LiteTMSのリマインダー機能: 車検切れ間近の警告が運行オーダー画面に直接連動

LiteTMSにおける期限管理は、台帳への登録から始まります。車検、保険証券、健康診断証明書、契約書などの有効期限を、車両、トレーラー、従業員、協力会社の各台帳に一度入力し、何日前に通知するかを設定するだけです。設定した期日を迎えると、ダッシュボードや「Reminders」画面はもちろん、より実用的な場所である運行オーダー画面そのものにも表示されます。具体的には、トラックの割り当て時、全タブのヘッダー部分、運行管理（Operations）画面、オーダー一覧、カレンダー、そして地図上です。台帳に属さない個別の予定は直接「Reminders」に登録でき、LiteTMSからアプリ内通知、メール、SMS、またはLiteTMS Mobileのプッシュ通知として配信されます。

動画の音声および字幕はポーランド語です。

付箋による管理は、剥がれ落ちるまでの気休めにすぎません

運送会社の業務は、到底頭の中だけでは把握しきれない膨大な期限の管理の上に成り立っています。トラクターには定期点検（車検）、保険、タコグラフの校正期限があり、トレーラーにも独自の車検があります。ドライバーには免許証や健康診断の受診期限があり、荷主との契約も月末で切れるかもしれません。あらゆる期限がバラバラの日付で訪れるため、通常は1人の担当者がスマートフォンのカレンダーや表計算ソフト、モニターの周りに貼った付箋で必死に追跡しています。

しかし、それは誰かが忘れずに確認している間しか機能しません。問題が起きるのは、日々の運行の真っ只中で期限を迎えてしまう場合です。トラックはすでに運行計画に組み込まれているのに、運行から戻った1週間後に車検が切れることに誰も気づいていなかった、というような事態です。LiteTMSでは、日付が台帳の中に孤立して埋もれることはありません。トラックとともに運行オーダーへと自動的に引き継がれます。

日付の入力は、台帳に一度登録するだけです

各期限は、日常的に管理している台帳データから自動的に取得されます:

• 車両: 書類（車検、自賠責・任意保険、タコグラフ校正、道路通行許可、ADR証明書、任意名称の書類）、カード類、有効期限のある車載備品、定期点検整備、リースなどのファイナンス契約満了日。
• トレーラー: 車検、保険、ATP証明書、ADR証明書、道路通行許可、備品、点検整備、ファイナンス契約満了日。
• 従業員: 運転免許証、健康診断書、労働許可証、身分証明書、パスポート、燃料カードや有料道路カードなどの各種カード。
• 取引先・協力会社: 運送事業許可証や運送人賠償責任保険（OCP）証券などの書類、契約満了日。

各項目において、何日前にLiteTMS上で通知を表示させるかを0日から365日の間で自由に設定できます。トラクターの車検なら1か月前、燃料カードなら1週間前といった設定が可能です。点検整備のリマインダーは、期日指定だけでなく走行距離でも設定でき、走行距離に基づく通知には連動するGPSからのオドメーター情報が活用されます。

書類や備品には必須のフラグを設定することも可能です。これが運行オーダーにおいて極めて重要な役割を果たします（詳細は後述）。

期限が近づくと、ダッシュボード上に通知

書類に設定した予告日を迎えると、ダッシュボードのUpcoming Reminders欄に「残り25日」といったラベル、参照元（車両、トレーラー、従業員、取引先）、およびカテゴリー（書類、点検整備など）とともに期限が表示されます。期日を過ぎると、自動的にCritical Alertsへと移動し、「期限超過2日」のように表示されます。ダッシュボードのカレンダーにも日ごとに同じ期限が表示され、クリックするだけで書類の更新を行う該当台帳の画面を直接開くことができます。

運行オーダー画面では、期限情報がトラックと連動

ダッシュボードは意識して見に行かなければならない画面です。一方、運行オーダーは日常の業務で常に目の前にあるため、LiteTMSでは割り当てた車両や乗務員の期限情報をオーダー画面上に直接表示します。

割り当て時のチェック: 運行オーダーに車両、トレーラー、ドライバーを割り当てる際、LiteTMSは運行日時点における必須書類や備品の有効性を自動検証します。運行日までに有効期限が切れる項目がある場合、割り当ては自動的にブロックされ、別のトラック、トレーラー、またはドライバーを選択することになります。運行日の直後に期限が切れる場合（リマインダーの事前通知期間内にある場合）は警告が表示されます。たとえば、運行日時点では車検が有効であるものの、その1週間後に切れるといったケースです。この場合、Assign anyway（それでも割り当てる）を選択して配車を確定させ、運行終了後に速やかに点検の予約を入れるといった柔軟な対応が可能です。

すべてのタブで表示。 クルーが割り当てられると、オーダーヘッダーのステータス横に 期限: 2 チップが表示されます。この表示はすべてのタブに残り、オーダー終了前に期限切れとなる項目がある場合は赤色、終了直後に切れる場合は黄色で示されます。クリックすると クルーの期限 パネルが開き、車両、トレーラー、ドライバー、傭車それぞれについて、書類、カード類、装備品、点検・整備期日が表示されます。運行中に切れる項目には「このオーダーの完了前」と明記されます。権限があれば、このパネルから該当レコードへ直接移動して書類を更新できます。

