Fuvarmegbízások exportálása CSV, Excel vagy XML formátumba a könyveléshez

Az Order Export egy olyan LiteTMS modul, amely a fuvarmegbízásokat egy másik program által importálható fájllá alakítja: CSV, Excel (XLSX) vagy XML formátumba, pontosan az adott szoftver által elvárt struktúrában. Egyetlen megbízást közvetlenül a saját adatlapjáról exportálhat, vagy kötegelten többet is a modul Export oldaláról, a LiteTMS pedig rögzíti, mely megbízások mikor kerültek exportálásra, és ki töltötte le a fájlt. Így a megbízások anélkül jutnak el a könyvelőprogramba, az ERP-be vagy az ügyfél rendszerébe, hogy bárkinek újra be kellene gépelnie őket.

A videó narrációja lengyel nyelvű.

A lezárt megbízások újragépelése a hibák legfőbb forrása

Sok fuvarozó cégnél a megbízás az egyik rendszerben van, a számla pedig a másikban. Miután a teherautó lerakott, valaki leül a gép elé két nyitott ablakkal, és átmásolja a megbízást: a megbízásszámot, a megbízót, az adószámot, az útvonalat, a fuvardíjat. Mezőről mezőre, megbízásról megbízásra, a hónap végére pedig hatalmas halom gyűlik össze belőlük.

A munka monoton, és pontosan ilyenkor csúsznak be a hibák. Egy plusz nulla a fuvardíjban vagy két felcserélt számjegy az adószámban, és a számla máris eltér a megbízástól.

A legtöbb könyvelő- és ERP-szoftvernél nincs szükség kézi gépelésre. Képesek fájlokat importálni. A bökkenő csak az, hogy minden program saját struktúrát vár el: saját oszlopneveket és oszlopsorrendet, pontosvesszőt vagy vesszőt az értékek között, egyedi dátumformátumot és tizedesjelet, néha régebbi karakterkódolást, máskor egy több számlát tartalmazó XML-dokumentumot. Az Order Export pontosan ezt a fájlt állítja össze a LiteTMS-ben már meglévő megbízásokból.

Egy sablon határozza meg, milyen fájlt vár el a programja

A sablon határozza meg, mi kerüljön a fájlba és milyen elrendezésben. Programonként egyszer kell beállítania a modul Templates fülén, kiindulási alapként pedig választhat üres CSV-fájlt, üres Excel-táblázatot, üres XML-dokumentumot, egy kész sablont, vagy magának a szoftvernek az importfájlját (erről bővebben alább).

CSV és Excel esetén oszloplistát hoz létre. Az Add fields gomb megnyit egy kereshető mezőválasztót, amely a megbízások felépítése szerint van csoportosítva: ez a fájl, az Ön cége, a megbízás, a megbízó, a fizető fél, az útvonal és a dátumok, a rakomány, a gépjárművezetők és a járművek, az összegek és a fizetés. Minden oszlop tartalmazhat egy mezőt, fix szöveget (például pénznemkódot), vagy szöveg és mezők kombinációját, például „Fuvarmegbízás {megbízásszám}”. Az oszlopokat a fogadó program által elvárt sorrendbe húzhatja, és mindegyikhez egyedi formázást rendelhet: dátumformátumot, tizedesjegyek számát, csupa nagybetűt, csak számjegyeket (kötőjelek nélküli adószámot), lengyel karakterek nélküli betűket, maximális hosszt, vagy egy alapértelmezett értéket üres mező esetére.

A fájl általában megbízásonként egy sort tartalmaz, de beállítható úgy is, hogy külön sor jusson minden megállónak, fel- vagy lerakóhelynek, tételes rakománynak, sofőrnek, gépkocsinak, pótkocsinak vagy részszakasznak. XML esetén elemfát építhet: egy elem ismétlődik minden exportált megbízásnál, a benne lévő elemek pedig ismétlődhetnek a megállók, rakománytételek vagy sofőrök szerint, attribútumokkal kiegészítve ott, ahol a program megköveteli.

