर्च करने योग्य पिकर खुलता है, जो ऑर्डर की बनावट के अनुसार व्यवस्थित होता है: यह फ़ाइल, आपकी कंपनी, ऑर्डर, ग्राहक, भुगतानकर्ता, रूट और तारीखें, माल (कार्गो), ड्राइवर और गाड़ियाँ, राशियाँ और भुगतान। प्रत्येक कॉलम में कोई फ़ील्ड, मुद्रा कोड जैसा कोई निश्चित टेक्स्ट, या फ़ील्ड के साथ मिला-जुला टेक्स्ट हो सकता है, उदाहरण के लिए "Transport order {order number}"। आप कॉलमों को ड्रैग करके उस क्रम में जमा सकते हैं जैसा प्रोग्राम चाहता है, और हर कॉलम का अपना फ़ॉर्मेट हो सकता है: तारीख का पैटर्न, दशमलव स्थानों की संख्या, कैपिटल अक्षर, केवल अंक (बिना डैश के टैक्स आईडी), बिना पोलिश कैरेक्टर वाले अक्षर, अधिकतम लंबाई, या फ़ील्ड खाली होने पर लिखी जाने वाली कोई वैल्यू।
फ़ाइल में आमतौर पर प्रति ऑर्डर एक पंक्ति होती है, लेकिन आप इसके बजाय प्रत्येक स्टॉप, लोडिंग या अनलोडिंग पॉइंट, कार्गो आइटम, ड्राइवर, वाहन, ट्रेलर या रूट लेग के लिए एक पंक्ति चुन सकते हैं। XML के लिए आप एलिमेंट्स का एक ट्री बनाते हैं: एक एलिमेंट प्रत्येक एक्सपोर्ट किए गए ऑर्डर के लिए दोहराया जाता है, और उसके अंदर के एलिमेंट्स उसके स्टॉप, कार्गो आइटम या ड्राइवरों के लिए दोहराए जा सकते हैं, साथ ही जहाँ प्रोग्राम को ज़रूरत हो वहाँ एट्रिब्यूट्स भी जोड़े जा सकते हैं।
File settings में बाकी सेटिंग्स होती हैं: फ़ाइल का नाम (इसमें एक्सपोर्ट की तारीख शामिल हो सकती है), कॉलम सेपरेटर (सेमिकोलन, कॉमा या टैब), एन्कोडिंग (BOM के साथ या बिना UTF-8, पुराने पोलिश प्रोग्रामों के लिए Windows-1250, या ISO-8859-2), लाइन एंडिंग्स, दशमलव और हज़ारों के सेपरेटर, तारीख के फ़ॉर्मेट, टाइम ज़ोन, और यह कि स्टेटस जैसे अनुवादित मान पोलिश में लिखे जाएँ या अंग्रेज़ी में। स्प्रेडशीट के लिए फ़ॉर्मूलों से सुरक्षा भी मिलती है: =, +, - या @ से शुरू होने वाले टेक्स्ट के आगे अपॉस्ट्रॉफ़ी लग जाता है ताकि स्प्रेडशीट उसे फ़ॉर्मूले की तरह न चलाए।
आपको नतीजे की कल्पना करने की ज़रूरत नहीं है। बिल्डर के बगल में मौजूद प्रिव्यू किसी सैंपल ऑर्डर या आपके द्वारा सर्च किए गए किसी वास्तविक ऑर्डर के लिए फ़ाइल को टेबल के रूप में या फ़ाइल के वास्तविक टेक्स्ट के रूप में दिखाता है, और टेम्प्लेट में बदलाव करते ही यह तुरंत अपडेट हो जाता है।
उस फ़ाइल से शुरुआत करें जिसे आपका प्रोग्राम पहले से इम्पोर्ट करता है
काम करने लायक टेम्प्लेट तैयार करने का सबसे तेज़ तरीका अक्सर प्रोग्राम की अपनी फ़ाइल ही होती है। Start from your program's file पर जाकर आप वह CSV या XML फ़ाइल अपलोड करते हैं जिसे आपका अकाउंटिंग प्रोग्राम इम्पोर्ट करता है, या उसके इम्पोर्ट फ़ॉर्मेट का कोई उदाहरण अपलोड करते हैं, या उसकी शुरुआती पंक्तियाँ पेस्ट करते हैं। LiteTMS इसके लेआउट को पढ़ता है और उसके कॉलमों का मिलान ऑर्डर फ़ील्ड्स से करता है, फिर यह आपको बताता है कि इसने कितने मानों का मिलान किया और किन्हें निश्चित टेक्स्ट या खाली छोड़ दिया, ताकि आपको ठीक-ठीक पता रहे कि क्या जांचना है। 200 KB तक की फ़ाइलें स्वीकार की जाती हैं। केवल लेआउट का उपयोग किया जाता है; फ़ाइल को खुद स्टोर नहीं किया जाता।
