Eksportoni porositë e transportit në CSV, Excel ose XML për kontabilitetin tuaj

Order Export është një modul i LiteTMS që i kthen porositë e transportit në një skedar që mund të importohet nga një program tjetër: CSV, Excel (XLSX) ose XML, të strukturuar ashtu siç e kërkon ai program. Mund të eksportoni një porosi të vetme nga faqja e saj ose një grup të tërë porosish nga faqja Export e modulit, dhe LiteTMS regjistron se cilat porosi u eksportuan, kur dhe kush e shkarkoi skedarin. Në këtë mënyrë, porositë tuaja kalojnë në softuerin e kontabilitetit, në një ERP ose në sistemin e një klienti, pa pasur nevojë që dikush t'i rishtypë manualisht.

Videoja është me zë në polonisht.

Rishtypja e një porosie të përfunduar është burimi kryesor i gabimeve

Në shumë kompani transporti, porosia qëndron në një sistem dhe fatura në një tjetër. Pasi kamioni ka kryer dorëzimin, dikush ulet me të dyja dritaret hapur dhe kopjon të dhënat e porosisë: numrin e porosisë, klientin, numrin tatimor, itinerarin, tarifën. Fushë për fushë, porosi për porosi, dhe në fund të muajit grumbullohet një mal me to.

Kjo punë është monotone dhe pikërisht aty ndodhin gabimet. Një zero shtesë te tarifa ose dy shifra të ndërruara te numri tatimor, dhe fatura nuk përputhet më me porosinë.

Shumica e programeve të kontabilitetit dhe sistemeve ERP nuk kërkojnë që dikush të shkruajë me dorë. Ato mund të importojnë një skedar. Vështirësia qëndron se çdo program kërkon strukturën e vet: emrat e kolonave dhe renditjen e tyre, pikëpresje ose presje midis vlerave, formatin e vet të datës dhe ndarësin dhjetor, ndonjëherë një kodim më të vjetër të karaktereve, apo një dokument XML me shumë fatura brenda. Moduli Order Export e krijon pikërisht këtë skedar nga porositë që tashmë i keni në LiteTMS.

Një shabllon përcakton skedarin që pret programi juaj

Shablloni përcakton se çfarë përfshihet në skedar dhe me çfarë strukture. E konfiguroni vetëm një herë për çdo program në skedën Templates të modulit dhe mund të filloni nga një skedar bosh CSV, një fletë pune bosh në Excel, një dokument bosh XML, një shabllon i gatshëm ose vetë skedari i importit i programit tuaj (më shumë për këtë më poshtë).

Për CSV dhe Excel ndërtoni një listë kolonash. Opsioni Add fields hap një dritare përzgjedhjeje me kërkim, të grupuar ashtu siç është e ndërtuar një porosi: ky skedar, kompania juaj, porosia, klienti, paguesi, itinerari dhe datat, ngarkesa, shoferët dhe mjetet, shumat dhe pagesa. Çdo kolonë mund të përmbajë një fushë, tekst fiks si kodi i monedhës, ose tekst të kombinuar me fusha, për shembull "Porosi transporti {order number}". Kolonat mund t'i zhvendosni me zvarritje sipas renditjes që kërkon programi, dhe secila prej tyre mund të ketë formatimin e vet: formatin e datës, numrin e shifrave dhjetore, shkronja të mëdha, vetëm shifra (një numër tatimor pa vija ndarëse), shkronja pa karaktere polake, gjatësi maksimale ose një vlerë që do të vendoset kur fusha është bosh.

Zakonisht një skedar ka një rresht për çdo porosi, por mund të zgjidhni edhe një rresht për çdo ndalesë, pikë ngarkimi ose shkarkimi, njësi ngarkese, shofer, mjet, rimorkio ose etapë itinerari. Për XML ndërtoni një strukturë pemë me elemente: një element përsëritet për çdo porosi të eksportuar, ndërsa elementet brenda tij mund të përsëriten për ndalesat, njësitë e ngarkesës ose shoferët, me atributet përkatëse aty ku i kërkon programi.

Opsioni File settings përmban pjesën tjetër: emrin e skedarit (mund të përfshijë datën e eksportimit), ndarësin e kolonave (pikëpresje, presje ose tab), kodimin (UTF-8 me ose pa BOM, Windows-1250 për programe më të vjetra polake, ose ISO-8859-2), fundet e rreshtave, ndarësit dhjetorë dhe të mijësheve, formatet e datës, zonën kohore dhe nëse vlerat e përkthyera si statuset do të shkruhen në polonisht apo anglisht. Për tabelat llogaritëse ekziston edhe mbrojtja nga formulat: teksti që fillon me =, +, - ose @ merr një apostrof përpara, në mënyrë që programi tabelar të mos e ekzekutojë si formulë.

Nuk keni nevojë ta merrni me mend rezultatin. Pamja paraprake pranë krijuesit të shabllonit shfaq skedarin për një porosi prove ose për çdo porosi reale që kërkoni, si tabelë ose si tekst real i skedarit, dhe përditësohet automatikisht teksa bëni ndryshime në shabllon.

Filloni nga skedari që programi juaj tashmë e importon

Mënyra më e shpejtë për të krijuar një shabllon funksional është shpesh vetë skedari i programit. Te Start from your program's file ngarkoni një skedar CSV ose XML që softueri juaj i kontabilitetit e importon, një shembull të formatit të tij të importit, ose ngjitni rreshtat e parë të tij. LiteTMS lexon strukturën e tij dhe i përputh kolonat me fushat e porosisë, pastaj ju tregon se sa vlera ka përputhur dhe cilat kanë mbetur si tekst fiks ose bosh, në mënyrë që të dini saktësisht çfarë duhet të kontrolloni. Pranohen skedarë deri në 200 KB. Përdoret vetëm struktura; vetë skedari nuk ruhet në sistem.