A File settings tartalmazza a többi beállítást: a fájlnevet (amely tartalmazhatja az exportálás dátumát), az oszlopelválasztót (pontosvessző, vessző vagy tabulátor), a karakterkódolást (UTF-8 BOM-mal vagy anélkül, Windows-1250 a régebbi lengyel programokhoz, vagy ISO-8859-2), a sorvégeket, a tizedes- és ezreselválasztókat, a dátumformátumokat, az időzónát, valamint azt, hogy a lefordított értékek, például a státuszok lengyelül vagy angolul szerepeljenek-e. A táblázatoknál képletbeszúrás elleni védelem is működik: az =, +, - vagy @ jellel kezdődő szövegek elé egy aposztróf kerül, így a táblázatkezelő nem futtatja őket képletként.

Az eredményt nem kell elképzelnie: a szerkesztő melletti előnézet egy mintamegbízáson vagy egy tetszőleges, kikeresett valós megbízáson keresztül mutatja be a leendő fájlt, táblázatként vagy a fájl tényleges szövegeként, és a sablon módosításakor azonnal frissül.

Induljon ki a programja által már használt importfájlból

A működő sablon létrehozásának leggyorsabb módja gyakran magának a programnak a saját fájlja. A Start from your program's file opciónál feltöltheti a könyvelőprogram által importált CSV- vagy XML-fájlt, egy mintát az importformátumból, vagy bemásolhatja annak első sorait. A LiteTMS beolvassa az elrendezést, megfelelteti az oszlopokat a megbízás mezőinek, majd jelzi, hány értéket sikerült társítania, és melyeket hagyott fix szövegként vagy üresen, így pontosan látja, mit kell még ellenőriznie. A rendszer legfeljebb 200 KB méretű fájlokat fogad el. Csak a fájl szerkezetét használja fel; magát a fájlt nem tárolja.

Emellett három, a LiteTMS által karbantartott kész sablon is rendelkezésre áll: Megbízások listája (Excel), Számlázási adatok a könyveléshez (CSV) és Megbízások útvonallal, rakománnyal és személyzettel (XML). Használhatja valamelyiket a jelenlegi formájában, vagy a Testreszabás gombra kattintva létrehozhatja saját, módosítható másolatát.

Egy megbízás az adatlapjáról, vagy egy teljes hónap egyszerre

Egyetlen megbízás esetén nyissa meg a megbízást, és lépjen az Exportálás fülre. Válasszon ki egy sablont, ellenőrizze a fájlt az előnézetben, majd kattintson a Fájl letöltése gombra. A lap alsó részén látható az adott megbízás összes korábbi exportálása.

Hó végén ehelyett nyissa meg a modul Exportálás oldalát. Itt szűrőkkel ellátva jelennek meg a megbízásai, és bejelölheti a szükségeseket; a kijelölés oldalváltáskor vagy a szűrők módosításakor is megmarad. Az Összes találat kijelölése funkcióval a szűrőknek megfelelő összes megbízás hozzáadható. Egy exportálás legfeljebb 500 megbízást tartalmazhat. Az Előnézet az első tételeket jeleníti meg anélkül, hogy bármit naplózna, a Fájl letöltése gomb pedig vagy egyetlen fájlt ad az összes kijelölt megbízással, vagy ha a sablon úgy van beállítva, megbízásonként külön fájlt hoz létre, amelyeket ZIP-archívumba csomagolva tölthet le.

A LiteTMS megjegyzi, mi lett már exportálva

A rendszer minden letöltést rögzít. Az Exportálás oldalon minden megbízásnál látható, hogy exportálták-e már, és ha igen, hányszor. A Még nincs exportálva szűrő csak a várakozó megbízásokat hagyja a listában, így semmi sem kerül át kétszer a könyvelésbe, és semmi sem marad ki. Az Előzmények fül minden exportálást listáz: az időpontot, a használt sablont, a fájlnevet, a megbízások számát, hogy a folyamatot az adatlapjáról vagy az Exportálás oldalról indították-e, valamint a felhasználót. Az Újraexportálás funkció ugyanazokból a megbízásokból hoz létre újra egy fájlt, a sablon aktuális állapota szerint.