LiteTMS द्वारा प्रबंधित तीन तैयार टेम्पलेट भी उपलब्ध हैं: Orders list (Excel), Invoice data for accounting (CSV) और Orders with route, cargo and crew (XML)। इनमें से किसी का सीधे उपयोग करें, या उसमें अपनी आवश्यकतानुसार बदलाव करने के लिए Customize पर क्लिक करके अपनी प्रति तैयार करें।
ऑर्डर पेज से एक अकेला ऑर्डर, या पूरे महीने के ऑर्डर एक साथ
किसी एक ऑर्डर के लिए, उसे खोलें और Export टैब पर जाएं। कोई टेम्पलेट चुनें, प्रीव्यू में फ़ाइल की जांच करें, और Download file दबाएं। यह टैब नीचे उस ऑर्डर के प्रत्येक निर्यात को सूचीबद्ध करता है।
महीने के अंत में, इसके बजाय मॉड्यूल के Export पेज पर जाएं। यह फ़िल्टर के साथ आपके ऑर्डरों की सूची दिखाता है, और आप अपनी पसंद के ऑर्डरों को चुन सकते हैं; पेज या फ़िल्टर बदलने पर भी आपका चयन बना रहता है। Select all matching फ़िल्टर से मेल खाने वाले सभी ऑर्डरों को जोड़ देता है। एक बार में अधिकतम 500 ऑर्डरों का निर्यात किया जा सकता है। Preview कोई डेटा रिकॉर्ड किए बिना शुरुआती ऑर्डरों को दिखाता है, और Download file आपको या तो सभी चयनित ऑर्डरों वाली एक ही फ़ाइल देता है या, यदि टेम्पलेट में ऐसा निर्धारित है, तो प्रत्येक ऑर्डर के लिए एक अलग फ़ाइल देता है, जो ZIP फ़ाइल के रूप में एक साथ डाउनलोड होती हैं।
LiteTMS याद रखता है कि क्या पहले ही निर्यात किया जा चुका है
प्रत्येक डाउनलोड का रिकॉर्ड रखा जाता है। Export पेज पर प्रत्येक ऑर्डर यह दिखाता है कि उसका निर्यात किया गया है या नहीं और कितनी बार किया गया है, तथा Not exported yet फ़िल्टर केवल उन्हीं ऑर्डरों को दिखाता है जो अभी बाकी हैं, ताकि कोई भी जानकारी अकाउंटिंग में दो बार न जाए और कुछ भी छूटे नहीं। History टैब हर निर्यात की सूची देता है: कब किया गया, कौन सा टेम्पलेट था, फ़ाइल का नाम, कितने ऑर्डर थे, इसे किसी ऑर्डर पेज से शुरू किया गया था या Export पेज से, और यह किसने किया था। Export again टेम्पलेट के वर्तमान स्वरूप का उपयोग करके उन्हीं ऑर्डरों से दोबारा फ़ाइल तैयार कर देता है।
LiteTMS के अन्य हिस्सों की तरह ही यहां भी वित्तीय राशियों को सुरक्षित रखा जाता है। राशि पढ़ने वाले टेम्पलेट का प्रीव्यू और डाउनलोड केवल वही लोग कर सकते हैं जिन्हें ऑर्डर के वित्त देखने की अनुमति है; अन्य सभी को फ़ील्ड के नामों के साथ एक स्पष्ट संदेश मिलता है, खाली फ़ील्ड वाली फ़ाइल कभी नहीं मिलती। मॉड्यूल खोलने, फ़ाइलें डाउनलोड करने, टेम्पलेट्स को एडिट करने और उन्हें हटाने के लिए अलग-अलग अनुमतियां निर्धारित हैं।
Order Export क्या नहीं करता है