パネルには、必須項目に限らず、クルーに関する期日のあるすべての期限が一覧表示されます。動画の例では、牽引車の必須点検に関する警告が表示されるとともに、荷下ろし前に期限切れとなるドライバーの健康診断書もパネルに追加されています。

Operations画面で。 Operations タブでは、各クルー行の車両欄の下に、ドライバー、車両、トレーラーそれぞれの小さな期限マーカーが表示され、ナンバープレートまたは氏名から始まります。再委託運行の傭車にも個別のマーカーが表示されます。

一覧、カレンダー、マップ上で。 同様のマーカーは、オーダー一覧の 期限 列、Order Calendar 上のオーダーバー、Orders Map 上のオーダーカードにも表示されます。オーダーのプレビュー画面では、クルーの期限パネルが最初のカードとして表示されます。

オーダーには、運行終了前に切れる期限に加えて、各書類に設定された日数に基づき、運行終了前にLiteTMSが通知を開始する期限も表示されます。これはオーダーが進行中である限り表示され続けます。元レコードで書類を更新すると、その期限はオーダーから消えます。

リマインダー：すべての期日を一元管理、独自のリマインダーも追加可能

リマインダー ページには4つのタブがあります。期限とアラート は、車両、トレーラー、従業員、協力会社の各レコードから期日を集約し、それぞれ元のレコードへのリンクを備えています。カレンダー は、月間グリッドまたはリスト形式で、自身のリマインダー、共有されたリマインダー、レコードの期限を表示し、独自のリマインダーをドラッグして別の日へ移動できます。マイリマインダー と 共有されたリマインダー には、手動で追加された項目が保持されます。

独自のリマインダー機能は、台帳レコードに属さないあらゆるタスクに対応します。例えば、定期点検の予約、リース会社への連絡、道路利用許可証（ビニエット）の手配などです。名称、日付、時刻を設定し、公開範囲（自分のみ、特定の担当者、特定の役職、または社内全員）を指定します。次に、カレンダー内のみ または リマインダーを送信 を選択します。通知方法には、アプリ内通知、メール、SMS、LiteTMS Mobileのプッシュ通知があります。通知の開始時期（当日、1日前、2日前、1週間前、または任意の日数前）、時刻、送信頻度（1回のみ、期日まで毎日、完了するまで毎日）を設定できます。「完了するまで毎日」を選択した場合、期日を過ぎても誰かが完了としてマークするまで最長30日間通知が継続されます。

保存する前に、実行内容の確認 カードに、誰にリマインダーが表示されるか、LiteTMSがいつ何を送信するか、誰にメッセージが届かないかが明記されます。SMSはプロフィールに電話番号が登録されている担当者にのみ届き、メールはメールアドレスのある担当者にのみ、プッシュ通知はLiteTMS Mobileにログインしている担当者にのみ届きます。他の担当者宛てにメールやSMSを送信するには、管理者権限が必要です。

料金について

各レコード、ダッシュボード、オーダー、リマインダーページに表示される期限管理機能はLiteTMSの標準機能であり、個別モジュールの追加は不要です。アプリ内通知やプッシュ通知に追加料金はかかりません。リマインダーによって送信されるメールやSMSは、メッセージ送信ごとに会社の請求に加算されます。これらの配信方法を選択する際、フォーム上にもその旨が表示されます。

概要は機能紹介ページに記載されています。

導入のご相談（先行登録）はこちら。まずはトラック1台とドライバー1名の期限を登録し、次のオーダーへ割り当ててみてください。

よくある質問（FAQ）

車検の有効期限が迫っている場合、LiteTMSからSMS通知は届きますか？

LiteTMSは、ダッシュボード、リマインダーページ、オーダー上にレコードの期日を表示しますが、自動でメッセージ送信を行うわけではありません。SMS、メール、プッシュ通知での配信を希望する場合は、リマインダーページでリマインダーを追加し、配信チャネルを選択してください。

車検切れのトラックを割り当てようとした場合、LiteTMSによってブロックされますか？

はい。車両レコードで車検が必須項目として設定されており、運行日時点で有効期限が切れている場合は割り当てがブロックされます。運行日の直後に有効期限が切れる場合は、警告とともに「それでも割り当てる」ボタンが表示されます。

期日はいつダッシュボードに表示されますか？

各書類で設定した有効期限前の通知日数に応じて表示されます。例えば30日前と設定している場合、11月20日に期限を迎える車検は、10月21日に「今後のリマインダー」に表示されます。

完了したオーダーにも期限は表示され続けますか？

いいえ。期限チップや、Operations、オーダー一覧、カレンダー、マップ上のマーカーは、オーダーが進行中の間のみ表示されます。完了、キャンセル、確定済みのオーダーには表示されません。

ChatGPTやClaudeからリマインダーを追加できますか？

はい。LiteTMSとAIアプリを連携するモジュールを会社で有効にしていれば可能です。各自のアカウントを連携することで、ドライバーの書類や有効期限について質問したり、自身のリマインダーを追加・移動・削除したりできます。詳細はLiteTMS MCPサーバーに関する記事をご確認ください。