Az összegek védelme ugyanúgy működik, mint máshol a LiteTMS-ben. Az összegeket kiolvasó sablonok előnézetét és letöltését csak olyan felhasználók érhetik el, akik jogosultak a megbízások pénzügyi adatainak megtekintésére; mindenki más egyértelmű hibaüzenetet kap a mezők megnevezésével, üres mezőkkel teli fájlt soha. Külön jogosultságok vonatkoznak a modul megnyitására, a fájlok letöltésére, valamint a sablonok szerkesztésére és törlésére.

Amit az Order Export nem csinál

Nem küld át automatikusan semmit. Ön letölti a fájlt, majd beimportálja a másik programba, annak saját importálási eljárása szerint. A modul CSV, Excel (XLSX) és XML formátumban állít elő adatokat, így a fogadó programnak támogatnia kell ezek valamelyikét az importáláshoz. Érdemes ezt még a sablon összeállítása előtt ellenőrizni.

Bekapcsolás

Az Order Export egy fizetős modul a LiteTMS modul piacterén, 7 napos ingyenes próbaidőszakkal. A havidíjat még a bekapcsolás előtt látni fogja. 2026. december 31-ig bevezetési áron érhető el, és az ezen az áron elindított előfizetések a későbbiekben is megtartják ezt az árat. Ha a próbaidőszak alatt nem mondja le, az első hónap díja a próbaidőszak végén kerül felszámításra.

Ha az irodában még mindig kézzel gépelik át a megbízásokat a másik programba, lépjen kapcsolatba velünk, és mutasson egy példafájlt arról a formátumról, amelyet a program fogadni tud. Megmutatjuk, hogyan építhető fel hozzá a megfelelő sablon.

Gyakran ismételt kérdések

Milyen könyvelőprogramokkal működik együtt az Order Export?

Bármilyen programmal, amely képes CSV, Excel (XLSX) vagy XML formátumú fájlokat beimportálni. Az oszlopokat vagy XML-elemeket, az elválasztójeleket, a kódolást és a formátumokat pontosan az adott import követelményeihez igazíthatja, vagy kiindulhat egy olyan fájlból is, amelyet a program már eleve sikeresen beolvas.

Exportálható több megbízás egyetlen fájlba?

Igen. Válassza ki a megbízásokat az Exportálás oldalon - egyszerre akár 500-at -, és töltse le őket egyetlen közös fájlban. A sablon úgy is beállítható, hogy megbízásonként külön fájlt hozzon létre, amelyeket egyetlen ZIP-archívumként tölthet le.

A LiteTMS automatikusan átküldi a fájlt a könyvelőprogramomba?

Nem. A fájlt letölti a LiteTMS-ből, majd beimportálja a könyvelőprogramba vagy más rendszerbe. A LiteTMS minden letöltést rögzít, így pontosan látja, mely megbízások lettek már exportálva.

Hogyan kerülhető el, hogy ugyanaz a megbízás kétszer kerüljön exportálásra?

Használja a Még nincs exportálva szűrőt az Exportálás oldalon. Minden megbízásnál látható, hogy exportálták-e már és hányszor, az Előzmények fül pedig minden fájlt kilistáz a letöltés dátumával és a letöltést végző személlyel együtt.

Az Order Export ugyanaz, mint a beállításokban található adatexportálás?

Nem. A beállításokban elérhető exportálás a munkavállalók, a gépjárművek, a pótkocsik és a partnerek adatait tartalmazza védett archívumként, ahogy azt a törzsadatok importálásáról és exportálásáról szóló cikkünkben is leírtuk. Az Order Export a megbízásokból készít fájlokat egy másik programba történő importáláshoz.