यह अपने आप कोई भी डेटा नहीं भेजता है। आप फ़ाइल डाउनलोड करते हैं और उसे दूसरे प्रोग्राम में उसी तरह इम्पोर्ट करते हैं जिस तरह वह प्रोग्राम फ़ाइलें स्वीकार करता है। यह CSV, Excel (XLSX) और XML फ़ाइलें तैयार करता है, इसलिए दूसरे सिस्टम में इम्पोर्ट के लिए इनमें से किसी एक प्रारूप का समर्थन होना आवश्यक है। टेम्पलेट तैयार करने से पहले इसकी जांच अवश्य कर लें।
इसे कैसे चालू करें
Order Export, LiteTMS के मॉड्यूल मार्केटप्लेस में 7 दिनों के नि:शुल्क ट्रायल के साथ उपलब्ध एक सशुल्क मॉड्यूल है। इसे चालू करने से पहले आप वहां इसका मासिक शुल्क देख सकते हैं। 31 December 2026 तक इस पर लॉन्च मूल्य लागू है, और उस कीमत पर शुरू किया गया सब्सक्रिप्शन आगे भी उसी दर पर बना रहेगा। यदि आप ट्रायल अवधि के दौरान इसे रद्द नहीं करते हैं, तो ट्रायल समाप्त होने पर पहले महीने का शुल्क लिया जाएगा।
यदि आपका कार्यालय अभी भी ऑर्डरों को किसी अन्य प्रोग्राम में दोबारा टाइप करता है, तो हमसे संपर्क करें और उस फ़ाइल का एक नमूना साझा करें जिसे वह प्रोग्राम इम्पोर्ट करता है। हम आपको दिखाएंगे कि उसके लिए उपयुक्त टेम्पलेट कैसे तैयार किया जाता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
Order Export किन अकाउंटिंग प्रोग्रामों के साथ काम करता है?
ऐसा कोई भी प्रोग्राम जो CSV, Excel (XLSX) या XML फ़ाइल इम्पोर्ट कर सकता है। आप उसके इम्पोर्ट सिस्टम के अनुसार कॉलम या XML एलिमेंट्स, सेपरेटर, एन्कोडिंग और फ़ॉर्मेट सेट कर सकते हैं, या उस प्रोग्राम द्वारा पहले से इम्पोर्ट की जा रही फ़ाइल के आधार पर शुरुआत कर सकते हैं।
क्या मैं एक ही फ़ाइल में कई ऑर्डरों का निर्यात कर सकता हूँ?
हाँ। Export पेज पर ऑर्डरों को चुनें, एक बार में अधिकतम 500 तक, और उन सभी के साथ एक ही फ़ाइल डाउनलोड करें। टेम्पलेट प्रत्येक ऑर्डर के लिए एक अलग फ़ाइल भी बना सकता है, जिसे ZIP फ़ाइल के रूप में एक साथ डाउनलोड किया जा सकता है।
क्या LiteTMS मेरे अकाउंटिंग प्रोग्राम में फ़ाइल अपने आप भेज देता है?
नहीं। आप LiteTMS से फ़ाइल डाउनलोड करते हैं और इसे अपने अकाउंटिंग प्रोग्राम या अन्य सिस्टम में इम्पोर्ट करते हैं। LiteTMS प्रत्येक डाउनलोड को रिकॉर्ड करता है, जिससे आप यह देख सकते हैं कि कौन से ऑर्डर पहले ही निर्यात किए जा चुके हैं।
मैं एक ही ऑर्डर को दो बार निर्यात करने से कैसे बचूँ?
Export पेज पर Not exported yet फ़िल्टर का उपयोग करें। प्रत्येक ऑर्डर यह दिखाता है कि उसका निर्यात किया गया है या नहीं और कितनी बार किया गया है, तथा History टैब प्रत्येक फ़ाइल को उसकी तारीख और उसे डाउनलोड करने वाले व्यक्ति के नाम के साथ सूचीबद्ध करता है।
क्या Order Export सेटिंग्स में दिए गए डेटा एक्सपोर्ट जैसा ही है?
नहीं। सेटिंग्स में मौजूद एक्सपोर्ट कर्मचारियों, वाहनों, ट्रेलरों और ठेकेदारों के रिकॉर्ड को एक सुरक्षित संग्रह के रूप में सुरक्षित रखता है, जिसका विवरण रिकॉर्ड इम्पोर्ट और एक्सपोर्ट करने पर हमारे लेख में दिया गया है। Order Export किसी अन्य प्रोग्राम में इम्पोर्ट करने के लिए आपके ऑर्डरों की फ़ाइलें तैयार करता है।
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