LiteTMS-Erinnerungen: Ablaufende Fristen direkt im Transportauftrag

Fristen in LiteTMS beginnen direkt in den Stammdaten. Sie erfassen das Ablaufdatum einer Hauptuntersuchung, einer Versicherungspolice, einer arbeitsmedizinischen Untersuchung oder eines Vertrags einmalig beim Fahrzeug, beim Auflieger, beim Mitarbeiter oder beim Subunternehmer und legen fest, wie viele Tage im Voraus die Erinnerung erscheinen soll. Ab diesem Tag wird der Termin auf dem Dashboard und auf der Seite Erinnerungen angezeigt und, was noch nützlicher ist, direkt im Transportauftrag selbst: bei der Zuweisung der Zugmaschine, in der Kopfzeile auf jedem Reiter, in der Disposition, in der Auftragsliste, im Kalender und auf der Karte. Alles, was zu keinem festen Datensatz gehört, lässt sich unter Erinnerungen anlegen, und LiteTMS sendet den Hinweis als Benachrichtigung im System, per E-Mail, per SMS oder als Push-Mitteilung in LiteTMS Mobile.

Das Video ist auf Polnisch gesprochen, mit polnischen Untertiteln.

Haftnotizen funktionieren, bis eine herunterfällt

In einem Transportunternehmen fallen mehr Termine an, als man im Kopf behalten kann. Die Zugmaschine muss zur Hauptuntersuchung, zur Tachographenprüfung und braucht eine Versicherung, der Auflieger hat eigene Prüftermine, der Fahrer benötigt Führerschein und Fahrerkarte sowie die ärztliche Bescheinigung, und der Kundenvertrag endet zum Monatsletzten. Jedes Datum fällt auf einen anderen Tag, und meistens behält eine Person den Überblick: im Smartphone-Kalender, in einer Excel-Tabelle oder auf Haftnotizen rund um den Monitor.

Das funktioniert genau so lange, wie jemand rechtzeitig daran denkt nachzuschauen. Kritisch wird es, wenn eine Frist mitten im laufenden Betrieb abläuft: Der Lkw ist bereits für eine Tour eingeteilt, und niemand hat bemerkt, dass die Hauptuntersuchung eine Woche nach der Rückkehr fällig ist. In LiteTMS steht ein solcher Termin nicht isoliert da. Er wandert mit dem Fahrzeug direkt in den Auftrag.

Das Datum wird einmalig im Datensatz erfasst

Fristen speisen sich aus den Daten, die Sie ohnehin pflegen:

• Fahrzeuge: Dokumente (Hauptuntersuchung, Haftpflicht- und Kaskoversicherung, Tachographenprüfung, Genehmigung, ADR-Bescheinigung oder ein frei benanntes Dokument), Tank- und Mautkarten, Ausrüstung mit Verfallsdatum, Wartungstermine und das Ende von Finanzierungen wie Leasing.
• Auflieger: Hauptuntersuchung, Versicherung, ATP-Zertifikat, ADR-Zulassung und Genehmigungen sowie Ausrüstung, Wartung und Finanzierung.
• Mitarbeiter: Führerschein, ärztliche Bescheinigungen, Arbeitserlaubnis, Personalausweis, Reisepass sowie Tank- oder Fahrerkarten.
• Subunternehmer: Dokumente wie EU-Lizenz oder Frachtführerhaftpflichtpolice (CMR-Versicherung) sowie das Vertragsende.

Bei jedem Eintrag stellen Sie ein, wie viele Tage vor Fälligkeit LiteTMS erinnern soll, von 0 bis 365 Tagen. Die HU der Zugmaschine kann einen Monat vorher gemeldet werden, eine Tankkarte eine Woche vorher. Wartungsintervalle lassen sich nach Datum oder nach Kilometerstand planen; Erinnerungen nach Kilometerstand greifen auf die Daten der angebundenen GPS-Telematik zurück.

Ein Dokument oder ein Ausrüstungsgegenstand kann zusätzlich als Erforderlich markiert werden. Das ist für die Auftragsabwicklung entscheidend, wie unten gezeigt wird.

Rückt ein Termin näher, zeigt das Dashboard ihn an

Ab dem am Dokument festgelegten Stichtag erscheint die Frist auf dem Dashboard unter Anstehende Erinnerungen mit einem Hinweis wie "Noch 25 Tage", der Herkunft (Fahrzeug, Auflieger, Mitarbeiter, Subunternehmer) und einer Kategorie wie Dokumente oder Wartung. Ist das Datum überschritten, wechselt die Meldung zu Kritische Warnungen mit dem Status "2 Tage überfällig". Der Kalender auf dem Dashboard zeigt dieselben Fristen taggenau an, und ein Klick öffnet direkt den Datensatz an der Stelle, an der das Dokument verlängert wird.

Im Auftrag reist die Frist mit dem Fahrzeug mit

Auf das Dashboard muss man gezielt schauen. Der Transportauftrag liegt bei der Disposition ohnehin auf dem Bildschirm, deshalb zeigt LiteTMS die Fristen des eingesetzten Teams genau dort an.

Bei der Zuweisung. Sobald Sie einem Auftrag Zugmaschine, Auflieger und Fahrer zuweisen, prüft LiteTMS die vorgeschriebenen Dokumente und die Ausrüstung bezogen auf das Datum des Transports. Ist eine Frist bis dahin bereits abgelaufen, wird die Zuweisung blockiert, und Sie wählen ein anderes Fahrzeug, einen anderen Auflieger oder einen anderen Fahrer aus. Läuft die Frist kurz nach diesem Datum innerhalb des eingestellten Erinnerungsfensters ab, erhalten Sie eine Warnung: zum Beispiel, dass die Hauptuntersuchung am Tag des Transports noch gültig ist, aber eine Woche später abläuft. Sie können dann Trotzdem zuweisen wählen und den Prüftermin direkt für die Zeit nach der Tour einplanen.