Ekzistojnë gjithashtu tre shabllone të gatshme të mirëmbajtura nga LiteTMS: Orders list (Excel), Invoice data for accounting (CSV) dhe Orders with route, cargo and crew (XML). Përdorni njërin prej tyre siç është, ose shtypni Customize për të marrë një kopje tuajën që mund ta përshtatni.

Një porosi nga faqja e saj, ose një muaj i tërë përnjëherë

Për një porosi të vetme, hapeni atë dhe shkoni te skeda Export. Zgjidhni një shabllon, kontrolloni skedarin në pamjen paraprake dhe shtypni Download file. Skeda rendit më poshtë çdo eksportim të asaj porosie.

Në fund të muajit, shkoni në vend të kësaj te faqja Export e modulit. Ajo liston porositë tuaja me filtra dhe ju shënoni me shenjë ato që ju nevojiten; përzgjedhja ruhet edhe kur ndryshoni faqet ose filtrat. Opsioni Select all matching shton çdo porosi që përputhet me filtrat. Një eksportim pranon deri në 500 porosi. Opsioni Preview shfaq porositë e para pa regjistruar asgjë, ndërsa Download file ju jep ose një skedar të vetëm me të gjitha porositë e përzgjedhura ose, nëse shablloni e përcakton kështu, një skedar të veçantë për çdo porosi, të shkarkuara së bashku si skedar ZIP.

LiteTMS mban mend çfarë është eksportuar tashmë

Çdo shkarkim regjistrohet. Në faqen Export, për çdo porosi shfaqet nëse është eksportuar dhe sa herë, ndërsa filtri Not exported yet lë vetëm porositë që janë ende në pritje, në mënyrë që asgjë të mos shkojë dy herë në kontabilitet dhe asgjë të mos harrohet. Skeda History liston çdo eksportim: kur është kryer, cili shabllon është përdorur, emrin e skedarit, sa porosi përmban, nëse është nisur nga faqja e një porosie apo nga faqja Export, si dhe kush e ka bërë atë. Opsioni Export again e rindërton skedarin nga po ato porosi, duke përdorur shabllonin siç është aktualisht.

Shumat mbrohen në të njëjtën mënyrë si kudo tjetër në LiteTMS. Një shabllon që lexon shuma mund të shikohet në pamje paraprake dhe të shkarkohet vetëm nga personat e autorizuar për të parë financat e porosive; çdokush tjetër merr një mesazh të qartë që specifikon fushat, dhe kurrë një skedar me fusha boshe. Leje të veçanta mbulojnë hapjen e modulit, shkarkimin e skedarëve, modifikimin e shablloneve dhe fshirjen e tyre.

Çfarë nuk bën Order Export

Ai nuk dërgon asgjë vetë. Ju e shkarkoni skedarin dhe e importoni në programin tjetër, sipas mënyrës se si ai program importon skedarët. Ai gjeneron skedarë CSV, Excel (XLSX) dhe XML, kështu që programi marrës duhet të pranojë një nga këto formate për importim. Kontrollojeni këtë përpara se të ndërtoni shabllonin.

Si ta aktivizoni

Order Export është një modul me pagesë në tregun e moduleve të LiteTMS, me një periudhë prove falas prej 7 ditësh. Çmimin mujor e shihni aty përpara se ta aktivizoni. Deri më 31 dhjetor 2026 ai ka një çmim promocional për lançim, dhe një pajtim i nisur me atë çmim e ruan atë. Nëse nuk e anuloni gjatë periudhës së provës, muaji i parë faturohet kur të përfundojë prova.

Nëse zyra juaj ende i rishtyp porositë me dorë në një program tjetër, na kontaktoni dhe sillni një shembull të skedarit që ai program importon. Ne do t'ju tregojmë se si ndërtohet një shabllon për të.

Pyetje të shpeshta

Me cilat programe kontabiliteti funksionon Order Export?

Me çdo program që mund të importojë skedarë CSV, Excel (XLSX) ose XML. Ju përcaktoni kolonat ose elementet XML, ndarësit, kodimin dhe formatet që të përputhen me importin e tij, ose niseni nga një skedar që programi e importon tashmë.

A mund të eksportoj shumë porosi në një skedar të vetëm?

Po. Zgjidhni porositë në faqen Export, deri në 500 menjëherë, dhe shkarkoni një skedar të vetëm me të gjitha ato. Një shabllon mund të krijojë gjithashtu një skedar të veçantë për çdo porosi, të shkarkuara së bashku si skedar ZIP.

A e dërgon LiteTMS skedarin automatikisht në programin tim të kontabilitetit?

Jo. Ju e shkarkoni skedarin në LiteTMS dhe e importoni në programin tuaj të kontabilitetit ose në një sistem tjetër. LiteTMS regjistron çdo shkarkim, kështu që mund të shihni se cilat porosi janë eksportuar tashmë.

Si mund të shmang eksportimin e së njëjtës porosi dy herë?

Përdorni filtrin Not exported yet në faqen Export. Për çdo porosi shfaqet nëse dhe sa herë është eksportuar, ndërsa skeda History liston çdo skedar bashkë me datën dhe personin që e ka shkarkuar atë.

A është Order Export i njëjtë me eksportimin e të dhënave te cilësimet?

Jo. Eksportimi te cilësimet përfshin të dhënat e punonjësve, automjeteve, gjysmërimorkiove dhe bashkëpunëtorëve si një arkiv i mbrojtur, i përshkruar në artikullin tonë mbi importimin dhe eksportimin e të dhënave. Order Export krijon skedarë të porosive tuaja që të importohen nga një program tjetër.