Auf jedem Tab. Sobald die Besatzung zugewiesen ist, erscheint in der Kopfzeile des Auftrags neben dem Status ein Badge Fristen: 2. Er bleibt auf jedem Tab sichtbar: rot, wenn etwas vor Auftragsende abläuft, gelb, wenn es kurz danach abläuft. Ein Klick öffnet das Panel Besatzungsfristen: Fahrzeug, Auflieger, Fahrer und Frachtführer, jeweils mit Dokumenten, Karten, Ausrüstung und Serviceterminen. Alles, was während des Transports abläuft, ist mit „Vor Auftragsende“ gekennzeichnet. Aus dem Panel gelangen Sie direkt zum Datensatz, um das Dokument zu verlängern, sofern Sie Zugriff auf diesen Datensatz haben.

Das Panel führt jede datierte Frist der Besatzung auf, nicht nur die zwingend erforderlichen. Im Beispiel des Videos warnt die Zuweisung vor der fälligen Hauptuntersuchung der Zugmaschine, und das Panel ergänzt die ärztliche Bescheinigung des Fahrers, die noch vor dem Entladen abläuft.

In der Disposition. Auf dem Tab Operations zeigt jede Besatzungszeile unter der Fahrzeugzeile kleine Fristmarkierungen für Fahrer, Fahrzeug und Auflieger, jeweils beginnend mit dem Kennzeichen oder dem Namen. Ein Frachtführer auf einem vergebenen Teilabschnitt erhält eine eigene Markierung.

In der Liste, im Kalender und auf der Karte. Die gleiche Markierung befindet sich in der Spalte Fristen der Auftragsliste, auf dem Balken des Auftrags im Auftragskalender und auf der Auftragskarte in der Ansicht Auftragskarte. In der Auftragsvorschau ist das Panel der Besatzungsfristen die erste Kachel.

Ein Auftrag zeigt alle Fristen an, die vor seinem Ende ablaufen, plus jene, an die LiteTMS vor Auftragsende zu erinnern beginnt, basierend auf den beim jeweiligen Dokument hinterlegten Tagen. Dies geschieht, solange der Auftrag offen ist. Verlängern Sie das Dokument im Datensatz, verschwindet die Frist aus dem Auftrag.

Erinnerungen: alle Fristen an einem Ort, plus Ihre eigenen

Die Seite Erinnerungen umfasst vier Tabs. Fristen & Warnungen bündelt die Termine aus den Datensätzen von Fahrzeugen, Aufliegern, Mitarbeitern und Frachtführern, jeweils mit einem Direktlink zum Datensatz. Der Kalender zeigt eine Monatsübersicht oder eine Liste Ihrer Erinnerungen, der mit Ihnen geteilten Erinnerungen sowie der Fristen aus den Datensätzen; eigene Erinnerungen können Sie per Drag-and-Drop auf einen anderen Tag verschieben. Meine Erinnerungen und Mit mir geteilt enthalten die Einträge, die manuell angelegt wurden.

Eigene Erinnerungen decken alles ab, was keinem festen Datensatz zugeordnet ist: den Prüftermin vereinbaren, die Leasinggesellschaft anrufen, Vignetten bestellen. Sie vergeben eine Bezeichnung, ein Datum sowie eine Uhrzeit und legen fest, wer sie sieht: nur Sie, bestimmte Personen, Rollen oder das gesamte Unternehmen. Anschließend wählen Sie Nur im Kalender oder Erinnerung senden: als In-App-Benachrichtigung, E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung in LiteTMS Mobile. Sie bestimmen den Startzeitpunkt (am selben Tag, einen Tag, zwei Tage, eine Woche vorher oder eine beliebige Anzahl an Tagen), die Uhrzeit und die Häufigkeit: Einmalig, Täglich bis zum Datum oder Täglich bis erledigt. Letzteres erinnert auch nach dem Datum bis zu 30 Tage lang weiter, bis der Eintrag als erledigt markiert wird.

Vor dem Speichern fasst die Kachel Was passieren wird zusammen, wer die Erinnerung sieht, was LiteTMS wann verschickt und wer eine Benachrichtigung verpassen würde. Eine SMS erreicht nur Personen mit hinterlegter Telefonnummer im Profil, eine E-Mail nur Personen mit E-Mail-Adresse und eine Push-Benachrichtigung nur Personen, die in LiteTMS Mobile angemeldet sind. Für E-Mails und SMS an andere Personen ist die Berechtigung eines Administrators erforderlich.

Was es kostet

Fristen in Datensätzen, auf dem Dashboard, in Aufträgen und auf der Seite „Erinnerungen“ sind fester Bestandteil von LiteTMS und erfordern kein separates Modul. In-App- und Push-Benachrichtigungen kosten nichts extra. Per Erinnerung versendete E-Mails und SMS werden pro Nachricht über die Unternehmensrechnung abgerechnet, worauf das Formular bei der Auswahl dieser Kanäle ausdrücklich hinweist.

Eine kurze Zusammenfassung finden Sie auf der Funktionsseite.

Tragen Sie sich in die Warteliste ein, starten Sie mit den Fristen für einen Lkw sowie einen Fahrer und weisen Sie diese Ihrem nächsten Auftrag zu.